Одна из главных задач проектного офиса — быстрый старт новых проектов. Чтобы начать работу в минимальные сроки, нужно быстро погрузить в суть дела опытных и новых участников команды, выстроить вертикальные и горизонтальные связи, определить задачи и зоны ответственности — в общем, запустить самоподдерживающийся и самодокументируемый процесс.
Не хотите терять на это массу времени высокооплачиваемых сотрудников? Поставьте процесс на поток: разработайте документацию и бизнес-процессы так, чтобы «дело делалось само собой». И это реально, если процедура старта отработана, а шаблоны документов вовремя актуализируются.
Диклеймер. Эту статью мы попросили написать технического директора системного интегратора.
Всем привет! На связи Юрий Холод, технический директор в системном интеграторе и куратор проектного офиса компании. Сегодня поделюсь своими мыслями об инструментарии, который помогает или помог бы мне в работе. Почему сослагательное наклонение? Потому что то, о чём пойдёт речь, мы у себя внедрили ещё не полностью. Но мы на пути.
Слагаемые успешного старта
Чтобы успешно запустить новый проект даже с новой проектной командой, нужны три обязательных слагаемых:
бизнес-процессы,
инструменты управления проектами,
шаблоны проектной документации.
И есть четвёртое, очень желательное и увеличивающее шансы на успех — курсы для онбординга новых сотрудников.
Всё это помогает быстро погрузить команду в цель проекта, минимизировав время на освоение инструментов управления и документирования.
Быстрый старт проектного офиса
Для успешного старта проектный офис должен пользоваться инструментами, которые позволяют новичкам моментально включаться в рабочий процесс.
Мы используем Teamly, потому что там предусмотрены шаблоны рабочих пространств, чек-листы, структуры регламентов, таблицы целей, задач, дедлайнов и мероприятий. Главное, что можно быстро собрать обучающие курсы на базе знаний команды. А ещё можно создавать свои шаблоны, чем мы успешно пользуемся.
Таким образом мы создали свои шаблоны:
Пространство для хранения документов и рабочих материалов.
Чек-листы для запуска типовых процессов.
Готовые шаблоны под задачи офиса.
Факторы успеха проектного офиса
Эффективность и успех проектного офиса зависят от сочетания организационных, управленческих и культурных факторов, каждый из которых может существенно повлиять на результативность проектной деятельности.
Качественная стандартизация процессов
Стандартизация — фундаментальная составляющая, определяющая единую методологию, регламенты и правила проектной работы. Она позволяет всей команде действовать согласованно, снижает вероятность ошибок, сокращает время на принятие решений и экономит ресурсы. Чётко описанные бизнес-процессы, шаблоны документов и сценарии взаимодействия делают проекты предсказуемыми и управляемыми, воплощая «масштабируемый успех», который можно повторять в разных командах.
Опытные руководители и лидерство
Проектный офис нуждается в руководителях с реальным опытом управления крупными и сложными проектами. Наличие у лидера авторитета или хотя бы профильных сертификатов критично: именно лидер обеспечивает фокус команды, мотивирует и принимает принципиальные решения. Такой руководитель помогает внедрять новые практики и объединяет специалистов разного профиля в единую команду — этим закладывается основа быстрой адаптации и оперативного реагирования на изменения.
Лишнее подтверждение этих слов — в стандарте ГОСТ 9001:2015. Лидерство — одно из неотъемлемых слагаемых управления качеством и управления командой.
Поддержка высшего руководства
Офис становится по-настоящему эффективным лишь при полномасштабной поддержке топ-менеджмента. Успешные организации привлекают высшее руководство к стратегическому планированию, разбору проектных кейсов, утверждению бюджетов, а также контролю внедрения лучших практик. Если топ-менеджеры демонстрируют личную заинтересованность и доверяют проектной команде — те получают реальные полномочия, ускоряются процессы согласования и формируется центр экспертизы.
Расширение полномочий
Для того чтобы оперативно реагировать на риски и изменения, проектному офису нужны самостоятельные управленческие возможности. Чем быстрее офис или его руководители могут принимать решения, тем ниже вероятность бюрократических «узких мест». Такой подход придаёт активность всей проектной деятельности, развивает внутрикомандное лидерство и уменьшает время отклика на внешние вызовы.
Вовлечённость и оригинальность функций
Успех зависит от понимания всеми сотрудниками ценности проектного офиса — его миссии и выгод для бизнеса. Когда офис воспринимается лишь как формальность, ценность проектов снижается; если же функции офиса интегрированы в корпоративную культуру, сотрудники охотно делятся опытом и используют инструменты для развития собственных компетенций.
Шаблоны, документы, процессы
Наличие структурированных шаблонов и стандартных бизнес-процессов — один из сильнейших драйверов эффективности. Используя эти инструменты, команда получает возможность уделить больше своего рабочего времени сути и цели проекта, а не отработке отчётности и документации, прописыванию SOP.
Организационные и методологические функции
Современный проектный офис выступает центром сбора, анализа и распространения опыта, знаний и практик. Это не только разработка новых методологий, но и обучение, проведение внутренних сессий, хранение кейсов, доступных для всех участников команды. Сильный офис интегрирует лучшие практики в систему микролернинга, регулярного обновления базы знаний и обратной связи — такая эволюция офисной роли существенно повышает результативность организации.
Каждый из указанных факторов особенно значим в условиях внедрения цифровых инструментов, автоматизации и высокой динамики современных проектов: только их комплекс помогает проектному офису выйти на новый уровень зрелости и приносить компании стратегические преимущества.
Почему шаблоны и инструменты Teamly — это удобно
Наличие библиотеки шаблонов освобождает офис от рутины и ошибок при запуске проектов — достаточно выбрать подходящий шаблон и развернуть рабочее пространство и процессы в два клика. Это упрощает адаптацию новых сотрудников, повышает прозрачность, ускоряет обмен знаниями и внедрение лучших практик.
Шаблоны, особенно кастомные, не требуют дальнейшей ручной настройки.
Есть быстрая интеграция с корпоративными системами через API и WebHooks.
Команда может сосредоточиться на выполнении задач проекта, а не его оформления и документального сопровождения.
Эти шаблон и инструменты дают возможность мгновенно практически начать работу даже без глубоких компетенций в управлении проектами. Даже без опытного ПМа команда, вооружённая правильным инструментарием, способна не просто осуществить проект, а сделать это при минимальных затратах на организацию процессов, ведение отчётности и документирование.
Здесь будет нелишним напомнить, что в документации и отчётах, кроме самой проектной команды и офиса, заинтересован топ-менеджмент компании, а также акционеры или другие стейкхолдеры. И всем им нужны отчёты со своим уровнем обобщения.
Ключевые инструменты Teamly для проектного офиса
Выделим особенно полезные инструменты и шаблоны Teamly, которые напрямую связаны с перечисленными факторами успеха:
1. Умные таблицы
Этот удобный инструмент позволяют организовать задачи, вести контроль статусов, распределять работу по сотрудникам и отслеживать сроки. Умные таблицы поддерживают фильтрацию, группировку, различные виды отображения (канбан, классические списки, диаграмма Ганта, календарь).
Ниже три самых полезных вида трекера задач.
Одними трекерами применение умных таблиц не ограничивается. В них удобно вести, например, матрицу ответственности, реестр рисков — любую информацию, которую удобно представлять в табличной форме, которую нужно фильтровать, ранжировать, анализировать.
2. Проектный шаблон рабочего пространства
Обеспечивает быстрый запуск любого проекта — включает структуру документов, планировщик задач, общее пространство коммуникаций и интеграцию со всеми необходимыми инструментами управления. Напомню, что можно пользоваться шаблоном «из коробки», а можно собрать свой.
Управлять шаблоны пространства можно в интерфейсе Настройки.
3. Стандартные операционные процедуры (SOP) или бизнес-процессы
Готовые шаблоны SOP снижают количество ошибок, формулируют пошаговые инструкции для типовых процессов и операций, позволяют легко обучать новых сотрудников и закреплять лучшие практики.
4. База знаний
Встроенная база знаний хранит корпоративный опыт, инструкции, методологии, обучающие материалы — каждый сотрудник может найти и применить нужную информацию, а также делиться ей с командой.
При создании базы знаний одним шаблоном не обойдёшься. В аккаунте есть несколько статей на тему поддержки актуальности БЗ и реального её включения в бизнес-процессы.
5. Интерактивные доски и интеллект-карты
Функция визуального моделирования позволяет команде проводить стратегические сессии, строить майнд-карты для генерации и хранения идей.
Кроме того, БЗ Teamly предполагает внедрение в статьи объектов, созданных в других приложениях: видео, схемы, рисунки и многое другое. С помощью iframe можно вставить в статью практически всё, что угодно.
6. Обучающие курсы и микролернинг
Teamly интегрирует обучение непосредственно в рабочий процесс — сотрудник может проходить курсы и тесты, основанные на материалах компании, что ускоряет адаптацию и развитие компетенций.
7. Интеграция и автоматизация
Teamly включает внешние API и механизмы WebHooks для автоматизации процессов, интеграции с корпоративными системами (мессенджеры, ЭДО), что избавляет от рутинных действий и обновления статусов вручную.
Пример использования: запуск нового проекта
В идеальной картине мира запуск проектного офиса на Teamly выглядит следующим образом:
Создаётся рабочее пространство на основе шаблона проектного офиса.
В шаблоне уже заложена структура: цели, задачи, календарный план, документы, база знаний, описание стандартных бизнес-процессов и процедур.
Члены команды получают доступ и инструкции.
Вся коммуникация ведется в едином пространстве: обсуждения, упоминания, постановка задач, комментарии.
Руководитель контролирует выполнение через умные таблицы, конкретно — канбан-доски.
По ходу работы собирается база успешных кейсов и документов для последующего тиражирования.
Результат
Современные СУБЗ — уже не просто набор статей. Это гибкие универсальные комплексные инструменты, которые позволяют сократить долю «обезьяньей работы» и бросить цели на выполнение бизнес-задач всего проектного офиса или запуск нового проекта, а не упороться по разработке пакета документов и отчётности.
Более того, шаблоны содержат описание стандартных бизнес-процессов и вообще организуют как участников проекта, так и самого ПМа, пусть даже это первый его проект.
Применение платформы для совместной работы и управления знаниями в организации и работе проектного офиса — отличная практика, которая ведёт к уменьшению сроков реализации проектов, снижению затрат и, как следствие, увеличению результативности всего бизнеса.