Случалось ли вам покупать новые лицензии или технику просто потому, что найти старые оказалось сложнее и дольше? Если да, добро пожаловать в клуб.

В знаменитом мысленном эксперименте Эрвина Шрёдингера кот в стальном сейфе/камере (там ещё счётчик Гейгера с радиоактивным веществом, молоток и флакон с ядом) находится в суперпозиции — жив и мёртв одновременно, пока мы не откроем крышку и не произведём наблюдение. В этот момент волновая функция коллапсирует, и реальность обретает одно конкретное состояние.

В корпоративном ИТ всё работает точно так же. Пока вы не заглянете в серверную, не проведете инвентаризацию и не сверитесь с бухгалтерией, ИТ-инфраструктура находится в суперпозиции: ноут уволившегося разработчика одновременно сдан на склад и потерян; дорогая лицензия всё еще действует и уже просрочена; сервер выполняет критически важную бизнес-задачу и вхолостую жжёт электричество. Драгоценная табличка в Excel с гордым названием Оборудование_финал_v4_Копия.xlsx не связана с реальностью — она всего лишь описывает вероятности. И управлять многомиллионным бюджетом на основе таких вероятностей — путь к финансовой катастрофе, седым волосам по всему телу и хаосу.

Всем привет! Меня зовут Вадим, и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю, чем они хороши, и делюсь своим опытом в формате обзоров.

Я очень давно исследую самые разные сервисы и рассказываю о лучших из них, чтобы вам было комфортно жить и работать.

Этот материал задумывался как мост между двумя мирами. Он для ИТ-директоров, которые устали от бардака, инвентаризаций в выходные и такой дорогой сердцу рутины. А ещё он для финансовых директоров, которые устали оплачивать дублирующиеся закупки и отчаянно ищут прозрачность стоимости владения.

Главная мысль, которую я закладывал в статью: управлять инфраструктурой без надёжных инструментов — значит множить энтропию. Поэтому сегодня мы поговорим о том (я категорически буду рад приветствовать всех в комментариях), как добавить в систему «наблюдателя», и разберём возможности специализированного решения — SimpleOne ITAM. Штош, погнали!

Почему коробку нельзя открыть наполовину

Многие, да что многие, большинство руководителей в ИТ до сих пор живёт с опасной иллюзией контроля: «Вот у нас внедрена крутая CMDB, значит, мы знаем о нашем железе и софте абсолютно всё, на том и стоим».

«А вот фигушки, ребята!» — скажу я этим самоуверенным товарищам. Нет, ребята, вы видите только физику.

Позвольте вернуться к нашей аналогии, тогда CMDB — это справочник анатомии нашего со Шрёдингером кота. Она покажет, какое у него железо, какая ОС, какой у него IP-адрес и к какому коммутатору он подключен. Это критически важно для устранения инцидентов и стабильности работы сервисов. Но CMDB ничего не знает о деньгах. Вообще.

А вот AMDB — это паспорт кота, причём и гражданский, и загран, и ветеринарный сразу. В ней зафиксировано, сколько этот кот стоил при покупке, кто его текущий материально-ответственный владелец, с кем заключён договор на кормление премиальным кормом и когда истекает график гарантийных прививок.

Необходимый коллапс: в правильной ITAM-системе эти две базы не плодят сущности и не конкурируют за актуальность, а образуют крепкий рабочий симбиоз. У них общая классификация. Админ видит конфигурационный (ITSM) слой актива, чтобы быстро поднять упавший сервис. А закупщик или финансист видит учётный (ITAM) слой того же самого объекта. Это даёт не правду, которая у каждого своя, а истинную картину без шизы и паранойи.

Инструменты наблюдателя: как избавить технарей от рутины

Никакая система не взлетит, если её нужно заполнять руками. Люди ошибаются и косячат, устают, ленятся вбивать MAC-адреса, уточнять и перепроверять данные, и вот база радостно машет ручкой: «Ну, привет, чувак, давай разбирайся!».

Нет, братцы, так однозначно не годится. Настоящая ITAM-система должна работать автономно:

• дискаверинг (квантовые датчики сети): SimpleOne ITAM умеет «пылесосить» сеть через коннекторы к популярным системам дискаверинга (MediaTel, NAS и так далее). Они работают как те самые квантовые датчики: обнаружили в сети новое железо или софт — тут же обновили информацию в CMDB и постучались в ITAM проверить, числится ли этот актив на балансе и кто (сколько, когда) за него платит и заплатил ли этот гражданин вовремя или пора задавать ему вопросики;

• богатый REST API: никаких закрытых «чёрных ящиков». Платформа очень даже неплохо документирована. Нужно забрать данные из легаси-базы, написанной на чужой коленке десять лет назад? Пфф, да легко. Как все мы знаем: «если это можно заскриптовать — это можно интегрировать»;

Low/No-code фундамент: кастомизация без отчаяния и сурово сдвинутых бровей. Предположим, у вас есть некий сложнейший хитро закрученный итеративный процесс согласования выдачи новой высокотехнологичной швабры с Wi-Fi Уборщику (да-да, тому самому, из «Клиники», он бы оценил). Благодаря low-code инструментам аналитик может накидать визуальную схему бизнес-правил прямо в интерфейсе, не привлекая разработчиков вендора и не ожидая релиза фичи месяцами.

Жизненный цикл актива: от Большого Взрыва до тепловой смерти

Управление активами — это не банальная статичная таблица, это процесс, растянутый во времени.

И здесь предлагаю перейти к тому, какую конкретную бизнес-пользу приносит платформа на четырёх главных этапах жизни любого ИТ-ресурса. И ключевое слово здесь — автоматизация.

Планирование и потребности

• Неопределённость: руководитель отдела заказывает пять новых ноутов для разработчиков «на глазок», потому что старые вроде бы уже подыхают.

• Решение: заявка падает на портал самообслуживания. Система сама проверяет складские остатки: есть резерв с нужными конфигами? Отлично, резервируем под заявку! Нет? Нет повода для печали — формируем лот и отправляем в закупку. Так у нас полностью исключается дублирование трат.

Закупки и контракты

• Неопределённость: договор расширенной техподдержки на СХД тихо закончился позавчера, а критический инцидент с хранилищем произошёл сегодня.

• Решение: однозначная и явная связь физических активов с контрактами, счетами и актами. Настраиваемые алерты сделают всё сами: система дёрнет ответственного сотрудника (через почту или коннекторы к мессенджерам вроде Telegram) за 30, 60 или просто N дней до конца SLA или истечения гарантии.

Операционный учёт

• Неопределённость: а точно у нас на складе есть вот это оборудование или мы его вовсю юзаем?

• Решение: мобильная инвентаризация. Кладовщик просто неторопливо ? прогуливается по складу с телефоном в руках и сканирует штрихкоды или QR-коды на коробках. Наша волновая функция коллапсирует в реальном времени на глазах изумлённой публики: статусы активов обновляются моментально, вызывая слёзы умиления у аудиторов. А встроенные блокировки не дадут двум сотрудникам одновременно списать один и тот же сервер.

Списание и утилизация

• Неопределённость: вот эти клавиатуры и пара моников рабочие? Нет, не пашут. А чего в кабинете делают? Неизвестно. Ну так, может, спишем? Да вроде они уже списаны, но никто не забирает и вообще, кажется, ничего о них не знает.

• Решение: грамотный и контролируемый вывод железа из эксплуатации. Это нужно, чтобы компания не платила за воздух (амортизируя то, что давно сгорело) и не оставляла дыр в информационной безопасности (например, забытые накопители с бухгалтерскими или документами отдела кадров). Система сохранит полную отчётность о сроках службы актива, ремонтах и затратах на его поддержку от первого до последнего дня.

Если в этих ситуациях вы узнаёте себя и хотите знать всё об ИТ-активах компании наверняка — посмотрите, как процессы наблюдения реализованы в SimpleOne ITAM.

Квантовая запутанность

Чтобы не получилось так, что ИТ-отдел живёт в вакууме, да ещё в сферической форме, ITAM-систему нужно «запутать» (в хорошем, квантовом смысле) с корпоративным окружением.

Синхронизация с 1С и ERP

Это главный мост между ИТ и суровой заинструктированной бухгалтерией. Данные ходят туда-сюда автоматически: бухгалтерия проводит амортизацию в ERP — айтишники в карточке актива видят его актуальную остаточную стоимость. И наоборот: ИТ списывает сгоревший монитор — бухгалтерия автоматически получает готовый акт на списание. Нет длительных пауз и таких дорогих во всех смыслах ручных сверок в конце каждого квартала.

BI-системы и аналитика

Топ-менеджерам не нужны технические логи сети, им нужны графики, дашборды и метрики. Из ITAM легко выгрузить агрегированные данные в корпоративную BI-систему: прозрачный TCO по каждому отделу, распределение бюджетов, утилизация лицензий и финансовые потери от простоя оборудования и других ИТ-активов.
Родные кастомные дашборды помогут организовать свою систему аналитики и без интеграций, всё в ваших руках, в общем.

Единый контур ESM

Если в компании уже внедрены другие решения на платформе SimpleOne (например, ITSM или HRMS), управление активами становится частью бесшовного цифрового контура. Простой пример: оформляется выход нового сотрудника (HRMS) → система автоматически генерирует задачу на выдачу ноутбука, гарнитуры и другого необходимого железа (ITAM) → после выдачи техники автоматически создаются учётки и выдаются права доступа (ITSM).

Необходимый коллапс (итоги, вывод, заключение — кому как нравится)

Как показывает опыт внедрения (у ребят есть свежий пример — «От Excel к корпоративной ITAM-системе: опыт цифровой трансформации ITGLOBAL.COM»), внедрение полноценной ITAM-системы даёт отличные результаты. Многодневные сверки складских позиций превращаются в дело нескольких кликов, а запуск новых клиентских проектов больше не висит на волоске из-за внезапной нехватки «какого-то там кабеля».

И хочу подчеркнуть: ITAM — не очередная статья расходов на софт для ИТ-отдела. Это полезный и необходимый инструмент поиска потерянных денег компании и исключения новых потерь. Внедрение окупается просто за счёт того, что компания перестаёт закупать лишнее железо и платить гигантские и бестолковые штрафы за использование нелицензионного софта.

Кот Шрёдингера давно вырос, завёл котят и обзавёлся собственной инфраструктурой. Потому что коробку всё равно никто не открывал. Так, может, пора?