Если вам интересна тема персональных систем управления знаниями и задачами — переходите в мой тг-канал. Там я разбираю инструменты, публикую кейсы и делюсь тем, что работает на практике, а не только выглядит красиво на скриншотах.

Когда ко мне обратился клиент, он сформулировал проблему примерно так: «Вся информация есть, но связана только у меня в голове».

Он технический директор в сфере силовой электроники. Рабочий день — проекты, схемы, переписки, документация. Всё это жило в разных местах, и только он сам знал, где что лежит и как одно связано с другим.

Как выглядел хаос до системы

Информация жила в трёх местах, никак не связанных между собой:

Telegram (Избранное) — основной инбокс. Сюда летели заметки, идеи, задачи, пересланные материалы. Часть сообщений была отмечена тегом #задача — так он делегировал сотрудникам и потом искал по тегу. Задачи терялись в потоке, не были привязаны ни к проектам, ни к справочным материалам. Выполненные просто удалялись — без истории, без подтверждения, что всё сделано.

Локальная папка на планшете — рабочие файлы, разложенные по проектам (Projects), странам (China), типам продукции и форматам. Логика понятная, но у неё есть фундаментальный изъян: один и тот же файл можно отнести сразу к нескольким категориям. Схема преобразователя — это и проект, и продукция, и страна. Обходной путь — плодить копии. Что и происходило.

Яндекс Диск — переписка с заказчиками и подрядчиками, схемы печатных плат. Формально связано с проектами из локальной папки, но только в голове.

Итог: три изолированных острова информации, навигация между ними — ручная.

Начало не со схемы, а с вопросов

Первый шаг — не «давайте установим Obsidian и настроим плагины». Первый шаг — несколько рабочих встреч, чтобы разобраться в том, как человек реально работает.

Какие файлы создаёт? Где ищет? Как понимает, что задача выполнена? Кто исполнители? Как распределяет инбокс?

Из этих встреч выросла матрица решений — таблица, где каждой боли поставлено конкретное техническое решение. И только после этого — эскиз архитектуры хранилища.

Именно в этом разница между шаблонным решением и персональным.

Архитектура: что внутри

Хранилище построено на Obsidian. Но здесь это не приложение для заметок, а операционная система поверх разрозненной информации клиента.

Структура папок

00 Inbox tasks/    — задачи из Telegram
01 Inbox other/    — файлы и заметки из Telegram
1 Projects/       — карточки проектов
2 Tasks/          — рабочие задачи
2 Life/           — личное
Work_md/          — md-обёртки для внешних файлов
work_actual/      — мост к реальной папке с файлами

Ключевая деталь — work_actual. Это не переезд файлов в Obsidian. Клиент продолжает работать со своей файловой структурой там, где привык. Obsidian лишь смотрит туда через специальный мост.

Как файлы попадают в систему

Главная техническая задача: как связать около 200 рабочих файлов с задачами и проектами в Obsidian, не заставляя пользователя вручную перелопачивать всё.

Решение — скрипт на JavaScript (QuickAdd User Script), который запускается горячей клавишей Ctrl+Shift+/. Он рекурсивно обходит папку work_actual, находит PDF, DOCX и графику, и для каждого файла создаёт md-обёртку в папке Work_md.

Что такое md-обёртка? Это заметка Obsidian, которая содержит embed на реальный файл и ссылку на карточку проекта. Файл физически не трогается. Но теперь он существует в графе хранилища: его можно найти через поиск, на него можно ссылаться из задач, он автоматически появляется в карточке проекта.

Кроме ссылки на проект, в обёртку можно добавить ссылки на тип продукции, страну, контрагента — что угодно. А потом создать для каждого из этих объектов свою карточку по той же логике, что и карточка проекта. Тогда один файл становится видимым сразу из нескольких точек системы — без дублирования.

Скрипт также определяет, в какой папке лежит файл, и автоматически создаёт карточку проекта с таким же именем — если её ещё нет.

Шаблон проекта: всё само стягивается

Карточка проекта — это не просто заметка с описанием. Это живой дашборд, который сам себя собирает через Dataview.

TASK
FROM [[]]
where !checked and due
group by due
WHERE !completed
SORT file.ctime desc

Этот запрос выводит все задачи, где в поле «Проект» стоит ссылка на данный проект, — сгруппированные по дедлайну. Ниже — раздел с выполненными задачами. А ещё ниже — список всех файлов из Work_md, которые ссылаются на этот проект.

Открываешь карточку проекта — видишь задачи, историю и документацию одновременно. Ничего не надо искать вручную.

Telegram: инбокс без копипасты

Клиент продолжает работать в Telegram. Это не менялось. Изменился только маршрут сообщений.

Настроен бот с двумя каналами обработки. Обычные сообщения и файлы падают в 01 Inbox other по шаблону — с текстом, подписью отправителя и embed на прикреплённый файл, если он есть. Сообщения с пометкой задачи превращаются в задачи в 00 Inbox tasks с чекбоксом, готовым к работе в плагине Tasks.

Дальше задача обрабатывается внутри системы: к ней добавляется дедлайн, ссылка на проект — и она автоматически появляется на нужных дашбордах.

Стартовая страница

Домашняя страница построена как Canvas с несколькими блоками:

• Просрочено — задачи с истёкшим дедлайном

• Сегодня: Работа и Сегодня: Жизнь — задачи на текущий день, разделённые по контексту

• Завтра и позднее — горизонт планирования

Каждый блок — живой запрос через плагин Tasks. Ничего не нужно обновлять вручную.

Горячие клавиши как язык системы

Отдельный момент, который часто упускают при настройке: система должна быть быстрой в использовании, а не только красивой на схеме.

В памятке пользователя — всего четыре основных действия:

• Ctrl+= — создать карточку проекта

• Ctrl+- — создать задачу

• Ctrl+Q — открыть свойства задачи

• Ctrl+Shift+/ — просканировать рабочую папку и создать обёртки

Этого достаточно для ежедневной работы.

Что получилось

Система внедрялась три недели — три итерационных встречи, три цикла правок. На первой встрече — архитектура и матрица решений. На второй — передача хранилища, настройка бота, первый живой прогон. На третьей — доработка под реальный рабочий сценарий.

Три источника информации, которые раньше существовали параллельно, теперь сходятся в одну точку. Файлы связаны с задачами, задачи — с проектами, проекты — с документацией. Контекст больше не держится только в голове.

У вас информация тоже живёт в нескольких местах, а связи между ней — только в вашей голове?

Переходите в тг-канал.