Девять месяцев назад я начал запускать Toggl Track каждый раз, когда сажусь за конкретную задачу. С тех пор таймер сопровождает почти всю мою работу и часть личных дел.

В какой-то момент я заметил, что трачу 40 минут на ванную. Моя первая реакция человека: надо ходить в душ вместо ванной. Время – деньги. К счастью, постепенно я перестал оптимизировать ванну и начал оптимизировать работу.

В студии у меня параллельно идёт много проектов, и почти в каждом приходится переключаться между несколькими ролями. Где-то я бизнес-аналитик, системный аналитик или техлид, где-то менеджер, а где-то разработчики поссорились – и приходится по очереди проводить с ними 1:1, а затем возвращать команду к совместной работе. Иногда несколько таких ролей успевают смениться за один день.

Поэтому за девять месяцев одна большая категория «студия» превратилась в проекты с номерами, ролями и описаниями конкретной работы: разработка, рефакторинг, консультации, созвоны с заказчиками и исполнителями.

Оглавление

1. Откуда появилась идея считать стоимость часа

2. Что именно я трекаю

3. Что делать, если забываешь про таймер

4. Как ванна проиграла таймеру

5. От «студии» к проектам, ролям и номерам

6. Зачем подключать сотрудников

7. Почему стоимость часа я пока не считаю

8. Для чего я пишу описания задач

9. Что изменилось за девять месяцев

Откуда появилась идея считать стоимость часа

Мысль мне подкинул мой наставник (его пост в DevFM). Он же посоветовал прочитать «Спотыкаясь на карьерной лестнице» (цикл на пикабу, собранная книга) автора tripapupki.

Формально это цикл постов на Пикабу о пути от студентки до руководящей должности в крупной компании. По ощущению – полноценная книга: с персонажами, рабочими конфликтами, ошибками и граблями, на которые автор предлагает наступить вместе с ней. Я нашёл сборник для читалки и читал именно как книгу. Особенно полезно на старте карьеры: вместо набора правильных советов тебе показывают решения и последствия в живых ситуациях.

Одна из мыслей, которая у меня после чтения осталась, – доход за удачный месяц ещё не равен зарплате.

В один месяц можно получить 500 тысяч рублей, в другой – 30. Психология услужливо запомнит 500 и начнёт считать именно эту сумму нормой. Но если размазать деньги по длинному периоду, учесть провалы, поиск заказчиков, переговоры, переделки и неоплачиваемую работу, картина становится менее праздничной.

Можно спорить, за какой период считать доход и какие часы включать в знаменатель. У каждого будет своя методика. Но без истории времени спорить вообще не о чем: поступления в банке останутся, а сколько ты ради них работал три месяца назад, уже не восстановишь.

Что именно я трекаю

Один мой знакомый запускает таймер, когда приходит на работу, и останавливает, когда выходит из офиса. Для его задачи это нормальная модель: она показывает, сколько времени человек отдал работодателю.

Мне такой подход не подходит, ибо я заинтересован именно в оптимизации работы: хочу понимать, на какие проекты и задачи уходит время и что в этом процессе можно улучшить. В течение рабочего дня я могу:

• заниматься одним из проектов студии;

• созвониться с заказчиком;

• помочь исполнителю;

• почитать документацию;

• полчаса очень профессионально смотреть в стену.

Поэтому мой таймер означает не «я нахожусь на работе», а «я сейчас делаю вот эту задачу». Переключился на другой проект – переключил и таймер. Отошёл пить кофе или завис в Telegram – остановил.

На практике, конечно, получается не бухгалтерская точность. Иногда я забываю выключить таймер, иногда восстанавливаю запись задним числом, а иногда не могу честно разделить созвон, управление и консультацию. Но приблизительные данные за девять месяцев полезнее идеальной системы, которую я бросил бы на третий день.

Иллюстрация 1. Цветной круг быстро показывает не только общий объём времени, но и то, какие проекты забрали его большую часть.

Формально я вынес в трекер почти всю жизнь, но это не значит, что таймер работает круглосуточно. Я отмечаю деятельность, которую захочу потом оценить: работу, собственные проекты, обучение, тренировки и отдельные личные задачи. Сон отдельно записывают iPhone и Apple Watch, поэтому запускать таймер под одеялом нет никакого смысла – часы и так справляются сами.

Что делать, если забываешь про таймер

Один из очевидных страхов перед тайм-трекингом: «Я всё равно буду забывать нажимать кнопку». Будете. Я тоже забываю.

На компьютер можно установить приложение Toggl Track для macOS или Windows и включить напоминания. Я настроил проверку каждые десять минут: если таймер не запущен, приложение предлагает начать трекинг. Интервал, рабочее время и дни недели можно выбрать под себя, чтобы ночью приложение не приходило выяснять, почему ты недостаточно продуктивно спишь.

Обратная проблема – таймер запущен, а я отошёл от компьютера. Desktop-приложение замечает бездействие и показывает, сколько времени меня не было. Дальше не пытается угадать за меня, а предлагает четыре варианта.

Иллюстрация 2. Что-то на бусурманском. Таймер продолжал работать ещё 25 минут после того, как я отошёл от компьютера.

В окне четыре кнопки:

• Discard idle time – удалить время отсутствия и остановить текущий таймер в момент, когда компьютер перестал использоваться. В примере запись закончится в 18:22, а 25 минут бездействия пропадут.

• Discard idle time and continue – удалить время отсутствия, завершить старую запись в 18:22 и с текущего момента запустить новую с теми же данными. Подходит, если я вернулся и продолжаю ту же задачу.

• Start a new time entry for idle time – завершить прежнюю запись в момент ухода, а время отсутствия создать отдельной записью. Ей можно назначить другое описание и проект – например, если я отошёл от компьютера, но продолжил рабочий созвон с телефона.

• Keep idle time – ничего не удалять: оставить все 25 минут в текущей записи и продолжить таймер. Подходит, если бездействие компьютера не означало перерыв в работе.

То есть приложение страхует в обе стороны: напоминает включить таймер и помогает убрать время, когда его забыли выключить. Настройки напоминаний и точная логика idle-окна описаны в документации Toggl Track для macOS; в Windows-приложении доступны те же четыре варианта.

Текущую запись можно видеть и на Apple Watch. На экране показываются длительность, описание и проект, поэтому без телефона понятно, какой таймер сейчас работает.

Иллюстрация 3. На фото таймер «Статья на хабр» работает семь минут, а всего на эту статью ушло 6 часов 45 минут.

У Toggl Track есть отдельное приложение для watchOS. С часов можно остановить текущую запись или продолжить одну из существующих. Создавать новую запись и редактировать её поля всё ещё нужно на телефоне или компьютере, но для быстрой проверки и управления таймером часов хватает.

Как ванна проиграла таймеру

Первое время любая новая метрика вызывает желание немедленно её накрутить. Увидел 40 минут на ванну – заменил её душем. Увидел длинный обед – начал думать, нельзя ли его сократить. Ещё немного, и отдых начинает выглядеть как ошибка в отчёте.

В этом месте тайм-трекинг легко превращается из инструмента наблюдения в довольно тревожную религию продуктивности.

Постепенно я договорился с собой: не всякая минута должна приносить деньги. Таймер нужен не для моральной оценки дня и не для запрета на отдых. Он должен отвечать на более скучные, зато полезные вопросы:

• сколько времени на самом деле занял проект;

• какая роль съела больше всего часов;

• где оценка разошлась с фактом;

• какую рутину имеет смысл автоматизировать;

• сколько стоит час работы на длинном периоде.

Есть и побочный эффект. Когда таймер запущен на конкретную задачу, сложнее незаметно уплыть в другую. Нажатие кнопки становится маленьким контрактом с самим собой: следующие полчаса я занимаюсь задачей, которую указал в описании таймера.

Иллюстрация 4. Сырые данные не всегда выглядят образцово: бывают длинные дни, пропуски и забытые таймеры. Для меня важнее общий рисунок, а не идеальная табельная точность.

От «студии» к проектам, ролям и номерам

Сначала структура была очень простой. Я выбирал проект «студия» и запускал таймер. Через несколько месяцев накопилась красивая цифра, которая почти ничего не объясняла.

«Студия – 100 часов» не отвечает ни на один вопрос. Какой заказчик? Какой проект? Я сам писал код или управлял разработкой? Это была консультация, рефакторинг старого решения или созвон, который внезапно превратился в проектирование системы?

Постепенно записи стали выглядеть примерно так:

#125_<проект> – управление
#125_<проект> – разработка
#125_<проект> – рефакторинг
#125_<проект> – консультация
#125_<проект> – постановка и приёмка в роли заказчика
#125_<проект> – созвон с заказчиком

Не для каждого проекта нужны все роли. Где-то я руководитель или менеджер, где-то сам пишу код, а в собственном проекте могу выступать заказчиком для исполнителя. Смысл в том, чтобы разделять принципиально разные виды работы. Десять часов разработки и десять часов управления – одинаковое время на часах, но разные причины, стоимость и возможности автоматизации.

Отдельно появилась нумерация. Раньше проектная навигация держалась на хештегах: нажимаешь на хештег и получаешь важную информацию по заказчику, проекту и разработчику. Потом агент начал делать сводки, а большая часть контекста переехала в трекеры задач, документацию и другие текстовые хранилища мусора, в которых сам чёрт не разберётся. Но агент сможет. Наверное. Для чего же мы тогда всё это складируем?

Номер оказался удобнее названия. Название можно поменять, написать по-разному или забыть. #125 остаётся #125 в тайм-трекере, задаче и документе. В перспективе по нему агент сможет собрать историю проекта из нескольких систем.

Иллюстрация 5. Здесь виден только список проектов с постоянными номерами. Роль я добавляю уже в конкретную запись таймера: например, #125_<проект> – разработка или #125_<проект> – управление.

В самом Toggl Track для организации записей есть проекты, клиенты, задачи, теги и описания. Сервис не заставляет использовать их единственно правильным способом: структуру можно подстроить под собственный процесс. Я тоже не пытался спроектировать идеальную иерархию заранее. Она усложнялась только тогда, когда старые данные переставали отвечать на новые вопросы.

Зачем подключать сотрудников

Сейчас мы постепенно внедряем трекинг для исполнителей. Не для того, чтобы искать человека, который работал на 17 минут меньше остальных. Количество часов само по себе ничего не говорит о ценности результата, а таймер под страхом наказания очень быстро начинает показывать то, что от него хотят увидеть.

Мне нужны агрегированные данные по проектам и типам работы:

• сравнивать первоначальную оценку с фактическими трудозатратами;

• корректировать цены на похожую разработку;

• видеть, где слишком много времени уходит на управление и согласования;

• находить повторяющиеся операции для автоматизации;

• отделять прибыльный проект от проекта, который выглядит прибыльным только до подсчёта часов команды.

Особенно легко забыть про время руководителя. Исполнителю заплатили, сервер оплатили, сумму договора увидели – вроде бы заработали. А созвоны, постановка задач, ревью, переписка и спасение дедлайна как будто случились бесплатно.

Поэтому командный трекинг для меня – часть калькуляции проекта, а не рейтинг усердия сотрудников.

Почему стоимость часа я пока не считаю

Если честно, ради неё всё и начиналось.

В самом грубом виде формула выглядит так:

эффективная стоимость часа =
    доход за период / рабочие часы за тот же период

Для студии расчёт сложнее: нужно учитывать выплаты исполнителям, налоги, сервисы и другие расходы. Для отдельного проекта – суммировать время всех участников, а не только часы написания кода. Но даже грубая цифра полезнее ощущения «в этом месяце я хорошо заработал».

И всё же регулярно её я не считаю. Возможно, потому что собирать данные интереснее, чем смотреть на ответ.

Зато теперь у меня есть знаменатель – история времени. Числитель лежит в банковских операциях и учёте проектов. В любой момент можно выгрузить оба набора данных и посчитать вручную. Или, что вероятнее, отдать агенту и попросить:

1. сопоставить поступления с проектами;

2. посчитать ставку по проектам и ролям;

3. найти выбросы и забытые таймеры;

4. сравнить месяцы между собой;

5. показать, какие проекты только казались выгодными.

Главная ценность истории в том, что её нельзя достроить задним числом. Деньги за прошлый проект найти можно. Честно вспомнить все часы – уже нет.

Для чего я пишу описания задач

Кроме проекта и роли я стараюсь записывать, что именно делал: не просто «разработка», а «разобрал авторизацию», «согласовал схему с заказчиком», «проверил рефакторинг» или «нашёл причину падения».

Прямо сейчас практического смысла в этой дисциплине почти нет. Я редко возвращаюсь к старым описаниям и не строю по ним отчёты. Это инвестиция в будущий контекст агента – пока довольно спекулятивная.

Toggl позволяет добавлять описание, проект и теги во время работы таймера или после его остановки, а отчёты можно фильтровать в том числе по проектам, тегам и описаниям. Значит, когда записей станет достаточно, агент сможет искать не только по длительности, но и по смыслу выполненной работы.

Например:

• на каких типах задач я чаще всего ошибаюсь в оценке;

• сколько времени проходит от первого созвона до запуска;

• какие действия повторяются в каждом проекте;

• после каких рабочих режимов растёт число переделок;

• что происходило с нагрузкой перед провальными и удачными месяцами.

Отдельно хочется наложить рабочую историю на сон из iPhone и Apple Watch. Не ради вывода «шесть часов сна уменьшают эффективность на 23,7%» – мои данные не превратятся от красивого графика в научное исследование. Но увидеть личные повторяющиеся связи между сном, нагрузкой и переключениями было бы интересно.

Пока всё это складывается в разные цифровые кладовки. Я в них уже не разберусь. Но у будущего агента хотя бы будет шанс.

Что изменилось за девять месяцев

Таймер дал мне три эффекта ещё до расчёта стоимости часа.

Первый – фокус. Запущенная запись неприятно напоминает, что я обещал себе заниматься конкретной задачей.

Второй – декомпозиция. Чтобы выбрать проект и написать описание, приходится сформулировать, что именно я сейчас собираюсь делать. Иногда уже на этом этапе становится понятно, что «поработать над проектом» – не задача.

Третий – игровой. Чем больше времени натрекал, тем больше можно выпендриваться. Механика примерно как с зелёными квадратиками GitHub: рационально я понимаю, что количество активности не равно качеству, но смотреть на заполненный график всё равно приятно.

Есть и ограничения:

• таймер не отличает полезную работу от трёх часов движения не в ту сторону;

• подробная классификация требует времени и дисциплины;

• забытые записи создают шум;

• рост часов легко перепутать с ростом результата;

• чужой способ трекинга нельзя бездумно переносить на всю команду.

Поэтому я не хочу делать из Toggl систему оценки человека. Это журнал наблюдений, который помогает оценивать проекты и собственные решения.

За девять месяцев я так и не узнал точную стоимость своего часа. Зато перестал притворяться, что смогу восстановить её по памяти. У меня уже есть история проектов, ролей и задач; постепенно появляется история команды; отдельно копятся сон и финансовые операции.

Когда-нибудь я действительно отдам всё это агенту и попрошу найти закономерности. Возможно, он сообщит, что для роста прибыли нужно меньше работать, больше спать и вернуть ванну.

Тайм-трекинг полезен не тогда, когда превращает каждую минуту в деньги, а когда оставляет достаточно данных, чтобы перестать оценивать работу по ощущениям.

Ещё можете почитать статью «Ведение дел – мой опыт».