В небольших коллективах дисциплинарная практика обычно сводится к устным замечаниям и благодарностям, к штрафам и премиям, также начисляемым просто по устному распоряжению без письменных приказов. Между тем дисциплинарный профиль сотрудника, особенно работающего давно, должен основываться на конкретных фактах из его трудовой биографии, а не на сиюминутной эмоциональной оценке руководителя. И если вы не ведёте и не храните личные дела и служебные карточки на бумаге, то это становится невозможным.
Некоторые типовые конфигурации «1С» содержат в себе инструменты для ведения дисциплинарного учёта. Например 1С:ЗУП КОРП и 1С:ERP при включённом блоке «КОРП». Все это — тяжеловесные и дорогие продукты, неподъёмные и ненужные для небольших компаний. В качестве решения проблемы предлагается небольшое расширение к ЗУП 3.1.
Архитектура и функционал
Для фиксации проступков и заслуг, создания дисциплинарных приказов, в расширении служат два вида документов — «Дисциплинарное событие» и «Дисциплинарный Приказ». «Событие» создаётся непосредственным начальником и фиксирует сам факт проступка или заслуги. По сути, это аналог документа «Докладная записка». «Приказ» это уже факт наказания или поощрения — создаётся руководителем или уполномоченным должностям лицом.
В общем случае Событие служит основанием для Приказа. Но не всегда за проступком следует наказание, также как и не всегда поощрение требует обязательного предварительного написания Докладной записки. Также Приказ может вводится и на основании документа типовой конфигурации «Прогул». Ведь это тоже дисциплинарное событие.
Диаграмма связей объектов метаданных приведена на рисунке:
Для классификации событий, наказаний и поощрений служат справочники «Виды проступков», «Виды наказаний» и «Виды поощрений». Справочник «ВидыНаказаний» содержит предопределённые элементы соответствующие требованиям статьи 192 ТК РФ, а справочник «Виды поощрений» — предопределённый элемент «Снятие ранее наложенного взыскания». В случае, если Приказ о поощрении создаётся в отношении сотрудника, имеющего действующие взыскание, только этот вид поощрения может быть использован в документе.
Элементы справочника «ВидыНаказаний» имеют обязательный реквизит «СрокДействия», предполагающий установку срока действия взыскания в количестве месяцев. По истечении указанного срока взыскание автоматически снимается с помощью регламентного задания, создающего соответствующий документ без участия пользователя.
Для аналитики и отчётов служит регистр сведений «ДисциплинарныеДокументы» с измерениями «ВидДокумента», «Сотрудник», «Организация» и «Подразделение».
Карта маршрута пользователей при использовании подсистемы ниже:
Если к Событию или Приказу требуется приложить дополнительные материалы — скан‑копии объяснительных, актов, фотографии — документы поддерживают механизм Присоединенных файлов. Также объекты расширения зарегистрированы в и в других основных подсистемах Библиотеки Стандартных Подсистем: Печать, НапоминанияПользователя, ДатыЗапретаИзменений, ОтчетОДвиженияхДокументах. Поддерживается многофирменный учет.
Спорным, но приятным дополнение к привычному функционалу типовых тиражных конфигураций стало использование в формах документов полей форматированного документа. Это позволило сделать печатные формы более яркими и читаемыми. Для оперативного принятия решений при составлении и просмотре документов на формы документов выведены краткие итоги дисциплинарной истории сотрудника.
Примеры интерфейса и печатных форм:
Эффект от внедрения
Документы появились. И проступки, и заслуги. Ведь действительно, если раньше руководителю подразделения приходилось сделать над собой усилие, чтобы взять ручку, бумагу, написать Докладную записку и лично принести её руководителю, то сейчас достаточно заполнить несколько полей в документе на экране. Появились и Приказы. Теперь нельзя просто пропустить чей‑то доклад мимо ушей — в базе висит документ, который требует действия.
Итак, если через какое‑то время понадобится оценить того или иного сотрудника, например для перевода на вышестоящую должность, это можно будет сделать предметно и прозрачно, основываясь на общедоступных для руководителя любого звена сведениях в учётной системе.
osj
А потом автора автоматизации попросят пройти в суд для объяснения:
1. Отсутствие этапа затребования объяснений
«В общем случае Событие служит основанием для Приказа.»
Суть нарушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ): Закон прямо говорит: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Событие (докладная начальника) дает старт расследованию, но не может быть прямым основанием для приказа. Между ними в 1С должен быть системный блок: формирование документа «Требование о даче объяснений» и таймер на 2 рабочих дня. Этот этап просто выкинут из схемы.
2. Объяснительная как необязательный файлик
«Если к Событию или Приказу требуется приложить дополнительные материалы - скан-копии объяснительных, актов... документы поддерживают механизм Присоединенных файлов.»
Суть нарушения (ч. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ): Объяснительная (или акт об отказе ее писать) - это просто скан, который можно прикрепить, а можно не прикрепить («Если... требуется»). Для суда и Трудовой инспекции это не «дополнительные материалы», а главный юридический факт. Если система позволяет провести документ «Приказ» без прикрепленного скана объяснительной/акта, она генерирует незаконные приказы.
3. Игнорирование процессуальных сроков давности (отсутствие дат совершения и обнаружения)
На диаграмме структуры метаданных у документа (ошибочно названного на схеме вторым блоком «ДисциплинарноеСобытие») отсутствуют реквизиты для фиксации конкретных дат - когда проступок был совершен и когда руководитель о нем узнал. Процесс сводится к минимуму: «...сейчас достаточно заполнить несколько полей в документе на экране. Появились и Приказы».
Суть нарушения (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ): Трудовой кодекс устанавливает жесткие рамки: дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Кадровая система обязана контролировать эти дедлайны. Поскольку архитектура базы данных в этом расширении вообще не отслеживает эти критические даты, она позволяет директору провести приказ о наказании за нарушение, которое произошло, например, год назад. Такой приказ автоматически становится незаконным.
4. Нарушение законодательства о персональных данных (152-ФЗ)
На скриншоте в форме документа и его печатной версии заложено автоматическое распоряжение: «Копию настоящего Приказа вывесить на досках объявлений в производственных помещениях предприятия». При этом документ содержит ФИО, должность и детализированное описание поступка сотрудника.
Суть нарушения (Глава 14 ТК РФ и ФЗ № 152): Публичная демонстрация кадровых приказов с персональными данными на корпоративных стендах или досках объявлений невозможна без предварительного получения от работника специального «Согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом для распространения». Функционал, который выводит такие распоряжения в приказ по умолчанию без системной проверки наличия такого согласия, формирует состав правонарушения для штрафа от Роскомнадзора.
5. Самовольное изменение сроков действия взыскания и автоматическое снятие
«Элементы справочника «ВидыНаказаний» имеют обязательный реквизит «СрокДействия», предполагающий установку срока действия взыскания в количестве месяцев. По истечении указанного срока взыскание автоматически снимается с помощью регламентного задания, создающего соответствующий документ без участия пользователя.»
Суть нарушения (статья 194 ТК РФ): Трудовой кодекс устанавливает единый и строгий срок: дисциплинарное взыскание автоматически гасится ровно через один год, если за это время работник не получил новых наказаний. Работодатель не имеет права заранее устанавливать в справочниках базы данных произвольные автоматические «сроки действия» (например, 2, 3 или 6 месяцев). Досрочное снятие взыскания возможно, но это не техническая процедура по таймеру. Это волевое решение руководителя (по ходатайству начальника, профсоюза или самого работника), которое каждый раз индивидуально оформляется новым приказом. Фоновое «регламентное задание без участия пользователя» полностью противоречит процедуре досрочного снятия, описанной в части 2 статьи 194 ТК РФ.
shagi80 Автор
Спасибо за подробный разбор. Конечно, не могу с вам не согласится. Все в соответствии с требовваниями руководящих документов. Хочу только заметить, что я лишь хотел показать, что для автоматизации дисциплинарного учета не обязательно приобретать дорогостоящие типовые решения. Все, недостатки, что вы указали, это лишь вопрос некторой технической доработки. Я не позиционирую решение как готовый коммерческий продукт, я показываю базу, которую в такой продукт можно превратить. И когда я начну делать новую версяю - обазятельно учту все ваши комментарии. Они действительно полезны.
osj
В трудовом праве не бывает соответствия на 90%. То, что не соответствует закону на 100% - это прямое его нарушение, а незнание закона, как известно, не освобождает от ответственности.
Если дело дойдет до суда или проверки Трудовой инспекции, сгенерированные такой системой приказы не только не защитят работодателя, но и выступят прямым доказательством нарушения процедуры. Получается, что система автоматизирует создание улик против самой компании. Лучше сразу заложить правильную логику и доработать архитектуру, чем потом идти под суд и платить штрафы ради удобной «статистики».