Составил конспект знаковой книги о том, как сисадмину работать рационально, а не сверхурочно. Книга собирает основные инструменты и подходы к организации своего времени для тех, кто живет в постоянном цейтноте и нескончаемом потоке внешних отвлечений.

Задача 1. Делегировать запоминания

Необходимость что-то помнить ворует энергию и фокус. Делегируйте ответственность за запоминание бесконечных «не забыть бы»: ведите списки дел, ставьте будильник, чтобы он зазвонил незадолго до событии, о котором нужно не забыть, просите направлять вам письменные запросы вместо устных жалоб или сами записывайте любой поступивший запрос.

Важный комментарий: не регистрируйте запрос, если вам некуда его записать. Возможная фраза, чтоб никого не обидеть: «Я сейчас занят другой задачей и боюсь забыть о запросе. Отправьте, пожалуйста, мне сообщение со словами «установите веб-приложение», и я все вспомню». Сообщая конкретную фразу, которую нужно послать, я сразу помогаю с формулировкой и освобождаю свой мозг от необходимости помнить о запросе.

Задача 2. Ослабить поток прерываний

Тут вам нужно, во-первых, минимизировать обращения к вам с проблемами, которые должны решать другие люди . Для этого, как минимум, стоит создать доску, где написано, кто за что отвечает по технической части.  

А, во-вторых и главных, вам необходима чёткая процедура принятия направления вам запроса или даже автоматизированная система регистрации запросов (с автоматическим подтверждением, что запрос принят, иначе вас будут отвлекать с этим вопросом).

Задача 3. Организовать свой рабочий день

Автор рекомендует свой ежедневный Цикл, выходная информация одного дня которого является входной для следующего. Для Цикла требуются три инструмента: список дел, скомбинированный с расписанием на текущий день, календарь (автор ведет и рабочие и личные задачи в одном календаре) и список долгосрочных жизненных целей. 

Система Цикл работает следующим образом: 

1. Утром потратить 10 минут на планирование дня: зарезервировать время на все ранее намеченные встречи, подсчитать сколько времени осталось, составить общий список дел, которые хорошо бы сделать сегодня, расставить приоритеты и оценить их по трудоемкости, перенести, скоратить или разбить дела, которые не получится выполнить сегодня (вариант “задержусь, чтоб всё успеть” лучше не использовать) и обновить расписание. При необходимости, можно также зарезервировать в нем время для внешних запросов.

2. Весь день придерживайться плана как можно точнее: вначале дела с приоритетом А, затем — с приоритетом В, а если останется время, то дела с приоритетом С.

3. Последние полчаса рабочего дня посвятите анализу невыполненных пунктов. Если среди них есть дела с приоритетом А, не пускайте ситуацию на самотек.
   

Задача 4. Организовать рабочее пространство

Создавайте окна для рациональной организации работы и группируйте их, создавая виртуальные экраны под конкретные типы задач: переписка, мониторинга системы, работа с запросами. 

Окна должны быть организованы всегда одним и тем же способом, чтобы тратить меньше времени на поиск нужного окна и с меньшей вероятностью ошибаться окном при вводе команд.

Тут также могут быть полезны решения, позволяющие минимизировать лишние переключения между окнами, например единое рабочее место МС22, объединяющее в одном приложении работу с серверами, сетевым оборудованием и базами данных, а также поддерживающее различные протоколы (SSH, RDP, VNC, и др), туннелирование, сценарии и массовое выполнение команд.

Задача 5. Внедрить процедуры

Процедуры позволят вам меньше думать, сохраняя умственную энергию для более важных задач. 

Работа системного администратора во многом похожа на работу садовника. Вы должны понемногу полоть сорняки каждую неделю. Нельзя сделать всю прополку за пару выходных в начале лета и потом загорать до конца сезона. Если вам приходится выполнять какую-то работу ежедневно (еженедельно, ежемесячно), превратите ее в процедуру. 

Одна из полезных процедур — еженедельный (всегда в один день и время) обход сотрудников компани, за которых вы отвечаете, и своих подчинённых, при их наличии.

Задача 6. Внедрить привычки

Правильные автоматические действия экономят время и минимизируют распространенные риски. Вот некоторые рекомендуемые привычки:

• Во время отладки вносите только одно изменение за раз. Внося только одно изменение, вы видите, что повлияло на систему. Так вам удастся избежать путаницы в процессе отладки.

• Всегда тестируйте сделанную работу. Если вы видите админа, который не ошибается, то, скорее всего, он просто тщательно тестирует то, что сделал. 

• Выходя из комнаты, запирающейся на кодовый замок, проверяйте, находится ли электронный ключ у меня в кармане и, смежное правило, никогда не кладите электронный ключ на стол, на пол, куда-то еще кроме кармана и его постоянного места нахождения. 

• Находясь рядом с оборудованием проверяйте поток воздуха, в частности, не перекрыты ли вентиляторы посторонними предметами.

• Прежде чем отсоединить сетевой кабель, запускайте ping с ежесекундной проверкой, которая зарегистрирует обрыв связи при отсоединении неправильного кабеля. 

• Добавив новое правило для межсетевого экрана, сначала запустите демонстрацию того, что собираетесь блокировать, чтобы убедиться, что этой блокировки еще нет. Затем я создайте правило и снова повторите демонстрацию, чтобы проверить, работает ли оно. 

• Создавайте резервные копии перед редактированием файла. Без размышления о том, достаточную ли ценность он представляет. 

• Ведите учет времени, в том числе устанавливайте таймер прежде, чем отвлечетесь «только на минутку».

Задача 7. Исключить непроизводительные затраты времени

Непроизводительные затраты времени — это деятельность с низким соотношением полезного результата к затраченному времени. Всякая деятельность имеет какой-то полезный результат. Если вы пять часов подряд играли в компьютерную игру, то полезным результатом будет полученное вами удовольствие. Однако большую ценность для вас могут представлять другие полезные результаты. 

Начните распознавать непроизводительные затраты и избавляться от них: запланированные необязательные дела, новостные ТГ-каналы, рассылки в электронной почте, интернет-чаты, процессы, выполняемые вручную, но подлежащие автоматизации.

С точки зрения системного администратора непроизводительной затратой времени будет любое дело, которое можно было бы исключить, если бы нашлось время на создание инфраструктуры, позволяющей от этого дела отказаться. 

Задача 8. Настроить приоритезацию

Расстановка приоритетов должна вестись в соответствии с ожиданиями от вашей работы. То есть начинать следует с тех дел, которые, по мнению пользователей, занимают мало времени и/или задерживают крупные важные проекты. Расставляя приоритеты по этой схеме, вы потратите столько же рабочего времени, сколько и при любой другой, а ваши внутренние клиенты будут довольны.

В случае перегрузки по задачам, не стесняйтесь привлекать к приоритизации своего руководителя. Признание в перегруженности — не проявление слабости.

С точки зрения выбора приоритетных проектов, можно использовать матрицу разбиения на четыре категории по уровню сложности и ожидаемому эффекту. Очевидно, что начинать следует с простых проектов, имеющих значительный эффект, но такие встречаются редко, а принадлежность проекта к такой категории может быть обманчивой.

Задача 9. Написать или переписать документацию

Системному администратору нужна не громоздкая документация, а хранилище информации, полезное с точки зрения тайм-менеджмента. 

Точнее даже два хранилища информации: 

— Хранилище, используемое внутренними клиентами. Это документы, доступ к которым, по вашему мнению, должны иметь все пользователи вашей сети, чтобы экономить ваше время. Сюда можно отнести различные руководства и описания процедур, которые необходимо соблюдать. Многие люди предпочитают разобраться в проблеме самостоятельно, потому что стесняются задавать глупые вопросы. 

— Хранилище для внутреннего пользования ИТ-персоналом. Тут должны быть собраны процессы, процедуры и справочные материалы, которые нужны именно вам. Вот некоторые примеры: политика системного администрирования, список производителей и сервисных организаций и их контактная информация, список процедур, которые вам часто приходится выполнять, или процедур, которые должен уметь выполнять замещающий вас сотрудник, простая схема сети, которую сможет использовать для справки новый (или временный) сотрудник вашей группы.

Технология Wiki облегчает задачу разработки нового документа, создавая для вас все ссылки. Не старайтесь с самого начала создавать безупречный документ. Напишите то, что важно в данный момент, и позвольте документу развиваться. Первоначальный вариант может быть простой технологической картой, которая впоследствии будет дополняться. 

Задача 10. Автоматизировать всё, что следует 

Автоматизация - великая вещь. Она экономит ваше время, даёт возможность масштабировать или делегировать, но чтобы что-то автоматизировать, сначала следует выполнить это вручную. А только затем написать код для каждого шага и собрать эти фрагменты кода воедино, тестируя каждое добавление. В завершение необходимо протестировать всю систему.

Какие задачи являются самыми подходящими для автоматизации? Сложные однократные задачи и простые задачи, выполняемые часто. Несмотря на возможный соблазн автоматизировать сложные задачи, выполняемые часто, для их выполнения лучше использовать готовые программные пакеты.

Автоматизация не всегда про что-то большое и сложное во внедрении, её можно использовать и в небольших рутинных задачах:

• Псевдонимы позволяют облегчить ввод команд. Это справедливо и в отношении систем с командной строкой, и для приложений, например используя SSH в менеджер подключений МС22, SecureCRT, PuTTy и других клиентах.

• Команда make систем UNIX/Linux В системах UNIX/Linux, особенно на серверах, создавайте 

• Файл Makefile в каталоге /etc позволяет автоматизировать такие задачи как  индексация псевдонимов, копирование данных и т. д. 

• Языки оболочек bash и /bin/sh дают быстрые и мощные решения для автоматизации рутины.

Инструменты из книги дают практические инструменты личной эффективности. Используйте вновь найденное время с пользой для себя. И делитесь своими “админхаками” в комментариях.

Другие книги в тему:

• Клир. Атомные привычки (тут конспект этой книги, рекомендую)

• Людвиг. Победи прокрастинацию. Как перестать откладывать дела на завтра (конспект тут) 

• Карри. Режим гения. Распорядок дня великих людей (конспект тут)

• Макович. Ты. Пошаговое руководство по пониманию, управлению и развитию

• Дорофеев. Путь джедая: Поиск собственной методики продуктивности