Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.
Мы уже обсудили с чего начать подготовку к мероприятию, его упаковку, CJM участников, выбор площадки, организацию питания и даже как собрать программу.
Самое время перейти к фото- и видеосъемке. Ведь если после мероприятия не осталось никаких фото или видео, то можно считать, что его не было или это была супер-закрытая вечеринка, хотя и с них все мы видели просочившиеся в сеть материалы.
Качественные фото- и видеоматериалы — это лицо вашего мероприятия. Однако фишка не только в фиксации ключевых моментов, важно создать эмоциональную связь с аудиторией. Хороший контент привлекает внимание потенциальных участников следующих событий, укрепляет доверие партнеров и повышает репутацию компании.
Если у вас минимальный бюджет, супер-камерное мероприятие и денег на фотографа нет, то не отчаивайтесь, берите в руки телефон и снимайте или привлеките к этому неравнодушного коллегу. Даже такой непрофессиональный контент вы сможете использовать для внутренего постпромо, архивации (отчеты, внутренние соцсети, презентации) и анализа успешных элементов мероприятия. Для размещения во внешних медиаресурсах стоит критично оценить качество, так как мы заходим на чувствительную территорию работы с брендом.
Выбор подрядчика
Качество вашего контента будет напрямую зависеть от качества подрядчика и шанса переделать что-то после мероприятия у вас практически не будет. В моей практике были кексы с запоротыми съемками, когда приходилось пытаться сделать конфетку из не совсем приличного исходника, крайне не рекомендую. Под оберткой исходник все равно останется и будет портить впечатление.
Минимальный чек-лист для подбора подрядчика
Портфолио позволит оценить стиль съемки, соответствие вашему формату, в случае специфичных условий работы поинтересуйтесь примерами работы именно в таких условиях (спортивные мероприятия, съемки в плохом освещении или темноте, сложная площадка, погодные условия при уличных съемках и проч).
Опыт работы с корпоративными или массовыми мероприятиями позволяет лучше понимать их специфику. Таким специалистам нужно меньше вводного инструктажа, возможно, они даже сами вам что-то подскажут или сделают что-то, что вы не учли, но это важно и нужно. Если фотограф привык работать в формате студийной съемки, то после мероприятия вы рискуете получить массу классных портретов гостей и минимальное количество репортажных кадров, ради которых все и затевалось.
Референсы (примеры) позволят вам лучше объяснить, какой результат вы ожидаете получить. Не экономьте на это время и соберите примеры, которые вам нравятся. Возможно, это даже будут кексы из портфолио специалиста, с которым вы решили работать. Важный момент, будьте готовы к тому, что не все референсы реально реализовать. Это может быть обусловлено особенностями вашего мероприятия. Например, вам нравятся фото, где используется сценический свет, а у вас планируется дневное мероприятие без него. Не ждите чуда в этом случае.
Техническое оснащение должно соответствовать масштабу мероприятия. Например, камеры с высоким разрешением, стабилизаторы, свет и проч, что может потребоваться для качественного выполнения работы.
Личная встреча позволит обсудить ожидания, формат работы и договориться о деталях. Также хорошо провести эту встречу сразу на площадке мероприятия в те же часы, когда оно планируется, чтобы сразу посмотреть нюансы освещения.
Отзывы и рекомендации позволят вам не только утвердиться в выборе, но и облегчить процесс поиска, если вы сразу сходите к коллегам и попросите контакты.
Необходимый объем команды. Чем масштабнее мероприятие, тем большее количество фотографов и видеографов потребуется. Обсудите на берегу все задачи и посчитайте какое количество специалистов вам нужно.
Обязательно согласуйте смету с подрядчиками до мероприятия, чтобы избежать непредвиденных затрат.
Составление технического задания (ТЗ)
ТЗ определяет задачи съемочной команды и исключает недопонимание. Самое время доставать план площадки и технический тайминг. План поможет подрядчикам лучше сориентироваться, а в тайминга вы можете сделать отдельные колонки для ТЗ по фото и видео и прямо к каждому событию описать комментарии
Пример ТЗ для съемки
Адрес и особенности входа на площадку |
Адрес: Документы для пропуска (иметь при себе в день мероприятия): Список оборудования на внос за дней до мероприятия прислать на __ |
Время съемки, перерывы |
Если предполагается обеденный перерыв, то также указать его время и место |
Контактное лицо на площадке |
ФИО, телефон |
Схема площадки |
Прикладывается документ или описание кол-ва залов и их расположения |
Тайминг |
В техническом тайминге указываются необходимые кадры для каждого события и прикладывается документ |
Список лиц, которых нужно обязательно снять |
Имена, актуальные фото, ссылки на страницы в соцсетях. План их выступлений и перемещений, чтобы понимать, где их ловить. Если к ним приставлены сопровождающие, то можно также указать их контакты |
Пожелания по съемке |
Эмоции гостей, улыбки, проявления жизни, действия программы, портреты гостей, общие планы залов (их заполненность, постараться не делать кадры с пустыми местами), партнерские зоны, команда организаторов, медийные персоны (список), логотип, который должны попасть в кадр, выкладка на зонах питания и регистрации |
Обязательные кадры |
Чек-лист кадров, которые критически нужны |
Сроки сдачи материала |
Заранее согласуйте с подрядчиками дедлайны. Обычно 10 лучших фото (заранее согласованные) для первого постромо - 1 сутки или быстрее, остальной объем фото - 3–7 дней, видео - до 2–4 недель. Но все может меняться в зависимости от ваших объемов и задач |
Готовый материал |
Для фото: Формат, вес изображений Нужны ли исходники Необходимый уровень ретуши в готовых фотографиях Логотипы, которые должны быть на фото Для видео: Количество и длительность роликов. Например, вертикальный ролик до 1 мин для шортс и горизонтальный ролик на 3-4 минуты с полным отчетом Формат Сценарий ролика Покупка прав на использование музыки |
Что не нужно снимать |
Пустые залы, люди с грустными, скучающими лицами, жующие люди, отдельные персоналии. Список может быть дополнен на ваше усмотрение |
Работа с фотографом/видеографом на площадке
Для эффективной работы съемочной команды организатору важно:
Обеспечить доступ к основным зонам. Этот пункт особенно важен, если у вас на площадке какие-то двери заблокированы и доступ туда есть только у ограниченного круга лиц. Постарайтесь раздобыть пропуск или сопровождающего для съемочной команды, который обеспечит доступ. Заранее обсудите из каких точек планируется съемка и не находятся ли они в зонах ограниченного доступа.
Назначить координатора, который будет оперативно направлять фотографов и видеографов и решать технические вопросы.
Убедиться, что у команды есть доступ к VIP-гостям, если он необходим (при необходимости согласуйте это заранее).
Во время мероприятия поддерживайте связь со съемочной командой, чтобы оперативно скорректировать их работу, если потребуется.
Использование дронов для съемки
Аэрофотосъемка дронами добавляет эффектности материалам, особенно на крупных мероприятиях. Чтобы все прошло гладко:
Согласуйте использование дронов с площадкой и местными властями. Это особенно важно в зонах с ограничениями на полеты.
Наймите профессионалов с опытом работы и собственным оборудованием.
Определите ключевые моменты для съемки: общий вид площадки, массовые активности, уникальные элементы оформления.
Дроны помогают создать впечатляющий видеоконтент, который привлекает внимание.
Создание медиа-контента в реальном времени
Оперативное освещение мероприятия помогает создать эффект присутствия для тех, кто не смог участвовать, и привлекает внимание к событию в момент его проведения. Вообще подходит как для внешних, так и для внутренних событий.
Минимальный чек-лист
Ответственная команда, обычно smm или контент-мейкеры, которая должна находиться на площадке и фиксировать яркие моменты. Не думайте, что вы успеете сами что-то подснять, обработать и выложить.
Контент-план, созданный заранее, позволит спланировать какие активности подсветить, а также вы сможете заготовить себе шаблоны постов, заранее согласуете ключевые месседжи для публикации, продумаете хэштеги.
Смартфоны с качественной камерой, приложения для обработки фото/видео (и умение их использовать), стабильный Интернет - минимальные технические условия.
Динамичный и оперативный контент: сторис, трансляции, короткие видео, цитаты спикеров и кадры с активностями, интервью с гостями и участниками, поможет удерживать интерес аудитории и создаст эмоциональную привязанность к мероприятию.
Обработка и передача материалов после мероприятия
После завершения события важно организовать эффективную работу с контентом. Сроки предоставления материалов вы согласовали еще на этапе составления ТЗ.
Теперь вы получили груду фото. Их придется разобрать:
отберите наиболее удачные кадры для соцсетей, отчетов и внутреннего использования
удалите из общего объема фото с гостями, которых нельзя было снимать, но они все равно оказались в кадре, материалы, которые не будут интересны вашим гостям, например выкладка кейтеринга, которая нужна была только вам для отчета, дубли фотографий, фото, которые могут порочить репутацию гостей или мероприятия.
загрузить фото на облако или в альбом в соцсети, чтобы передать их гостям.
сделайте рассылку или пост с фотографиями. Не забудьте отметить участников и спонсоров в публикациях, чтобы усилить их вовлеченность, если политика вашей компании позволяем вам это.
С видео вас скорее всего ждет несколько итераций правок, так как редко кто из заказчиков удовлетворяется первой версией ролика. Чтобы облегчить всем жизнь, хорошо бы:
согласовать заранее какие кадры вы хотите видеть и под какой стиль музыки
присылать правки с отметкой таймера, чтобы монтаж понимал, что именно надо убирать. Например, 00:50 - убрать кадр с коктейлем
внимательно отсмотреть видео на предмет того, что в него не попали те гости, изображения которых не должно быть, и попали те, кого, наоборот, надо обязательно показать
если ролик ну никак не собирается, можно попросить исходники и прямо там в файлах отобрать моменты, которые нравятся. Это трудоемкий процесс. Я в своей практике делала такое пару раз, когда ну никак не получалось обрести общее видение с подрядчиком на этапе монтажа
проверьте, что подрядчики передают все материалы в нужных форматах и качестве, и согласуйте права на использование контента, особенно музыки
опубликуйте готовые ролики и сделайте рассылку или пост с ними. Не забудьте отметить участников и спонсоров в публикациях, чтобы усилить их вовлеченность.
Особенности работы с VIP-гостями
VIP-гости требуют особого подхода в организации съемок:
Согласуйте заранее комфортно ли VIP-персонам участвовать в съемке. Некоторые могут потребовать ограничения публикации их изображений или их согласования перед публикацией.
Выделите отдельного фотографа, который будет сопровождать VIP-гостей и фиксировать ключевые моменты с их участием.
Избегайте навязчивой съемки, создавайте комфортную обстановку.
Некоторые VIP-гости могут запросить ретушь или специальные форматы фото.
Соблюдение этих правил поможет сохранить деликатность и создать положительное впечатление у VIP-участников.
Ксения Казакова
HR-проекты / Employer Brand / DevRel
Комментарии (4)
autoanswerzzz
28.10.2025 11:12нанять трёх чуваков с vision pro (второй на m5) и galaxy-vr - пусть участвуют и доп-акки не забудут: потом смонтируете
PereslavlFoto
Но ведь это сведёт выбор к единице или даже меньше!
И ещё вы забыли подчеркнуть, что результат съёмки надо публиковать под свободной лицензией, чтобы мы смогли использовать этот результат на Хабре, не нарушая законы об авторских правах. Если этого не сделать, участники вашего мероприятия не смогут законным образом использовать эти фотографии в своей работе.
kseniaevent Автор
Никогда с таким не сталкивалась. Все подрядчики всегда предоставляют смету
Скорее всего вы говорите о другом виде съемок. Обычно при заказной съемке мероприятия права на отснятый материал переходят заказчику и это прописывается в договоре
PereslavlFoto
И тут оказывается, что она чрезмерно велика, что её надо сократить в десять или пятнадцать раз.
...специально для того, чтобы заказчик опубликовал фотографии под открытой лицензией. А если этого не сделать, все получившие эти снимки, то есть все участники мероприятия, не будут иметь права использовать эти фотографии в своей работе.