Привет! Продолжаем говорить про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас.

Мы уже обсудили с чего начать подготовку к мероприятию, его упаковку, CJM участников, выбор площадки, организацию питания и даже как собрать программу.

Продолжаем разговор о фото-/видеосъемке и поговорим про организацию трансляций. Онлайн-трансляция позволяет охватить аудиторию за пределами физической площадки. Масштабы при организации трансляции бывают разные: от человека перед камерой ноутбука в любом приложении для конференц-звонка до профессиональных трансляций из зала мероприятия с нескольких камер с режиссурой и проч. Рассмотрим довольно наполненный вариант, из которого вы сможете выкинуть то, что не укладывается в бюджет.

Минимальный чек-лист при организации трансляции

Выбор подрядчика

Принципы похожи с выбором подрядчиков по фото/видеосъемке: 

• Портфолио

• Опыт на аналогичных задачах

• Референсы от вас

• Техническое оснащение под особенности вашего мероприятия

• Личная встреча на площадке, если она предполагается

• Отзывы и рекомендации

• Достаточная команда

• Согласование сметы

• Подбор платформы для трансляции - в этом заключается ключевое отличие. Некоторые подрядчики используют уже готовые платформы, некоторые - самописные. Оба варианта имеют право на существование. Главное - оценить бюджет и надежность этой платформы. 

Выбор платформы

Еще несколько лет назад все было гораздо проще: YouTube или соцсети для массовой трансляции, Zoom - для вебинаров, особенно, если надо взаимодействовать много со зрителями. Сейчас приходится искать альтернативы, но логика остается примерно такая же: если нужно что-то массовое, к этому должно быть максимально просто подключиться обычному пользователю с любого устройства. Все чаще делают плеер на сайте мероприятия, но и трансляции в телеграмме тоже бывают весьма хороши. Если гостей немного и вам важно дать возможность им не только послушать, но и поучаствовать, то приложения для конференц-звонков.

На что обратить внимание: 

• как давно разработана платформа

• были ли мероприятия схожего масштаба по количеству одновременных подключений

• какие инструменты для управления поведением участников есть

• есть ли возможность организовать несколько залов, если вам это необходимо. Как происходит управление залами и участниками

• какие возможности для общения со зрителями есть (чаты, голосования, лайки, реакции)

• какое количество спикеров может одновременно говорить

• есть ли встроенные возможности брендирования

• какая есть задержка по времени

• как выглядит платформа для зрителя, спикера и организатора, какие возможности есть

• какая предусмотрена защита от сторонних посетителей и хакерских атак

• поток с камер идет сразу в эфир или проходит предварительную обработку

• есть ли возможность организовать закадровое общение организаторов со спикерами

• есть ли возможность подключить плеер к лендингу мероприятия и как происходит переход между залами для пользователя
  

В моей практике были кексы, когда отваливался YouTube (еще до 2022), Телеграм и WA. Вообще любая платформа может прилечь, и массовый сбой может совпасть с вашим мероприятием. К этому нужно быть готовым и иметь альтернативу в запасе, а также способ быстрого информирования участников. 

Съемочная площадка

Если спикер вещает из дома, убедитесь, что: 

• у него приемлемый задний фон

• есть достаточное освещение

• интернет стабильный

• микрофон с шумоподавлением, совместим с платформой трансляции

• камера выдает картинку с приемлемым разрешением

Это все лучше проверить за 1-2 недели до мероприятия, чтобы при необходимости успеть довезти оборудование. 

Если спикер вещает из студии, вам будет необходимо заранее найти студию и проверить весь чек-лист домашнего подключения. 

Если спикер вещает с площадки мероприятия, убедитесь, что: 

• у вас не задваивается звук

• картинка со всех камер выглядит симпатично

• Интернет стабильный, лучше проводной, в крайнем случае - выделена отдельная закрытая сеть, которая является приоритетной по нагрузке. 

• вопросы из зала будут слышны в трансляции. Подойдет все: от микрофонов в зале до дублирования вопроса спикером в микрофон

• спикер будет получать вопросы от онлайн-зрителей. Вам нужно организовать это процесс с модератором. 

• спикер не выходит из кадра. Заранее обозначьте для спикера зону, в которой он может перемещаться, чтобы оставаться в кадре. Можно прямо скотч на полу наклеить. 

Техническая команда

Заранее познакомьтесь с техническими специалистами, которые будут сопровождать мероприятие. Выясните зоны ответственности каждого. Обсудите формат взаимодействия в день мероприятия, как быстро команда может реагировать на замечания и кризисные ситуации и действия в случае форс-мажоров.

Подготовка спикеров и модерация

Как готовить спикеров, я написала в своем гайде. Не будем здесь повторяться. Главное - все заранее отрепетировать, чтобы убедиться, что презентация и все материалы корректно выводятся. 

Однако вам нужно продумать, кто же будет тем самым мостиком между спикерами и гостями. Для этого нужен модератор / ведущий. Модератор может быть в формате голоса за кадром, так и полноценным участником процесса. Все зависит от вашего формата. 

Принципы работы с модератором аналогичны работе с ведущим. Нюансы касаются особенностей работы в эфире и форс-мажоров, которые могут случиться: внезапное отключение спикера, технические проблемы с презентацией или эфиром, особенности работы с задержкой тр��нсляции, особенно на гибридных мероприятиях, специфика взаимодействия с участниками.

Работа со зрителями

Я не видела еще ни одного мероприятия, когда бы не возникали технические вопросы связанные с подключением. Если есть ресурсы, то хорошо бы организовать техническую поддержку, которая будет помогать пользователям справляться с их сложностями. Если ресурса нет, то придется все взять в свои руки или делегировать коллегам, иначе вы рискуете погрязнуть в волне негатива в комментариях к трансляции.

Заранее подготовьте и направьте участникам: 

• памятку по подключению к платформе и ее использованию,

• FAQ с наиболее часто-задаваемыми вопросами,

• информацию о времени предоставления ссылки для подключения,

• дедлайны предоставления записей и иных материалов мероприятия,

• контакты поддержки, которая сможет помочь по техническим вопросам подключения. 

Оформление эфира

У вашего мероприятия уже есть определенный визуальный бренд-бук. Осталось имплементировать это в эфирную графику. Для этого запросите список необходимых графических элементов для оформления события и с помощью дизайнеров отрисуйте всю необходимую графику, анимацию, титры, заглушки и проч. Если у вас нет дизайнера, перепоручите это подрячику по трансляции.

Кроме визуальной составляющей также согласуйте аудиоряд на время перерывов, отбивки на выход спикеров. Не забудьте обсудить авторские права. 

Риски и форс-мажоры

Все, что может пойти не так, обязательно пойдет не так. И вам надо быть к этому готовым. Поэтому соберитесь с командой и заранее решите, что будете делать если: 

• отвалился Интернет на площадке, у спикера, у модератора

• сломалась платформа

• произошла хакерская атака

• пришло большее количество участников, чем вы рассчитывали и платформа не тянет

• не запускается презентация

• проблемы со звуком у спикеров / модераторов

• у участников нет или зависает видео / звук

• не работает чат

• и так далее

Рисков может быть великое множество и, увы, сколько бы предварительных репетиций вы не проводили, некоторые из них могут реализоваться. Но имея согласованный протокол действий, вы сможете справиться и большинством из них с наименьшими потерями.

Ксения Казакова

HR-проекты / Employer Brand / DevRel