Сеть кофеен — это текучка, гибкие графики, подмены, совместители и десятки локаций. А если считать зарплату вручную, это еще и боль. Особенно когда всё построено на Excel: где-то не проставили смену, забыли штраф, не учли роль. На связи Анна Астахова, директор по развитию ИТ-интегратора «Белый код». Рассказываю, как мы автоматизировали расчёт зарплаты в сети кофеен, в которой более 150 сотрудников и нестандартизованной системой мотивации.

С чем обратился заказчик

Клиент — владелец сети кофеен, которая постоянно развивается в Центральном Федеральном округе и начинает заходить в южный регион России . Персонал постоянно меняется, графики нестабильны. Для расчета зарплаты использовался Excel. Одна огромная таблица большим количеством формул. Там были и табели, и мотивация, и переработки, и бонусы. Работать в такой схеме можно. Вопрос в цене ошибки и трудозатратах. Все это требовало ручной обработки. Ошибки были и они стоили нервов.  Ниже частично представлена таблица Excel, которой пользовался заказчик.

Что мы сделали

1. Ввели автоматический учет рабочего времени

Заработная плата начисляется сотрудникам за отработанные часы. До автоматизации учет всего времени мог отличаться от реальности, так как велся вручную. Чтобы исключить человеческий фактор, был установлен контроль прихода-ухода по картам и отпечаткам. Данные об отработанном времени каждого сотрудника в разрезе торговых точек передаются в УПО, где отражаются в табеле учета рабочего времени.

2. Автоматизировали расчет зарплаты по факту

До автоматизации зарплата рассчитывалась в 1С:ЗУП по классическому графику 5/2, будто все работают в офисе с девяти до шести. Но в реальности ни один сотрудник так не работал. Кто-то выходил 2/2, кто-то 1/3, некоторые вообще работали «по звонку» на нескольких точках сразу. Добавьте к этому совместительство, разные должности у одного человека, премии и штрафы — получается хаос.

Мы полностью перешли на оплату по фактически отработанным часам сотрудника в разрезе должности и торговой точки. Сотрудник может в течение месяца работать в нескольких торговых точках и на нескольких должностях. При этом ставки одного сотрудника различаются в разрезе должностей.

С целью сделать систему расчета зарплаты прозрачной и понятной в документе «Начисление ЗП» реализована подробная детализация по каждому сотруднику.

По просьбе заказчика мы реализовали для управляющего возможность ручного отражения в табеле УРВ сумм премий и штрафов сотрудникам. Для этого в документе появились две закладки:

●       Удержания — с указанием статьи, суммы и чекбоксом «учитывать/не учитывать штраф при расчете ЗП». Это работает когда не нужно удерживать сумму штрафа за опоздание, если сотрудник вышел в другую смену отработал это время. При этом для отчетности информация в документе остается.

●       Премии — аналогично: можно вручную добавить бонус за замену, за переработку, за закрытие смены в экстренной ситуации.

Кроме того, реализован автоматический расчет премий сотрудникам за выполнение KPI в рамках системы мотивации.

Теперь расчет зарплаты – это точная, прозрачная и гибкая система, которую легко адаптировать под любые изменения в бизнесе — от ввода новой роли до изменения системы мотивации.

3. Реализовали пользовательские настройки

Мы сделали систему гибкой, чтобы при изменении условий (например: компенсации питания сотрудников, системы мотивации, начисления дополнительных выплат) не требовались дополнительные доработки. В системе реализован интуитивно понятный пользовательский интерфейс, где заказчик своими силами устанавливает настройки:

·        компенсации питания;

·        компенсации НДФЛ;

·        дополнительных выплат за сверх часы;

·        оплаты совместительства;

·        учета отработанных часов окладников и др.

На основании данных настроек система делает расчет зарплаты.

Без возможности оперативно менять настройки расчета такая система просто не удержалась бы на плаву. А у клиента бизнес, в котором «шторм» происходит каждую неделю: новый сотрудник, новый график, новое условие мотивации.

4. Реализовали частичную компенсацию НДФЛ

В общепите одна из проблем — текучка и нехватка кадров. Чтобы удержать людей, собственник экспериментирует с мотивацией сотрудников, одна из них — компенсировать сотруднику НДФЛ полностью или частично. Мы добавили возможность задавать:

• процент компенсации;

• максимальную сумму;

• схему компенсации (фикс или процент).

Все настройки пользователь устанавливает в 1С:УПО, здесь же происходит предварительный расчет ЗП, информация автоматически передается в 1С:ЗУП, где происходит начисление зарплаты.

5. Настроили интеграцию между УПО и ЗУП

Начисления из УПО передаются в ЗУП как «премии» — так сохраняется гибкость расчета и начисления зарплаты. Учитываются все особенности: НДФЛ, совместительство, физлица. Интеграция избавила собственника от рутины, снизила вероятность ошибок и сделала расчеты быстрее: теперь от табеля до ведомости — один шаг.

Результат

• Ушли от Excel.

• Расчет ЗП автоматизирован.

• Ошибки сведены к минимуму.

• Система учитывает все нестандартные случаи: от подработок до компенсации налогов.

Автоматизировать расчеты в динамичном бизнесе можно. Главное, погружаться в детали, строить архитектуру с запасом гибкости и не бояться доработок после релиза. Мы прошли этот путь и теперь делимся опытом.