Приходилось ли вам выискивать изменения во вроде бы одинаковых документах вручную? А многостраничные договоры вычитывать доводилось? А если их бывает по 10 штук в неделю?

В случае с документами одного формата проблем быть не должно, в приложении можно сравнить 2 версии и найти изменения. Но что делать с разноформатными экземплярами?

Вручную: трудно, долго, дорого, с ошибками

С договорами в компаниях работают специалисты разного профиля, не только юристы. Однако устают от «глазной» вычитки объемных документов они примерно одинаково. Засыпает бдительность — просыпается человеческий фактор, и расхождения в документах ускользают от специалиста. Цена ошибки для компании может быть разной: от некритичной неустойки до многолетнего дорогого разбирательства в арбитраже.

Помимо рисков, связанных с условиями договоров, есть другая проблема, которую замечать не всегда принято. На скучную, дотошную ручную работу по проверке документов уходят космические объемы человеко-часов. И если в небольших компаниях нет потребности делегировать сравнение версий договоров машине, то на крупных предприятиях, где количество новых договоров может доходить до 100 в месяц, такая автоматизация целесообразна.

AI-сервисы сделают всё за вас

Так совпало, что в системе Directum СЭД+ со встроенным ИИ есть возможности автоматического сравнения документов разных форматов. Функции эти основываются на механизмах искусственного интеллекта, которые встроены в систему. Обо всем по порядку.

Интеллектуальные сервисы работают с текстовой информацией. Они находят и заносят входящие документы в систему, маршрутизируют их, определяют ответственного и др. Одна из областей их работы — сравнение документов разных форматов.

Чтобы найти отличия в вордовской и PDF-версии, человек внимательно читает оба текста. Офисные приложения обычно «понимают язык» только своего формата.

Интеллектуальные инструменты Directum СЭД+ снимают это ограничение — они извлекают так называемый текстовый слой из обеих версий документа, делая его доступным для машинного прочтения и поиска расхождений.

Важно! AI-сервисы в Directum СЭД+ «дружат» с форматами PDF, DOCX, DOC, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF.

Как это работает

На панели действий в карточке документа (или в контекстном меню) можно выбрать, с чем документ сравнивать — с его версией либо с другим документом. В открывшемся окне нужно задать параметры:

Система сообщит о старте сравнения и через короткое время выдаст ссылку на результат:

По умолчанию система будет хранить эти данные в течение трех рабочих дней. Результат сравнения представляет собой PDF-отчет, в котором найденные различия выделяются цветом. Желтым — текст изменений:

Зеленым — добавленный текст:

Красным — удаленный текст:

Если документы не отличаются между собой или, наоборот, абсолютно разные (по ошибке выбрали не тот документ), результат не сформируется.

Что под капотом

Механизмы интеллектуальной обработки документов Directum СЭД+ основаны на технологиях OCR (оптического распознавания символов), NLP (обработки естественного языка), Deep Learning (глубокого обучения для распознавания текста, анализа изображений и обработки неструктурированных данных).

Генеративный искусственный интеллект (LLM - большие языковые модели, RAG - генерация, дополненная поиском) используется в системе для:

• создания бизнес-контента: тексты для писем, служебных записок, повесток совещания;

• подготовки аннотаций к документам;

• нормоконтроля документов на основе правил компании;

• вопросно-ответного поиска по документам и базам данных;

• выполнения функций ИИ-ассистента.

Подробнее - на странице архитектуры ИИ от Directum.

Как это помогает

Снижаются трудозатраты на сверку документов, нивелируются риски человеческих ошибок, а у сотрудников появляется еще один повод любить свою компанию.

Становится проще определить, что изменилось в тексте с последнего круга согласования — без ресурсоемких вычиток и проверок.

Узнайте обо всех фишках Directum СЭД+.