Иногда нам пишут, что после внедрения таск-трекера работать стало только сложнее. Задач прибавилось, регламентов тоже, а времени на работу почему-то стало меньше.

Мы решили представить самое неудачное внедрение в истории. С бюрократией, бесконечными совещаниями и одним Петровичем. Все персонажи вымышлены. Кроме Петровича. Петрович, кажется, есть в каждой компании.

Можно читать под минус Кровостока.

---

Петрович позвал меня в кабинет и молча положил на стол лист А4.

На листе — распечатанная задача из таск-трекера. Обведена ручкой, сверху подпись Петровича, снизу резолюция: «В работу».

— Это что? — спрашиваю.

— Задача. Я тебе отписал. Ты за неё ответственный.

— Петрович, зачем ты её распечатал?

— А как я тебе её подпишу?

— Она же электронная.

— И что теперь, без подписи работать?

Петрович был совершенно серьёзен. Для него задача без подписи оставалась просто текстом на экране. Я тогда ещё не понимал, что это далеко не самая большая проблема нашего внедрения.

Но обо всём по порядку.

День 1. Идея на премию

Пару лет назад я работал сисадмином в одной госконторе. С управлением задачами у нас всё было хорошо. Даже слишком. Для этого использовали 1С, Excel, Word, ежедневники, Telegram и магнитную доску Петровича.

Петрович — замдиректора, человек старой школы. Утром ставил задачу устно, в обед присылал уточнения в Telegram, вечером звонил узнать, почему ещё не готово.

Если задача была особенно важной, он записывал её на магнитной доске. Если очень важной — красным маркером. Маркер периодически пропадал. Вместе с приоритетами.

В других отделах дела обстояли примерно так же. Один мужик вообще ничего не записывал. Говорил, что всё помнит. Когда он ушёл в отпуск, вместе с ним уехала половина документооборота. Я решил положить этому конец.

Предложил внедрить систему управления проектами YouGile. С досками, задачами, ответственными и сроками. Чтобы можно было открыть одну страницу и понять, кто чем занят, а не бегать по кабинетам в поисках человека, который помнит, что мы вообще собирались делать.

• Гипотеза первая: работать станет проще.

• Гипотеза вторая: мне дадут премию.

Руководство идею одобрило. Я настроил несколько досок, раздал доступы, собрал начальников отделов и показал, как создавать задачи, назначать ответственных и передвигать их между колонками.

Всё выглядело просто: «Нужно сделать» → «В работе» → «Готово». Даже Петрович сказал, что удобно. Мужики кивали. Я принял это за согласие.

День 2. Telegram победил

Утром открыл таск-трекер. Три задачи.

Открыл Telegram. Сорок семь сообщений, двенадцать поручений, пять голосовых от Петровича и фотография кота из бухгалтерии. Пошёл выяснять.

— Мужики, а почему задачи в трекер не ставим?

— Так мы же в Телеграме всё обсудили.

— Для этого трекер и внедряли. Чтобы всё было в одном месте.

— А в Телеграме удобнее.

— Чем?

— Там писать можно.

Открыл задачу в таск-трекере, показал встроенный чат.

— Вот здесь можно писать, файлы отправлять. Всё прямо в задаче. Ничего не теряется.

— А если мне нужно сразу всему отделу написать?

Показал групповой чат.

— А если документ приложить?

Приложил.

— А если голосовое?

Продемонстрировал.

— А если я просто позвоню?

Тут аргументы закончились. Мужики снова кивали. К вечеру в Telegram появилось ещё двадцать поручений.

Хотел заменить шесть систем одной. В итоге стало семь — цифровизация шла полным ходом.

День 7. Это общее дело

Петрович решил навести порядок с ответственными.

Собрали совещание. Объяснили, что у каждой задачи должен быть исполнитель. Один конкретный человек, с которого можно спросить результат.

Через два часа обнаружил, что в половине задач ответственным указан весь отдел.

— Петрович, так не работает. Нужен конкретный человек.

— А у нас коллективная ответственность.

— Если отвечают все — значит, не отвечает никто.

— Это ты сейчас коллективу скажи.

Попробовал объяснить на примере.

— Допустим, нужно подготовить отчёт. Кто отвечает?

— Отдел аналитики.

— А конкретно?

— Начальник отдела.

— А кто делает?

— Специалисты.

— Так кого ставить ответственным?

Петрович задумался.

— Давай тебя. Ты же систему внедряешь.

— Петрович, я же не могу отвечать за работу пяти отделов.

— А ты контролируй.

— А кто будет работать?

— Отделы.

Логика была безупречная. К вечеру на мне висело четыреста задач из пяти отделов. Впервые за неделю таск-трекер начал показывать реальную картину: во всём виноват я.

День 11. Философия задач

Ко второй неделе возник вопрос, который до внедрения никого особо не волновал: что вообще считать задачей?

Раньше Петрович говорил: «Поменяйте картридж». Админ шёл и менял картридж. Теперь специалист спрашивал:

— А мне это в трекер заносить?

— Ну да.

— А если бумагу в принтер добавить?

— Нет.

— А если картридж закончился, но я его потряс и он ещё печатает?

Вопрос оказался сложнее, чем я предполагал. Собрали совещание. Полтора часа обсуждали, где заканчивается обычное поручение и начинается полноценная задача. Петрович предложил считать задачей всё, что занимает больше часа.

— А если пятьдесят девять минут?

— Не задача.

— А если час и минута?

— Задача.

— А если две задачи по полчаса?

Петрович задумался. Так у нас появились подзадачи. Я идею поддержал. Заодно предложил добавлять описания, сроки, приоритеты и учитывать время выполнения. Хотелось наконец понять, куда у нас уходит рабочий день.

Через пару дней написал инструкцию. На четыре страницы. С картинками. Добавил её в таск-трекер отдельной задачей. Назвал «Инструкция по работе с таск-трекером». 

Первым комментарием Петрович попросил прислать её в Telegram. Я был доволен. Наконец-то появился порядок.

Петрович тоже освоился и решил лично заняться приоритетами.

— У нас всё одинаковое. Непонятно, что важнее.

Я показал, как ставить стикеры. Можно было отмечать срочные задачи и быстро находить их на доске. Петрович выбрал «Очень важно».

Через час у нас было семнадцать очень важных задач. На следующий день — двадцать шесть. Тогда Петрович предложил добавить ещё один приоритет. Для задач, которые нужно сделать раньше важных.

Я предложил назвать его «Петрович».

— Не надо имён, — сказал Петрович. — Назови «Особый контроль».

Через час под особым контролем оказались все задачи Петровича. Мужики тоже не отставали. Научились раскрашивать задачи разными цветами. Зачем — не знаю. Я об этом не просил.

День 16. Сигаретная цифровизация

На третьей неделе заметил странную вещь. Каждое утро между 8:30 и 9:00 в системе появлялось по тридцать-сорок задач. Из разных отделов, с правильными названиями, описаниями, сроками и ответственными.

Я сначала подумал, что победил. Потом посмотрел историю изменений. Почти все задачи создавал один человек. Нашёл его за компьютером. Мужик сидел и методично заносил поручения в трекер. Рядом лежал блокнот с фамилиями.

— Ты зачем за всех задачи создаёшь?

— Они просят.

— А сами?

— Боятся.

— Чего?

— Неправильно оформить.

На столе лежали три пачки сигарет, коробка конфет и банка растворимого кофе.

— Это что?

— Благодарность.

Оказалось, мужики организовали собственный центр цифровых компетенций. За сигареты, конфеты и человеческое спасибо. 

Я хотел, чтобы каждый самостоятельно работал в системе. Вместо этого получил человека, через которого проходило 80% задач организации. У нас появился CTO таск-трекера. С зарплатой в «Яве».

Через пару дней он заболел. В системе не появилось ни одной новой задачи. Петрович собрал экстренное совещание. Решили дождаться выздоровления цифровизации.

День 28. Я построил монстра

Внезапно мне прилетела срочная задача. Нужно было заменить картридж в кабинете директора. Работы минут на десять.

Открыл таск-трекер, создал задачу, выбрал себя ответственным. Поставил дедлайн и приоритет «Особый контроль», потому что директору нужно было срочно распечатать документы.

Заполнил описание. Добавил подзадачи: «Проверить модель картриджа», «Получить картридж», «Установить картридж», «Проверить печать».

Перевёл задачу в статус «В работе». Покрасил в красный цвет. Запустил таймер.

Посмотрел на часы. Прошло одиннадцать минут. Картридж я ещё не поменял. Зато задача была оформлена безупречно. Открыл инструкцию. Проверил, всё ли сделал правильно. Всё правильно. Можно было приступать к работе.

Я вспомнил мужика с сигаретами, Петровича с распечатками и полуторачасовое совещание о том, что считать задачей. Кажется, главным бюрократом в этой истории был не Петрович.

День 40. Операция «Отмена»

Я решил провести вторую цифровую трансформацию. На этот раз — отменить первую.

Выкинул почти весь регламент. Убрал обязательные описания, таймеры, цвета и половину статусов. Оставил задачу, ответственного и срок. Петрович спросил, зачем мы тогда месяц всё это внедряли. Я сказал, что это был пилотный проект.

Петрович одобрительно кивнул. Слово «пилотный» ему понравилось.

Взяли один отдел, одну доску и три колонки: «Нужно сделать» → «В работе» → «Готово». Показал троим мужикам, как создавать задачи, двигать их по доске и писать в чате. На всё ушло десять минут.

Остальные тридцать девять дней мы потратили на то, чтобы понять, что этого достаточно. Через пару недель доска начала заполняться задачами. Без сигарет, специально обученного человека и ежедневных совещаний. Петрович даже перестал распечатывать задачи.

Через месяц я подготовил отчёт о внедрении. Написал, сколько процессов перевели в систему, сколько сотрудников подключили и сколько времени удалось сэкономить. Отправил Петровичу. Через час он позвал меня в кабинет.

— Молодец. Хорошо поработали.

Я уже мысленно потратил премию.

— Только отчёт распечатай. Я подпишу.

Премию не дали.

Зато Петрович предложил внедрить электронный документооборот. На следующий день мне принесли приказ о назначении ответственным за цифровую трансформацию.

Приказ был написан от руки.

---

Система управления проектами YouGile бесплатна для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.