Если вы до сих пор пытаетесь выстроить нормальную работу в таск-трекере — расслабьтесь. Это скучно и неблагодарно.

Гораздо интереснее разобраться, как использовать его по-настоящему — так, чтобы убить процессы, мотивацию и нервы команды.

Я собрал 11 самых проверенных способов. Хотите такой же эффект — достаточно пары пунктов из списка.

№1. Найдите самый навороченный софт

Идеальный трекер — тот, где интерфейс вызывает панику, а функционал напоминает швейцарский нож. Пусть половина опций так и останется нетронутой, главное, чтобы инструмент выглядел солидно и создавал ощущение большого, серьёзного процесса.

№2. Не тратьте время на демо и тесты — сразу покупайте подписку

Не слушайте тех, кто предлагает посмотреть обзор или демо. Это для нерешительных.

Если сервис особенно гордится своей «мощной техподдержкой», — отличный знак. Вам действительно придётся вникать, а это повышает дисциплину.

И, конечно, никаких пробных периодов — они только мешают почувствовать магию первого дня, когда люди открывают систему и начинают думать про увольнение.

№3. Постройте «идеальный процесс» заранее

Не подключайте команду слишком рано. Вы точно уверены, что ваш процесс уже идеален? Лучше спокойно нарисуйте красивую схему, добавьте побольше этапов, пропишите каждое согласование и обязательно составьте подробный регламент.

Реальная работа у вас, конечно, проще. Но мы же здесь за эффективностью.

№4. Ставьте дедлайны везде

Если у задачи нет даты — её не существует. Поэтому ставьте дедлайны на каждый пункт в чек-листе: «уточнить», «посмотреть», «подумать» и т.д.

Конечно, половина этих задач не требует никакой срочности, но кто сказал, что это важно? Главное — чтобы доска была красной. Когда у людей всё горит, они меньше спорят и быстрее работают.

№5. Пригласите всех подрядчиков в общий проект

Не усложняйте себе жизнь ролью и доступами — зовите всех подрядчиков прямо в рабочее пространство. Пусть видят внутренние обсуждения, незакрытые бэклоги и корпоративные материалы — сразу почувствуют себя ближе к команде.

Если после этого сотрудники начнут писать друг другу в личку или в телеграм — ничего страшного. Значит, у вас появляется естественный фильтр, что куда писать.

№6. Используйте трекер для контроля, а не для работы

Работать лучше в чатах, команда и так там сидит всё время. Так что коллеги точно увидят ваши срочные сообщения в 23:35. А в трекер заходите раз в неделю: заносите туда задачи «для галочки», чтобы видеть цифры, статусы и отчётность. 

Обновляйте доску так, чтобы на ней всё выглядело чуть лучше, чем в жизни. Так и команда спокойна, и начальство лишний раз не лезет с вопросами. 

№7. Автоматизируйте всё, что движется

Подключите все триггеры: автопереносы, автоназначения, массовые уведомления. Это всё ускорит работу и снимет нагрузку с проджектов. 

Если задача прыгает между колонками без участия коллег — супер, автоматизация работает. А если исполнители не понимают, что вообще происходит на доске — значит, пора добавлять ещё один сценарий. 

№8. Обсуждайте задачи в мессенджере

Если нужно что-то решить — делайте это сразу, в том канале, который удобен в моменте. Получилось договориться — отлично, идём дальше. А оформить детали в системе можно потом, когда появится время.

Если кто-то жалуется, что информация теряется или дублируется — их проблемы, надо привыкать к темпу работы. 

№9. Не захламляйте карточки задач

Описание задачи должно быть лёгким и лаконичным — не больше двух предложений. При вашей загрузке вы вряд ли успеете расписать подробнее, есть дела поважнее. 

Желательно оставить в карточке что-то универсальное в духе «Сделать всё по красоте» или «Разобраться до завтра». Так команда останется в тонусе, творчески интерпретирует смыслы и придёт к неожиданным решениям. 

№10. Ставьте все теги на все карточки

Не жалейте меток — задача должна быть описана со всех сторон. Срочность, источник, тип, направление, зона ответственности, продуктовая ветка, приоритет, формат, риск, подтип риска — всё важно. Если поле есть, его надо заполнить.

Пусть карточка выглядит как новогодняя ёлка, зато будет ощущение, что вы держите процесс под контролем и точно ничего не упустите.

№11. Не разбирайте бэклог — чем больше идей, тем лучше

Бэклог — это живая история команды, трогать его опасно. Каждая старая идея или забытая гипотеза может когда-нибудь выстрелить. Да, список растёт, но в этом тоже есть польза: команда видит, насколько глубока и масштабна её работа. 

Приоритизация, конечно, превращается в лотерею, зато какая интрига. И вообще, если что-то пролежало полгода, значит, оно выдержало проверку временем. А что выдерживает время — то заслуживает остаться ещё. 

Что ещё можете порекомендовать? Поделитесь в комментариях.

После всех этих советов может возникнуть странное желание — поработать нормально. YouGile подходит и для этого. Команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — бесплатно и навсегда.