В 18:45 ко мне подошла HR с планшетом и спросила, что я сегодня сделал. Это был уже третий допрос за день, чтобы доказать, что я не просто грею стул перед монитором. Это зарисовка из одной небезызвестной компании, где я работал.

Каждую неделю на статусы, фоллоуапы и дейлики уходили часы. В это время можно было доделать фичу или хотя бы пообедать не у монитора.

Став проджектом, я первым делом решил выжечь такой идиотизм, а затем разобраться, чем его заменить. 

В статье расскажу о самых нелепых форматах отчётности, которые я встречал, покажу, чем их можно заменить, и разберу, какие управленческие ошибки запускают подобные практики.

Самые абсурдные формы отчётности, которые я видел

Начну с офисного фольклора. У каждого, кто работал в найме, найдётся отборная история про отчет начальнику.  Собрал свои кейсы и несколько трешовых историй от знакомых и показываю, какими инструментами их можно заменить.

Таблицы с отчётами

Это те самые, о которых писал выше. Формат был жёстко регламентирован: в таблице эксель на день были проставлены часы с 9:00 до 18:00. В каждой клетке нужно было заполнить, что именно я делал в этот час. Например: «11:00 — созвонился с шефом», «12:00 — участвовал в планёрке по проекту N». Пустых ячеек быть не могло.

Чтобы никто не забывал, по офису каждые пару часов ходили HR или стажёр. Останавливали прямо за столом: «Чем сейчас занимаетесь? Занесите в таблицу». Если не заполнил, к концу дня напоминали снова, пока не внесёшь все часы.

Вот как отзывался бывший коллега об этой практике.

Чем заменить. Очевидно, такие таблицы не нужны. Чаще всего за попытками всё фиксировать и контролировать у руководителей скрывается потребность реально понимать, что происходит в разных проектах. В этом случае лучше подойдут отчеты, которую увеличивают прозрачность, не добавляя ненужно контроля.  Покажу на примере YouGile.

Чтобы видеть в реальном времени происходящее по нескольким проектам одновременно, я использую сводки. 

Это отчеты прямо на доске, которые собирают любые задачи по заданным критериям из всех проектов. 

Доска со сводками в системе управления проектами YouGile
Доска со сводками в системе управления проектами YouGile

Я, например, регулярно заглядываю:

  • в сводку всех задач, у которых горит дедлайн; 

  • в сводку задач, требующих срочного вмешательства;

  • в сводку задачи по конкретному сотруднику; 

  • и в сводки задач с очень активным обсуждением.  Много комментариев в чате -  частый признак, что стоит подключиться и помочь разобраться.

Так из сводок я создал систему мониторинга за проектами, которая позволила отказаться практически от всех других отчетов, которые бесят команду.  

Отчетные зумы всей команды

У нас по пятницам весь отдел из 30 человек собирался в зуме «чтобы быть в одном инфополе». Каждый пересказывал, что делал всю неделю, и когда очередь доходила до середины списка, остальные уже едва помнили, что вообще делали.

При этом большая часть рассказов была про задачи, к которым остальные вообще не имели отношения.

Нашёл даже отзыв про ту компанию. Как я понял, ничего не изменилось:

Чем заменить: 

  • Регулярными короткими созвонами внутри команды. Встречи ограничить 15–30 минутами, чтобы быстро пройтись по незакрытым задачам, уточнить статусы и решить организационные вопросы.

  • Демо раз в месяц для синхронизации с другими отделами. При этом задать такие правила: выходят только спикеры от каждой команды, заранее готовят речь минут на 10 и показывают результаты. Так все понимают, чем живут коллеги, но встреча не превращается в многочасовой отчётный марафон.

Видеодневники

В одной компании раз в неделю нужно было кидать кружок в общий чат, который дословно назывался «Чего я достиг». 

Бедные джуны, которые ещё со скрипом проходили онбординг, старались говорить серьёзно. Лиды откровенно стебались. 

Изначальная идея была в том, чтобы научиться коротко рассказывать о своих результатах. Лично я записал где-то 16 видео, которые, я почти уверен, никто не посмотрел кроме меня самого. 

Чем заменить. Этот формат вообще не про отчёты, поэтому его лучше перенести туда, где он действительно уместен — в one-to-one встречи. В личном разговоре сотрудник может рассказать, что нового понял, что вызывает трудности или беспокойство. 

Стихийные срочные отчеты

Это отдельная категория — когда отчёт рождается буквально из воздуха. Например, к тебе может подойти фаундер, заметив, что ты слишком долго пьёшь кофе во время обеда, и внезапно попросить расписать, чем занимался всю неделю и какие показатели эффективности можешь предъявить.

Или, как в одной истории с форума (ниже), начальник заметил «не ту позу» на рабочим месте и тут же выдал задание написать, что человек делал весь месяц.

Чем заменить. Ничем, искоренить эту неадекватную практику. Если у человека появляется ощущение, что ему не доверяют, это хуже любого формата отчётности. 

Квартальные отчеты

Про них я знаю только по рассказам, которые напоминаю малобюджетные хорроры. Мой друг, руководитель департамента в одной известной консалтинговой компании, начинает готовить квартальный в первый день этого квартала. По его словам, с помощью отчета можно увеличить премию, выбить дополнительный бюджет,  насолить другому департаменту (перекинуть на них провалы). Короче, правильный отчет — главный результат работы. 

Чем заменить. Операционку по конкретным сотрудникам проще выгрузить из трекера — там и так видно, сколько задач закрыто, где просрочки и какие проекты зависли.

Отчеты в YouGile формируются автоматически
Отчеты в YouGile формируются автоматически

А вот для руководителей квартальный отчёт должен держаться на заранее заданных KPI, которые влияют на стратегию. Выглядит это так:
— цель;
— что сделано;
— что не получилось и почему;
— планы на следующий квартал.

P.S. В госкомпаниях, конечно, так не работает, поэтому надо смириться с тем, что это специфика сферы.

Чаты с фоллоуапами 

Распространённая история, я с этим столкнулся в одной веб-студии. Каждый день начинался со статус-апдейтов после встречи и ими же заканчивался. Проблема в том, что многие задачи тянулись по несколько дней или неделю. Получалось, что ты пишешь одно и то же изо дня в день. 

Формально это, конечно, не «отчеты», а инструмент синхронизации. Но в реальности это выглядело именно так. Руководитель проходил и пролайкивал все сообщения. Половина команды высасывала апдейта из пальца и выдавали пятиминутный созвон за «координацию между командами».

Чем заменить. По сути, любая канбан-доска в любом таск-трекере уже выполняет роль фоллоуапа: на ней видно, какие задачи заведены, кто отвечает и что сейчас в работе. Если нужно уточнить детали, достаточно отфильтровать задачи по параметрам и сразу получить картину. А в отчётах можно посмотреть результат по команде — сколько тасок закрыто, сколько просрочено и что зависло.

Правило простое: сначала смотрим данные в системе, и только если они поднимают вопросы — идём уточнять у людей.

Фото с рабочего места

Коллега рассказывал, что в некоторых стартапах требуют скрины экрана, чтобы фаундер видел, что ты честно сидишь над кодом.

Чем заменить. Знаю, что в некоторых сервисах можно фиксировать активность сотрудников, но, на мой взгляд, практика очень противоречивая. За своей командой предпочитаю не устраивать слежку и вам не советую.

Отчёт после каждой задачи 

Об этом рассказала моя девушка, которая раньше работала в продажах. В магазинах сети стояли камеры с микрофонами. Как только уходил покупатель, девушке звонила руководитель отдела продаж и требовала отчитаться по диалогу с клиентом. 

Чем заменить. Ситуация, когда менеджер подбегает после каждой закрытой задачи с вопросом «а что ты сделал», — это классический микроменеджмент, который демотивирует команду. 

Если возникают вопросы по качеству, лучше раз в пару недель проводить встречи: разбирать кейсы, обсуждать удачные и спорные моменты, давать обратную связь. Это инструмент повышения уровня работы и дообучения, а не отчётности, и относиться к нему стоит именно так.

Почему отчёты часто работают против команды 

На прошлом разделе можно было бы остановиться — вот список самых странных форматов и нормальные альтернативы. Но это только примеры. За ними стоят более общие ошибки менеджеров, которые и порождают системные проблемы с отчётностью.

Я выделил, на мой взгляд, две самые главные ошибки. Теперь хочу показать, к каким сценариям они приводят и как эти сценарии в итоге сказываются на команде, управленческих процессах и компании в целом.

Ошибка 1. Любые инструменты планирования и синхронизации по привычке превращают в отчёты, сводя всё к тупому контролю.

В результате:

1. Отчётов становится слишком много. 

Каждый отчёт — это отдельная когнитивная нагрузка. Нужно вспомнить детали, проанализировать, оформить определённым образом, перепроверить и потом ещё разобрать комментарии. На это уходит время, которого и так не хватает на основную работу. В результате задачи сдвигаются, копится раздражение, и появляется фоновое беспокойство из-за того, что всё время ничего не успеваешь. 

Нашёл ещё цифры, которые совпали с моими наблюдениями: когда обмен статусами становится чрезмерным, люди начинают ошибаться примерно на треть чаще обычного. 

2. Отчёты подменяют собой результат. 

У моего знакомого менеджера по продажам ключевым показателем считалось количество звонков, а не количество сделок. То есть он мог закрыть план по продажам, но в отчётах оставался «слабым сотрудником», потому что обзвонил только половину клиентской базы.  

Если метрики подстраиваются под контроль ради контроля, люди неизбежно начинают работать «на форму». В литературе это называют парадоксом производительности

3. Отчёты становятся ритуалом ради галочки. 

Когда отчёты ничего не меняют и никто их по-настоящему не читает, они воспринимаются как чистый микроконтроль. В результате люди теряют мотивацию, накапливается усталость, а это уже прямая дорога к выгоранию.

Но бывают ситуации хуже, когда отчётность оборачивается против сотрудника. Например, на перформанс-ревью коллег просят писать отзывы и обещают анонимность. Человек может честно отметить, что с каким-то руководителем сложно работать. А потом выясняется, что этот руководитель видит комментарии. В такой ситуации отзыв может ударить по автору: закрыть дорогу к повышению, лишить премии или закрепить за ним репутацию «конфликтного» сотрудника.

Ошибка 2. Менеджеры пытаются с помощью отчётов, которые для этого не годятся, добиться прозрачности и эффективности. 

К чему это приводит:

1. Отчёты превращаются в свалку данных.

Привычное управленческое желание — контролировать всё и сразу. Кажется, что если собрать как можно больше информации, будет меньше рисков. На самом деле эта практика скатывается либо в бюрократию, либо в имитацию деятельности. 

2. Отчёты не отражают вклад сотрудников. 

Отчётность должна отличаться для разных грейдов. Джунам важно фиксировать, как они учатся и привыкают к работе. Мидлам — показывать выполнение задач в своей зоне ответственности. Руководителям — результаты команды и достижение верхнеуровневых целей.

Но на практике менеджеры часто берут одну форму «на всех» и думают, что теперь у них единая картина по компании. Возвращаясь к примеру с табличкой эксель: для компании мало пользы от того, что и джуны, и тимлиды тупо фиксируют свои задачи.

5. Отчёты заменяют работу с корпоративной культурой. 

Они становятся способом закрыть глаза на более глубокие проблемы. И вместо того чтобы обсуждать конфликты, договариваться о правилах работы или развивать взаимодействие между коллегами, менеджеры вводят ещё одну форму.

Вместо вывода

Тезисы, которые я изложил выше, стали для меня опорной точкой в понимании, куда не нужно скатываться при управлении своими проектами. 

Без отчётов, конечно, не обойтись. Это важный инструмент контроля, а контроль — основа любого менеджмента. Но я считаю, что нужно стремится не идеальной отчетности, а к здоровой прозрачности в работе команды. 

Надеюсь, мои идеи кому-то пригодятся. 

А что вы думаете про отчёты? Писали рассказы о том, как провели рабочий день? 

Комментарии (110)


  1. gotch
    21.08.2025 05:23

    Сегодня отчет можно поручить составить нейросети. И читать его, вероятно будет тоже нейросеть.


    1. aMen01 Автор
      21.08.2025 05:23


      1. gotch
        21.08.2025 05:23

        Оно и в Ollama может. Большая модель на моей карте не запустится, но на 32b со скрипом работает.


        1. vsnikolaev
          21.08.2025 05:23

          На отчëт "Что я делал за день" модель и на 3B сгодится =) При том, чисто на CPU


    1. Wwyn
      21.08.2025 05:23

      Ну, мы сами себе такое будущее заслужили, лол


  1. Alexshev92
    21.08.2025 05:23

    Я работал как-то в одной фирме, где внедрили планирование через Redmine. Одно из основных требований было, чтобы к концу недели у тебя обязательно было закрыто 40 часов. При этом ты как бы сам себе ставил задачу, а потом на неё часы записывал. Ну поначалу все более или менее серьёзно проставляли. Однако вскоре обнаружилось, что вообще не важно, что там в задачах написано, главное пресловутая цифра в 40. И всё свелось к задачам вида "работу работал", на которые все часы и записывали.


    1. aMen01 Автор
      21.08.2025 05:23

      Долго это продолжалось?


      1. flagvruki
        21.08.2025 05:23

        А может не прекращалось? Как в анекдоте:

        я знаю эту девочку, она до сих пор ходит в каске и улыбается


      1. Alexshev92
        21.08.2025 05:23

        Я не знаю, я свалил потом оттуда. Ну там такой дурдом был, что это ещё цветочки.


      1. WannaCode
        21.08.2025 05:23

        40 часов


    1. keatis
      21.08.2025 05:23

      Это прям классическая классика. Как только у сотрудника появляется какой-то KPI (и особенно, когда он привязан к премии), со временем сотрудник начинает его хакать и нагибать.

      Надо Х продаж - учитывается вообще всё, даже мелочь. Надо продаж на Х денег - ок, разбиваем крупные сделки на две части, чтобы сильно не превысить kpi на этот месяц, но перенести на следующий. Надо натрекать 40 часов в трекере? Пфф, изи) Можно даже переводы тикетов по статусам трекать на 2-3 минуты - нормально может набежать к концу недели.


      1. falcon4fun
        21.08.2025 05:23

        С продажами порой доходит до идиотизма. Когда ты продал что-то на 100 евро, тебе начинают давать бонусом 200. Столько вопросов, столько вопросов..


    1. falcon4fun
      21.08.2025 05:23

      О. Звучит как моя текущая фирма. Где топ менеджмент дрочит не на закрытую работу, а на отчетики с красивыми часами. Где суть: как раз 160ч в неделю. В итоге получается ситуация: прокладке под названием начальник отдела не интересно ничего, кроме прикрытия своей жопы, чтобы ему не трахали мозг.

      Давно забил на этот идиотизм и принципиально перестал заполнять. Пусть сами в десна сношаются друг с другом.


    1. ZdrasteEtoYa
      21.08.2025 05:23

      Тоже лет 12 назад работал в одной компании, которая тут даже посты размещает. Игорь, привет!

      Такую же историю сделали. Есть дежурства и переработки. Но, их оплачивали только в том случае, если было 40 часов за неделю было выставлено по задачам. Митинг с руководством, созвон с клиентом, составление отчёта, ответы в чате - не тарифицировались. Больше 6 часов фактически протреканного времени не выходило.

      В итоге, потом уже все накидывали время с большииим запасом.


      1. rpc1
        21.08.2025 05:23

        А чем они объясняли, что митинги и созвоны не должны учитываться в ответах по трудозатратам. Тогда надо было прекратить деятельность, которая не учитывается, в вызывает шеф не на митинг, а ты ему ставь задачу в жире сначала, куда время списывать


        1. ZdrasteEtoYa
          21.08.2025 05:23

          Абсолютно согласен с вами. С учётом, что тогда они платили в серую (МРОТ по ГПХ, остальное на счёт) -- то понятно какая там организация внутри. Честно сказать, стало токсично и я достаточно быстро оттуда ушёл, выбил кое-как оставшиеся деньги. Было это лет 12 назад, когда я был ещё зелёный, но даже тогда показались такие условия слишком уж. И хорошо, что так сделал.


  1. RdvaD
    21.08.2025 05:23

    У меня было похожее - заполнение ежедневного отчета в системе. Больше всего меня бесило обязательное поле с предложениями. Я на перовой неделе работы написал туда идею (создание бота для онбординга) и написал "на будущее". Получил ответ от руководителя "почему не сделать прямо сейчас?" Продержался там полтора месяца


    1. aMen01 Автор
      21.08.2025 05:23

      Часто в таких ситуациях это никак дополнительно не поощряется, а если ты в итоге не сделаешь или немного накосячишь — получишь по шапке.


  1. alx_mgr
    21.08.2025 05:23

    Подруга моей жены работала бухгалтером в большом люксовом бренде и их заставляли таблички в Exel раскрашивать по брендбуку. У компании был собственный брендированный цвет, и при заполнении бухгалтерской отчетности нужно было использовать именно этот цвет и цвета, которые правильным образом красиво сочетаются с ним. И когда кто -то использовал случайно другой цвет, были большие проблемы.


    1. aMen01 Автор
      21.08.2025 05:23

      В налоговую они тоже раскраску отправляли?)


      1. aMen01 Автор
        21.08.2025 05:23


      1. Popadanec
        21.08.2025 05:23

        У налоговой свои дебильные отчётики и приколы. Уже много лет прошло, а я до сих пор помню, как они мне парили голову из за одной копейки переплаты в отчёте. Ещё и бумажное письмо за 50 рублей мне ради этого уведомления отправили.


  1. kirakirap
    21.08.2025 05:23

    Это отдельная категория — когда отчёт рождается буквально из воздуха. Например, к тебе может подойти фаундер, заметив, что ты слишком долго пьёшь кофе во время обеда, и внезапно попросить расписать, чем занимался всю неделю и какие показатели эффективности можешь предъявить.

    Классика менеджерской тревожности: «Раз я вкалываю, то и вы должны».

    Когда работала юристом, обед длился 30 минут, потому что официальный рабочий день был с 10:00 до 18:30. Мы с коллегой быстро ели и выходили погулять, чтобы хоть немного разгрузить голову от канцелярщины. К слову, в 18:30 никто домой не уходил, переработки были чем-то вроде негласной нормы, и ранний уход вызывал молчаливое осуждение. Поэтому иногда мы задерживались и приходили с обеда на 10-15 минут позже. После очередной такой прогулки начальница написала мне в вацап, что так делать нельзя и, дословно, «я не сторонник таких мер, но могу ввести учёт задач по часам». С тех пор я стала засекать прогулку по времени и уходить домой ровно в 18:30))

    Как её корежило от удаленки во время ковида — это отдельная история..


    1. aMen01 Автор
      21.08.2025 05:23

      Сейчас переживать из-за удалёнки — уже какой-то архаизм. Но не удивлюсь, если где-то менеджеры ужесточают отчёты для тех, кто работает из дома.


      1. falcon4fun
        21.08.2025 05:23

        Было. Слышал от калек, но сам не видел, что для тех, кто уходил работать на удаленку (даже 1 положенный день) как раз выдавали листик с часами. Или даже за день должен был его заполнить "что будешь делать". (:


    1. MountainGoat
      21.08.2025 05:23

      У меня был начальник, хозяин фирмы, который приходил на работу в 13:00 и сидел там до 21:00 обычно. Он много раз говорил нам в курилке, что ему так удобно, не обращайте на него внимание и так далее, но каждому ходящему вовремя смотрел вслед как брошенный спаниэль.


      1. vesowoma
        21.08.2025 05:23

        Я у такого же работал. Доставал всех, сбежать не успел (ковид). В итоге фирма *0. Не только поэтому, но и по причине "Надо проект СТО на Марсе для пароходов, дай график выдачи проекта сейчас вот прямо сейчас"


    1. Cryvage
      21.08.2025 05:23

      «Раз я вкалываю, то и вы должны».

      Если у менеджера есть время читать такие отчёты, значит он недостаточно загружен.


  1. winkyBrain
    21.08.2025 05:23

    Реклама умнеет, прямо как в Южном парке) а как красиво-то всё начиналось - с боли, знакомой многим. Дальше так и вовсе шик: фольклор, самые распространённые случаи и способы их решения. И всё это ради того, чтобы в одном из решений как бы невзначай написать

    Покажу на примере YouGile

    Всего разок! Ну ладно, два раза - в другом примере нет прямого упоминания в тексте, но есть скриншот и его подпись. Причём именно в этих примерах снова как бы до кучи рассказывается о плюшках, которыми пользуется ни разу не выдуманный герой истории. В других местах этого нет, только там, где автор ссылается непосредственно на продукт компании, в блог которой и писался этот рекламный текст)


    1. DarkHost
      21.08.2025 05:23

      Блин, а я чуть не повелся. Не заметил, что это блог компании, производящей этот продукт, и это обычная реклама.


    1. Jack-Smith
      21.08.2025 05:23

      Каждый сам выносит для себя мораль из текста. Здесь действительно поднимается важная проблема. Если вы видите здесь лишь одну рекламу, то очень жаль, что вы настолько ограничены.


      1. bromzh
        21.08.2025 05:23

        А насколько ограничены вы, если видите в этой статье что-то кроме рекламы? Давайте меряться!