В 18:45 ко мне подошла HR с планшетом и спросила, что я сегодня сделал. Это был уже третий допрос за день, чтобы доказать, что я не просто грею стул перед монитором. Это зарисовка из одной небезызвестной компании, где я работал.
Каждую неделю на статусы, фоллоуапы и дейлики уходили часы. В это время можно было доделать фичу или хотя бы пообедать не у монитора.
Став проджектом, я первым делом решил выжечь такой идиотизм, а затем разобраться, чем его заменить.
В статье расскажу о самых нелепых форматах отчётности, которые я встречал, покажу, чем их можно заменить, и разберу, какие управленческие ошибки запускают подобные практики.
Самые абсурдные формы отчётности, которые я видел
Начну с офисного фольклора. У каждого, кто работал в найме, найдётся отборная история про отчет начальнику. Собрал свои кейсы и несколько трешовых историй от знакомых и показываю, какими инструментами их можно заменить.
Таблицы с отчётами
Это те самые, о которых писал выше. Формат был жёстко регламентирован: в таблице эксель на день были проставлены часы с 9:00 до 18:00. В каждой клетке нужно было заполнить, что именно я делал в этот час. Например: «11:00 — созвонился с шефом», «12:00 — участвовал в планёрке по проекту N». Пустых ячеек быть не могло.
Чтобы никто не забывал, по офису каждые пару часов ходили HR или стажёр. Останавливали прямо за столом: «Чем сейчас занимаетесь? Занесите в таблицу». Если не заполнил, к концу дня напоминали снова, пока не внесёшь все часы.
Вот как отзывался бывший коллега об этой практике.

Чем заменить. Очевидно, такие таблицы не нужны. Чаще всего за попытками всё фиксировать и контролировать у руководителей скрывается потребность реально понимать, что происходит в разных проектах. В этом случае лучше подойдут отчеты, которую увеличивают прозрачность, не добавляя ненужно контроля. Покажу на примере YouGile.
Чтобы видеть в реальном времени происходящее по нескольким проектам одновременно, я использую сводки.
Это отчеты прямо на доске, которые собирают любые задачи по заданным критериям из всех проектов.

Я, например, регулярно заглядываю:
в сводку всех задач, у которых горит дедлайн;
в сводку задач, требующих срочного вмешательства;
в сводку задачи по конкретному сотруднику;
и в сводки задач с очень активным обсуждением. Много комментариев в чате - частый признак, что стоит подключиться и помочь разобраться.
Так из сводок я создал систему мониторинга за проектами, которая позволила отказаться практически от всех других отчетов, которые бесят команду.
Отчетные зумы всей команды
У нас по пятницам весь отдел из 30 человек собирался в зуме «чтобы быть в одном инфополе». Каждый пересказывал, что делал всю неделю, и когда очередь доходила до середины списка, остальные уже едва помнили, что вообще делали.
При этом большая часть рассказов была про задачи, к которым остальные вообще не имели отношения.
Нашёл даже отзыв про ту компанию. Как я понял, ничего не изменилось:

Чем заменить:
Регулярными короткими созвонами внутри команды. Встречи ограничить 15–30 минутами, чтобы быстро пройтись по незакрытым задачам, уточнить статусы и решить организационные вопросы.
Демо раз в месяц для синхронизации с другими отделами. При этом задать такие правила: выходят только спикеры от каждой команды, заранее готовят речь минут на 10 и показывают результаты. Так все понимают, чем живут коллеги, но встреча не превращается в многочасовой отчётный марафон.
Видеодневники
В одной компании раз в неделю нужно было кидать кружок в общий чат, который дословно назывался «Чего я достиг».
Бедные джуны, которые ещё со скрипом проходили онбординг, старались говорить серьёзно. Лиды откровенно стебались.
Изначальная идея была в том, чтобы научиться коротко рассказывать о своих результатах. Лично я записал где-то 16 видео, которые, я почти уверен, никто не посмотрел кроме меня самого.
Чем заменить. Этот формат вообще не про отчёты, поэтому его лучше перенести туда, где он действительно уместен — в one-to-one встречи. В личном разговоре сотрудник может рассказать, что нового понял, что вызывает трудности или беспокойство.
Стихийные срочные отчеты
Это отдельная категория — когда отчёт рождается буквально из воздуха. Например, к тебе может подойти фаундер, заметив, что ты слишком долго пьёшь кофе во время обеда, и внезапно попросить расписать, чем занимался всю неделю и какие показатели эффективности можешь предъявить.
Или, как в одной истории с форума (ниже), начальник заметил «не ту позу» на рабочим месте и тут же выдал задание написать, что человек делал весь месяц.

Чем заменить. Ничем, искоренить эту неадекватную практику. Если у человека появляется ощущение, что ему не доверяют, это хуже любого формата отчётности.
Квартальные отчеты
Про них я знаю только по рассказам, которые напоминаю малобюджетные хорроры. Мой друг, руководитель департамента в одной известной консалтинговой компании, начинает готовить квартальный в первый день этого квартала. По его словам, с помощью отчета можно увеличить премию, выбить дополнительный бюджет, насолить другому департаменту (перекинуть на них провалы). Короче, правильный отчет — главный результат работы.
Чем заменить. Операционку по конкретным сотрудникам проще выгрузить из трекера — там и так видно, сколько задач закрыто, где просрочки и какие проекты зависли.

А вот для руководителей квартальный отчёт должен держаться на заранее заданных KPI, которые влияют на стратегию. Выглядит это так:
— цель;
— что сделано;
— что не получилось и почему;
— планы на следующий квартал.
P.S. В госкомпаниях, конечно, так не работает, поэтому надо смириться с тем, что это специфика сферы.
Чаты с фоллоуапами
Распространённая история, я с этим столкнулся в одной веб-студии. Каждый день начинался со статус-апдейтов после встречи и ими же заканчивался. Проблема в том, что многие задачи тянулись по несколько дней или неделю. Получалось, что ты пишешь одно и то же изо дня в день.
Формально это, конечно, не «отчеты», а инструмент синхронизации. Но в реальности это выглядело именно так. Руководитель проходил и пролайкивал все сообщения. Половина команды высасывала апдейта из пальца и выдавали пятиминутный созвон за «координацию между командами».
Чем заменить. По сути, любая канбан-доска в любом таск-трекере уже выполняет роль фоллоуапа: на ней видно, какие задачи заведены, кто отвечает и что сейчас в работе. Если нужно уточнить детали, достаточно отфильтровать задачи по параметрам и сразу получить картину. А в отчётах можно посмотреть результат по команде — сколько тасок закрыто, сколько просрочено и что зависло.
Правило простое: сначала смотрим данные в системе, и только если они поднимают вопросы — идём уточнять у людей.
Фото с рабочего места
Коллега рассказывал, что в некоторых стартапах требуют скрины экрана, чтобы фаундер видел, что ты честно сидишь над кодом.

Чем заменить. Знаю, что в некоторых сервисах можно фиксировать активность сотрудников, но, на мой взгляд, практика очень противоречивая. За своей командой предпочитаю не устраивать слежку и вам не советую.
Отчёт после каждой задачи
Об этом рассказала моя девушка, которая раньше работала в продажах. В магазинах сети стояли камеры с микрофонами. Как только уходил покупатель, девушке звонила руководитель отдела продаж и требовала отчитаться по диалогу с клиентом.

Чем заменить. Ситуация, когда менеджер подбегает после каждой закрытой задачи с вопросом «а что ты сделал», — это классический микроменеджмент, который демотивирует команду.
Если возникают вопросы по качеству, лучше раз в пару недель проводить встречи: разбирать кейсы, обсуждать удачные и спорные моменты, давать обратную связь. Это инструмент повышения уровня работы и дообучения, а не отчётности, и относиться к нему стоит именно так.
Почему отчёты часто работают против команды
На прошлом разделе можно было бы остановиться — вот список самых странных форматов и нормальные альтернативы. Но это только примеры. За ними стоят более общие ошибки менеджеров, которые и порождают системные проблемы с отчётностью.
Я выделил, на мой взгляд, две самые главные ошибки. Теперь хочу показать, к каким сценариям они приводят и как эти сценарии в итоге сказываются на команде, управленческих процессах и компании в целом.
Ошибка 1. Любые инструменты планирования и синхронизации по привычке превращают в отчёты, сводя всё к тупому контролю.
В результате:
1. Отчётов становится слишком много.
Каждый отчёт — это отдельная когнитивная нагрузка. Нужно вспомнить детали, проанализировать, оформить определённым образом, перепроверить и потом ещё разобрать комментарии. На это уходит время, которого и так не хватает на основную работу. В результате задачи сдвигаются, копится раздражение, и появляется фоновое беспокойство из-за того, что всё время ничего не успеваешь.
Нашёл ещё цифры, которые совпали с моими наблюдениями: когда обмен статусами становится чрезмерным, люди начинают ошибаться примерно на треть чаще обычного.
2. Отчёты подменяют собой результат.
У моего знакомого менеджера по продажам ключевым показателем считалось количество звонков, а не количество сделок. То есть он мог закрыть план по продажам, но в отчётах оставался «слабым сотрудником», потому что обзвонил только половину клиентской базы.
Если метрики подстраиваются под контроль ради контроля, люди неизбежно начинают работать «на форму». В литературе это называют парадоксом производительности.
3. Отчёты становятся ритуалом ради галочки.
Когда отчёты ничего не меняют и никто их по-настоящему не читает, они воспринимаются как чистый микроконтроль. В результате люди теряют мотивацию, накапливается усталость, а это уже прямая дорога к выгоранию.
Но бывают ситуации хуже, когда отчётность оборачивается против сотрудника. Например, на перформанс-ревью коллег просят писать отзывы и обещают анонимность. Человек может честно отметить, что с каким-то руководителем сложно работать. А потом выясняется, что этот руководитель видит комментарии. В такой ситуации отзыв может ударить по автору: закрыть дорогу к повышению, лишить премии или закрепить за ним репутацию «конфликтного» сотрудника.
Ошибка 2. Менеджеры пытаются с помощью отчётов, которые для этого не годятся, добиться прозрачности и эффективности.
К чему это приводит:
1. Отчёты превращаются в свалку данных.
Привычное управленческое желание — контролировать всё и сразу. Кажется, что если собрать как можно больше информации, будет меньше рисков. На самом деле эта практика скатывается либо в бюрократию, либо в имитацию деятельности.

2. Отчёты не отражают вклад сотрудников.
Отчётность должна отличаться для разных грейдов. Джунам важно фиксировать, как они учатся и привыкают к работе. Мидлам — показывать выполнение задач в своей зоне ответственности. Руководителям — результаты команды и достижение верхнеуровневых целей.
Но на практике менеджеры часто берут одну форму «на всех» и думают, что теперь у них единая картина по компании. Возвращаясь к примеру с табличкой эксель: для компании мало пользы от того, что и джуны, и тимлиды тупо фиксируют свои задачи.
5. Отчёты заменяют работу с корпоративной культурой.
Они становятся способом закрыть глаза на более глубокие проблемы. И вместо того чтобы обсуждать конфликты, договариваться о правилах работы или развивать взаимодействие между коллегами, менеджеры вводят ещё одну форму.
Вместо вывода
Тезисы, которые я изложил выше, стали для меня опорной точкой в понимании, куда не нужно скатываться при управлении своими проектами.
Без отчётов, конечно, не обойтись. Это важный инструмент контроля, а контроль — основа любого менеджмента. Но я считаю, что нужно стремится не идеальной отчетности, а к здоровой прозрачности в работе команды.
Надеюсь, мои идеи кому-то пригодятся.
А что вы думаете про отчёты? Писали рассказы о том, как провели рабочий день?
Комментарии (110)
Alexshev92
21.08.2025 05:23Я работал как-то в одной фирме, где внедрили планирование через Redmine. Одно из основных требований было, чтобы к концу недели у тебя обязательно было закрыто 40 часов. При этом ты как бы сам себе ставил задачу, а потом на неё часы записывал. Ну поначалу все более или менее серьёзно проставляли. Однако вскоре обнаружилось, что вообще не важно, что там в задачах написано, главное пресловутая цифра в 40. И всё свелось к задачам вида "работу работал", на которые все часы и записывали.
aMen01 Автор
21.08.2025 05:23Долго это продолжалось?
flagvruki
21.08.2025 05:23А может не прекращалось? Как в анекдоте:
я знаю эту девочку, она до сих пор ходит в каске и улыбается
Alexshev92
21.08.2025 05:23Я не знаю, я свалил потом оттуда. Ну там такой дурдом был, что это ещё цветочки.
keatis
21.08.2025 05:23Это прям классическая классика. Как только у сотрудника появляется какой-то KPI (и особенно, когда он привязан к премии), со временем сотрудник начинает его хакать и нагибать.
Надо Х продаж - учитывается вообще всё, даже мелочь. Надо продаж на Х денег - ок, разбиваем крупные сделки на две части, чтобы сильно не превысить kpi на этот месяц, но перенести на следующий. Надо натрекать 40 часов в трекере? Пфф, изи) Можно даже переводы тикетов по статусам трекать на 2-3 минуты - нормально может набежать к концу недели.
falcon4fun
21.08.2025 05:23С продажами порой доходит до идиотизма. Когда ты продал что-то на 100 евро, тебе начинают давать бонусом 200. Столько вопросов, столько вопросов..
falcon4fun
21.08.2025 05:23О. Звучит как моя текущая фирма. Где топ менеджмент дрочит не на закрытую работу, а на отчетики с красивыми часами. Где суть: как раз 160ч в неделю. В итоге получается ситуация: прокладке под названием начальник отдела не интересно ничего, кроме прикрытия своей жопы, чтобы ему не трахали мозг.
Давно забил на этот идиотизм и принципиально перестал заполнять. Пусть сами в десна сношаются друг с другом.
ZdrasteEtoYa
21.08.2025 05:23Тоже лет 12 назад работал в одной компании, которая тут даже посты размещает. Игорь, привет!
Такую же историю сделали. Есть дежурства и переработки. Но, их оплачивали только в том случае, если было 40 часов за неделю было выставлено по задачам. Митинг с руководством, созвон с клиентом, составление отчёта, ответы в чате - не тарифицировались. Больше 6 часов фактически протреканного времени не выходило.
В итоге, потом уже все накидывали время с большииим запасом.
rpc1
21.08.2025 05:23А чем они объясняли, что митинги и созвоны не должны учитываться в ответах по трудозатратам. Тогда надо было прекратить деятельность, которая не учитывается, в вызывает шеф не на митинг, а ты ему ставь задачу в жире сначала, куда время списывать
ZdrasteEtoYa
21.08.2025 05:23Абсолютно согласен с вами. С учётом, что тогда они платили в серую (МРОТ по ГПХ, остальное на счёт) -- то понятно какая там организация внутри. Честно сказать, стало токсично и я достаточно быстро оттуда ушёл, выбил кое-как оставшиеся деньги. Было это лет 12 назад, когда я был ещё зелёный, но даже тогда показались такие условия слишком уж. И хорошо, что так сделал.
RdvaD
21.08.2025 05:23У меня было похожее - заполнение ежедневного отчета в системе. Больше всего меня бесило обязательное поле с предложениями. Я на перовой неделе работы написал туда идею (создание бота для онбординга) и написал "на будущее". Получил ответ от руководителя "почему не сделать прямо сейчас?" Продержался там полтора месяца
aMen01 Автор
21.08.2025 05:23Часто в таких ситуациях это никак дополнительно не поощряется, а если ты в итоге не сделаешь или немного накосячишь — получишь по шапке.
alx_mgr
21.08.2025 05:23Подруга моей жены работала бухгалтером в большом люксовом бренде и их заставляли таблички в Exel раскрашивать по брендбуку. У компании был собственный брендированный цвет, и при заполнении бухгалтерской отчетности нужно было использовать именно этот цвет и цвета, которые правильным образом красиво сочетаются с ним. И когда кто -то использовал случайно другой цвет, были большие проблемы.
aMen01 Автор
21.08.2025 05:23В налоговую они тоже раскраску отправляли?)
Popadanec
21.08.2025 05:23У налоговой свои
дебильныеотчётики и приколы. Уже много лет прошло, а я до сих пор помню, как они мне парили голову из за одной копейки переплаты в отчёте. Ещё и бумажное письмо за 50 рублей мне ради этого уведомления отправили.
kirakirap
21.08.2025 05:23Это отдельная категория — когда отчёт рождается буквально из воздуха. Например, к тебе может подойти фаундер, заметив, что ты слишком долго пьёшь кофе во время обеда, и внезапно попросить расписать, чем занимался всю неделю и какие показатели эффективности можешь предъявить.
Классика менеджерской тревожности: «Раз я вкалываю, то и вы должны».
Когда работала юристом, обед длился 30 минут, потому что официальный рабочий день был с 10:00 до 18:30. Мы с коллегой быстро ели и выходили погулять, чтобы хоть немного разгрузить голову от канцелярщины. К слову, в 18:30 никто домой не уходил, переработки были чем-то вроде негласной нормы, и ранний уход вызывал молчаливое осуждение. Поэтому иногда мы задерживались и приходили с обеда на 10-15 минут позже. После очередной такой прогулки начальница написала мне в вацап, что так делать нельзя и, дословно, «я не сторонник таких мер, но могу ввести учёт задач по часам». С тех пор я стала засекать прогулку по времени и уходить домой ровно в 18:30))
Как её корежило от удаленки во время ковида — это отдельная история..aMen01 Автор
21.08.2025 05:23Сейчас переживать из-за удалёнки — уже какой-то архаизм. Но не удивлюсь, если где-то менеджеры ужесточают отчёты для тех, кто работает из дома.
falcon4fun
21.08.2025 05:23Было. Слышал от калек, но сам не видел, что для тех, кто уходил работать на удаленку (даже 1 положенный день) как раз выдавали листик с часами. Или даже за день должен был его заполнить "что будешь делать". (:
MountainGoat
21.08.2025 05:23У меня был начальник, хозяин фирмы, который приходил на работу в 13:00 и сидел там до 21:00 обычно. Он много раз говорил нам в курилке, что ему так удобно, не обращайте на него внимание и так далее, но каждому ходящему вовремя смотрел вслед как брошенный спаниэль.
vesowoma
21.08.2025 05:23Я у такого же работал. Доставал всех, сбежать не успел (ковид). В итоге фирма *0. Не только поэтому, но и по причине "Надо проект СТО на Марсе для пароходов, дай график выдачи проекта сейчас вот прямо сейчас"
Cryvage
21.08.2025 05:23«Раз я вкалываю, то и вы должны».
Если у менеджера есть время читать такие отчёты, значит он недостаточно загружен.
winkyBrain
21.08.2025 05:23Реклама умнеет, прямо как в Южном парке) а как красиво-то всё начиналось - с боли, знакомой многим. Дальше так и вовсе шик: фольклор, самые распространённые случаи и способы их решения. И всё это ради того, чтобы в одном из решений как бы невзначай написать
Покажу на примере YouGile
Всего разок! Ну ладно, два раза - в другом примере нет прямого упоминания в тексте, но есть скриншот и его подпись. Причём именно в этих примерах снова как бы до кучи рассказывается о плюшках, которыми пользуется ни разу не выдуманный герой истории. В других местах этого нет, только там, где автор ссылается непосредственно на продукт компании, в блог которой и писался этот рекламный текст)
DarkHost
21.08.2025 05:23Блин, а я чуть не повелся. Не заметил, что это блог компании, производящей этот продукт, и это обычная реклама.
Jack-Smith
21.08.2025 05:23Каждый сам выносит для себя мораль из текста. Здесь действительно поднимается важная проблема. Если вы видите здесь лишь одну рекламу, то очень жаль, что вы настолько ограничены.
bromzh
21.08.2025 05:23А насколько ограничены вы, если видите в этой статье что-то кроме рекламы? Давайте меряться!
gotch
Сегодня отчет можно поручить составить нейросети. И читать его, вероятно будет тоже нейросеть.
aMen01 Автор
gotch
Оно и в Ollama может. Большая модель на моей карте не запустится, но на 32b со скрипом работает.
vsnikolaev
На отчëт "Что я делал за день" модель и на 3B сгодится =) При том, чисто на CPU
Wwyn
Ну, мы сами себе такое будущее заслужили, лол