Канбан-доска — один из самых простых и в то же время универсальных инструментов организации процессов. Доски помогают мне разложить по полочкам проекты, планы, тревоги и вдохновения.
В этой статье я собрал 21 рабочих способа, как использовать канбан-доску: для планирования рабочих и командных задач, ведения личных дел, семейных развлечений и подготовки к апокалипсису. Надеюсь, вы найдёте что-то интересное для себя.
Содержание
Для бизнеса и управления командой
1. OKR доска
О чем и какую задачу решает
OKR (Objectives and Key Results) — методика постановки целей, в которой фокус смещается с выполнения задач на достижение результата.
Objective формулируется как ясная и мотивирующая цель.
Key Results — это измеримые показатели, по которым видно, продвинулись ли мы к этой цели.
Такой подход помогает командам и специалистам сосредоточиться на главном и отслеживать реальный прогресс. И главное — обсуждать можно именно результат (например, «стало ли быстрее?»), а не процесс («сколько тикетов закрыли»).
Как устроена доска
Каждая колонка — отдельная цель (Objective).
Каждая карточка в колонке — ключевой результат (Key Result) с цифрой и сроком. В карточке можно фиксировать прогресс, назначать ответственного и прикладывать инициативы — то есть шаги, которые должны подтолкнуть к результату.
Пример доски:
Кому подойдет
OKR-доска подойдёт командам и отдельным специалистам, которые стремятся ставить амбициозные цели, видеть прозрачный прогресс и синхронизировать работу.
Примеры досок из статей буду показывать в системе управления проектами YouGile.
2. GTD
О чем и какую задачу решает
Популярная методология GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена станет еще удобнее, если завести её в канбане. Это система продуктивности, которая помогает разгрузить голову, фиксировать все задачи и идеи в одном месте и обрабатывать их по понятному алгоритму.
Главные принципы GTD
Собери всё — любые задачи, идеи, напоминания сразу фиксируй в одном месте.
Обработай — реши, что это: действие, проект или просто заметка «на потом».
Организуй — разложи задачи по категориям: что делать прямо сейчас, что отложить, что делегировать.
Делай — работай по спискам, а не хаотично.
Регулярно пересматривай — раз в неделю смотри, что актуально, что можно убрать или завершить.
Как устроена доска
Один из вариантов доски по GTD:
Входящие — сюда складывается всё, что приходит в голову или падает снаружи: задача от коллеги, идея для проекта, напоминание.
Проекты — крупные дела, требующие нескольких шагов, например «Подготовить статью для Хабра» или «Запустить лендинг».
Следующие действия — конкретные шаги, которые можно сделать прямо сейчас: «собрать фактуру», «написать лид», «согласовать макет».
Ожидание — задачи, которые зависят от других: «жду комментарий эксперта», «жду материалы от дизайнера».
Когда-нибудь/Возможно — идеи «на потом», которые не хочется потерять, но не нужно делать прямо сейчас.
Готово — завершённые дела.
Как организовать проекты на доске
Например, у нас есть проект «Запуск рекламной кампании». Составляем чек-лист со всеми шагами, а в колонку «Следующие действия» выносим только один ближайший шаг — «Согласовать медиаплан с клиентом». В таск-трекере это удобно делать через связи между задачами.
В итоге вы всегда будете видеть ближайшие действия, потому что они не скрываются внутри карточки проекта.
Кому подойдет
Тем, у кого много разноплановых задач, проектов и идей, и кто хочет держать всё под контролем.
3. Матрица Эйзенхауэра
О чем и какую задачу решает
Метод приоритизации, предложенный президентом Дуайтом Эйзенхауэром, давно стал классикой. Его знают многие, но в повседневной работе он часто используется интуитивно.
Суть проста: не все срочные задачи важны, и не все важные требуют немедленного внимания. Разделив задачи по этим осям, можно лучше контролировать нагрузку и сохранять время для стратегической работы.
Как устроена доска
Канбан-доска помогает сделать матрицу наглядной:
Важные и срочные — дедлайны и критические задачи (например, исправить баг, который мешает работе клиентов).
Важные, но не срочные — шаги, которые определяют развитие в перспективе (разработка новой функции, внедрение аналитики, обучение сотрудников).
Срочные, но не важные — задачи, которые можно делегировать или ограничить по времени (согласования, созвоны без чёткой повестки).
Не важные и не срочные — дела, от которых стоит отказаться (мелкие улучшения «ради красоты», задачи без реального эффекта).
Визуальное распределение по колонкам подсвечивает нарушение баланса, например, если секция «срочные, но не важные» переполнена, значит, команда тратит много сил на текучку и теряет фокус.
Кому подойдет
Тем, кто хочет выстроить более осознанное управление временем.
4. Командная и личная ретроспектива
О чем и какую задачу решает
Ретроспектива — это отличный способ оценить работу команды после завершения спринта или всего проекта. Она помогает не просто перечислить, что получилось и что нет, а понять, почему так произошло.
Часто именно здесь рождаются инсайты: например, что проблемы были не в сроках, а в том, как мы договаривались; или что успешный релиз случился не случайно, а благодаря конкретной практике, которую стоит закрепить.
Канбан-доска помогает вынести эти наблюдения из устного разговора в рабочее пространство. Карточки остаются после встречи, и их можно обсуждать повторно, группировать и превращать в конкретные задачи.
Как устроена доска
Классическая структура проста:
Сохраняем — практики, которые работают и которые хочется укрепить;
Меняем — зоны, где команда видит потенциал для улучшений;
Прекращаем — то, что не даёт ценности и только тратит силы.
Для личной ретроспективы схема может быть другой: например, три колонки «сильные стороны», «сложности», «шаги на будущее».
Кому подойдет
Командам и специалистам, которые стремятся к личностному росту и хотят постоянно повышать эффективность. Особенно полезно в проектах с цикличной работой, где важно регулярно анализировать опыт и внедрять улучшения.
5. Планирование встреч
О чем и какую задачу решает
Календарь помогает организовать встречи, но со временем записи там теряют актуальность: не видно, что обсуждали и к чему пришли. Поэтому приходится хранить итоги в отдельных документах или переписках.
Доска решает эту проблему: каждая встреча оформляется карточкой, где собраны повестка, материалы и договорённости.
Как устроена доска
Один из вариантов — построить доску по этапам:
Идеи/Нужно встретиться
Назначено (с датой и местом)
Подготовка (сбор документов, презентаций, вопросов)
Состоялось (подготовка итогов)
Итоги/Follow-up (фиксация договорённостей)
В карточке удобно хранить список участников, ссылку на Google Meet или Zoom, файлы и чек-лист тем для обсуждения. Метки помогают различать типы встреч: рабочие, клиентские, партнёрские, интервью.
А если отобразить карточки в формате календаря, то перед вами будет готовый график на день, неделю или месяц.
Кому подойдет
Руководителям и менеджерам, у кого по несколько встреч в день;
HR и рекрутерам (особенно для интервью);
Командам продаж и аккаунт-менеджерам, которые ведут переговоры с клиентами.
6. Мозговой штурм
О чем и какую задачу решает
Канбан-доска хорошо подходит для проведения и фиксации результатов мозгового штурма. Вместо того чтобы записывать идеи на бумажках, в чатах или, к примеру, в Miro, вы собираете их в одном месте, где они остаются видимыми для всей команды. Метод помогает ��обрать максимум предложений, структурировать их и пошагово довести лучшие из них до реализации.
Как устроена доска
Сбор идей — всё, что приходит в голову.
Отобранные — то, что решили обсудить подробнее.
Доработка — уточнение деталей и оценка усилий.
Тест / прототип — проверка на практике.
Готово — реализованные идеи.
В карточках можно хранить описание идеи, ссылки на референсы, эскизы, комментарии коллег и оценку по критериям (затраты, эффект, сроки). Стикеры помогут группировать идеи по темам — например, маркетинг, продукт, сервис.
Кому подойдет
Креативным командам, маркетологам, продуктовым менеджерам и всем, кто проводит брейнштормы.
7. База знаний
О чем и какую задачу решает
Не каждой команде нужна отдельная база знаний — иногда хватает документов на диске или папки на сервере. Но искать и обновлять их в таких архивах неудобно.
Канбан-доска решает эту задачу проще: все инструкции, ссылки и файлы хранятся в одном месте, а за счёт колонок их легко структурировать. Со временем это превращается в рабочую библиотеку, которая живёт вместе с проектом.
Как устроена доска
Колонки можно организовать назначению, например:
Процессы — договорённости по задачам, описание рабочих практик.
Инструменты — гайды по сервисам, которые использует команда.
Регламенты — корпоративные политики.
FAQ — типовые вопросы и ответы.
-
Архив — устаревшие материалы, которые ещё могут пригодиться.
Пример базы знаний на доске в YouGile
Кому подойдет
Небольшим командам, которые хотят хранить инструкции, материалы и полезные ссылки в одном месте с удобным доступом для всех участников.
8. Карта рисков
О чем и какую задачу решает
В любом проекте есть факторы, которые могут сорвать сроки или увеличить затраты: от задержки подрядчика до сбоя серверов. Обычно такие вещи либо держат в голове, либо фиксируют в документах или таблицах. Но если они остаются в отдельном файле, команда о них быстро забывает.
Канбан-доска делает работу с рисками частью ежедневного процесса: карточка двигается по колонкам, к ней можно добавить файлы, чек-лист или комментарии. Команда видит не только список проблем, но и то, что с ними происходит прямо сейчас.
Как устроена доска
Возможные риски — потенциальные проблемы проекта. В карточках фиксируется описание и оценка серьёзности: низкий, средний или высокий уровень.
План действий — команда продумывает меры, которые помогут снизить вероятность риска или смягчить его последствия.
В работе — выполняются шаги, согласованные в плане.
Закрыто — риск снят или больше не представляет угрозы для проекта.
В карточке можно сразу зафиксировать важные детали: тип риска — например, финансовый, операционный, репутационный или технический, вероятность его наступления и уровень влияния на проект.
Указывается и ответственный, который будет отслеживать ситуацию.
Приоритет удобно выделять цветом: красным — критичные риски, жёлтым — средние, зелёным — малозначимые. Так вся команда быстро понимает, на что обратить внимание в первую очередь.
Кому подойдет
Метод «Карта рисков» в канбан-доске подойдёт проектным менеджерам, руководителям и владельцам бизнеса, которые хотят заранее выявлять возможные проблемы и управлять ими.
9. Онбординг
О чем и какую задачу решает
Часто онбординг выглядит так: документы приходят на почту, инструкции хранятся в разных файлах, часть информации объясняют устно. Что-то легко потерять, а новичку неудобно так разбираться.
На канбане все материалы собраны в одном месте и разложены по шагам. Сотруднику видно, что изучать прямо сейчас, а руководитель видит, как идёт процесс.
Как устроена доска
Колонки могут отражать основные этапы адаптации:
До начала работы — подготовка ноутбука, создание аккаунтов, оформление документов.
Первый день — знакомство с командой, вводные материалы.
Первая неделя — первые задачи и базовые курсы.
Первый месяц — работа с наставником, участие в митингах, сбор обратной связи.
Полезные материалы — база ссылок и документов, к которым можно возвращаться.
Карточки могут содержать инструкции, ссылки на документы или видеоуроки. Прогресс при этом можно отмечать таким способом: по мере выполнения шагов отписываться в чате коротким «готово».
Кому подойдет
Компаниям, которые хотят систематизировать онбординг новых сотрудников и сделать его более прозрачным.
10. Дорожная карта продукта
О чем и какую задачу решает
Канбан-доска идеальна для визуализации развития продукта. Она показывает не отдельные задачи на день, а крупные инициативы — новые функции, изменения в сервисе, технические проекты. Такой уровень нужен, чтобы команда и стейкхолдеры видели, куда движется продукт в ближайшие месяцы.
Как устроена доска
Один из подходов — делить колонки по кварталам. Такой формат удобен, когда важно видеть сроки:
Now — инициативы в активной работе, над которыми команда трудится прямо сейчас.
Next — проекты, которые встанут в приоритет после завершения текущих.
Later — планы на будущее: без фиксированных сроков, но с пониманием ценности для продукта.
В карточках фиксируются сами инициативы, ожидаемый эффект и другие важные детали.
Кому подойдет
Продуктовым командам и стартапам, где приоритеты меняются быстро и жёстко планировать по датам не имеет смысла. Он удобен, чтобы показывать стратегические направления работы без привязки к конкретным срокам.
11. Улучшение продукта на основе обратной связи
О чем и какую задачу решает
Системно собирать, анализировать и внедрять предложения по улучшению продукта можно в колонках канбан. У команды появляется прозрачный процесс от получения фидбэка до релиза улучшений.
Как устроена доска
Обычно колонки выстраивают так:
Собрано (все входящие идеи и жалобы)
На рассмотрении (оценка полезности, приоритета и затрат)
Принято в работу (решения, которые одобрены)
В процессе (работа над изменениями)
Реализовано
В карточках можно фиксировать источник обратной связи (отзыв в соцсетях, тикет, личная встреча), описание проблемы или идеи, скриншоты, приоритет и предполагаемую пользу.
Кому подойдет
Продуктовым менеджерам и командам разработки, которые хотят системно работать с обратной связью.
12. Планирование мероприятий
О чем и какую задачу решает
Канбан-доска помогает спланировать любое мероприятие, будь то корпоратив, семинар или крупная конференция.
Как устроена доска
Колонки можно выстроить так:
Идеи — здесь фиксируются названия мероприятий, цель участия, формат, предварительный бюджет.
Согласование— карточка переходит сюда, когда нужно утвердить детали с руководством или заказчиком.
Подготовка — самая большая колонка. Здесь у карточки появляются подзадачи: печать баннеров, заказ билетов, брифинг спикеров. У каждой подзадачи есть исполнитель и срок.
Проведено — статус после мероприятия, когда оно уже прошло.
Архив — сюда уходит карточка вместе с отчётами, фото и заметками о том, что сработало, а что можно улучшить.
Кому подойдет
Организаторам ивентов, менеджерам и компаниям, которые хотят держать под контролем все этапы подготовки — от идеи до отчёта.
13. Запуск нового продукта или услуги
О чем и какую задачу решает
Канбан-доска подходит для управления процессом вывода нового продукта или услуги на рынок. Она помогает держать в поле зрения все этапы — от идеи до запуска.
Как устроена доска
Варианты колонок:
Идея и исследование (анализ рынка, ЦА, конкурентов)
Разработка (прототип, тестирование, упаковка)
Подготовка к запуску (маркетинговая стратегия, контент, материалы)
Запуск (продажи, реклама, PR)
Пост-запуск (сбор обратной связи, доработки, масштабирование)
Карточки в этой доске не «переезжают» из колонки в колонку, как в классическом канбане. Они закреплены внутри этапа и помогают видеть, какие крупные блоки предстоит закрыть. Каждая карточка связана с рабочей доской конкретной команды: открываешь — и видишь детализацию.
Кому подойдет
Продуктовым и кросс-функциональным командам, которые отвечают за запуск и хотят держать прогресс на одной доске.
Для личного планирования
14. Обучение и развитие
О чем и какую задачу решает
Когда речь идёт о личных целях вроде изучения языка, удобнее завести отдельную доску под каждое направление. Тогда цель, например, «выучить итальянский до уровня А2» разбивается на шаги, и их легко отслеживать.
Карточки на такой доске — это не отдельные слова или упражнения, а крупные задачи: пройти курс, выучить блок слов, посмотреть фильм, провести разговорную практику.
Как устроена доска
Логика движения простая:
Запланировано — сюда попадают все идеи и задачи, которые хочешь выполнить.
В процессе — то, над чем работаешь прямо сейчас.
Повторить — задания, к которым нужно вернуться, чтобы закрепить материал.
Сделано — завершённые шаги, по которым можно видеть прогресс.
Кому подойдёт
Всем, кто хочет структурировать обучение и видеть свой прогресс по шагам.
15. Подготовка к поездке
О чём и какую задачу решает
Перед поездкой обычно собирается гора мелочей: билеты, гостиница, страховка, аптечка, чемоданы, список must-see. Если вести всё это в заметках, половина потеряется. Канбан помогает разложить подготовку по шагам и ничего не забыть.
Как устроена доска
Пример, как можно организовать колонки:
До отъезда — подготовительные задачи: купить билеты, оформить страховку, собрать чемодан.
Сделано — сюда переносятся все выполненные пункты из первой колонки, чтобы точно ничего не забыть.
На месте — планы на поездку: экскурсии, прогулки, ужины, покупки.
По возвращении — дела после путешествия.
Внутри карточек можно прикреплять описание, ссылки на брони, адреса локаций, а также вести чек-листы.
Кому подойдёт
Всем, кто хоть раз собирался в отпуск и в последний момент искал аптечку или забывал зарядку.
16. Картотека книг и фильмов
О чём и какую задачу решает
Часто мы сохраняем десятки рекомендаций в заметках, в избранном или скриншотами. А вечером, когда появляется время, оказывается, что посмотреть или почитать всё равно «нечего». Доска помогает собрать названия в одном месте и спокойно вести очередь для чтения и просмотра.
Как устроена доска
Пример колонок:
Книги — всё, что хочется прочитать.
Фильмы и сериалы — список того, что хочется посмотреть.
Выбрано — то, что решили взять в ближайшее время. Здесь удобно ставить даты и собирать себе план чтения или просмотра на неделю.
Прочитано / просмотрено — завершённые позиции. В карточке удобно оставить короткую заметку или рецензию, чтобы потом вспомнить впечатления.
Кому подойдёт
Тем, у кого копятся списки книг и фильмов «на потом», но они так и остаются несистемными заметками.
17. Идеи подарков
О чём и какую задачу решает
Перед праздниками все вспоминают в последний момент: что подарить, какой бюджет, чтобы не повториться с прошлым годом. Канбан превращает эти мысли в аккуратный список по людям и событиям.
Как устроена доска
Каждая колонка — это отдельный человек, которому нужны подарки (жена, дочка, сын, мама, папа).
Внутри колонки — карточки с идеями.
Когда подарок выбран и куплен, карточку можно пометить тегом или перенести в отдельную колонку «Куплено/Подарено».
Для удобства в карточки можно добавить ссылки на магазины, цену, даты (например, «до 15 июня»), чтобы ничего не забыть.
Такая структура проста: один человек — одна колонка. И сразу видно, у кого уже есть список идей, а где ещё пусто.
Кому подойдёт
Тем, кто каждый Новый год или день рождения задаётся одним и тем же вопросом «ну что подарить?».
18. Свидания
О чём и какую задачу решает
Почему бы не попробовать навести порядок в самом непредсказуемом процессе — поиске второй половинки? Каждое новое знакомство — отдельная карточка, которая движется по этапам: познакомились → переписка → встреча → совпали или не сошлось.
Это выглядит забавно, но на самом деле такая доска помогает внимательнее относиться к тем, кто встречается на пути.
Как устроена доска
Познакомились — карточка с именем, описанием, мыслями о человеке.
Переписка/созвон — текущий диалог, когда общение только набирает ход.
Встреча — назначена или уже состоялась, можно оставить пару заметок о ней.
Совпали — если после общения стало ясно, что ритм жизни и взгляды близки.
Не сошлось — фиксируем для себя, анализируем и идём дальше.
Можно проставлять теги — например, по источнику знакомства и вашему отношению к общению с человеком.
Кому подойдёт
Тем, кто относится к поиску своей половинки с лёгкой иронией, но всё же ценит порядок и ясность.
19. Осознанные покупки
О чём и какую задачу решает
Мы все знаем это чувство: увидел вещь, загорелся, кажется, что без неё жизнь неполная. А потом через месяц находишь покупку в шкафу с биркой. Доска здесь работает как кнопка «пауза» — добавил карточку, подождал пару дней (или неделю), и уже видно, что было настоящим желанием, а что просто минутным порывом.
Как устроена доска
Хочу — всё, что внезапно загорелось в голове.
Подумаю ещё — то, с чем лучше переночевать.
Покупаю — вещи, которые точно купите.
Радуюсь / зря — итог спустя время: вещь вошла в жизнь или осталась балластом.
Кому подойдёт
Тем, кто любит радовать себя, но не хочет, чтобы покупки просто занимали полку.
20. Развлечения для компании
О чём и какую задачу решает
Когда собираемся компанией, часто трудно выбрать, чем заняться: идей либо с ходу нет, или у всех они разные. Канбан-доска помогает собрать варианты заранее, проголосовать за них и выбрать дату и время вместе.
Как устроена доска
Идеи — общий список всего, что приходит в голову: фильмы, выставки, концерты, бары, прогулки.
Голосуем — когда планируется встреча, из идей выбирают несколько и переносят сюда. Например, в YouGile можно провести голосование в общем чате.
Запланировано — выбранные мероприятия с датой и временем.
Сходили — карточки прошедших встреч, в которые можно добавлять фото и делиться впечатлениями.
Архив топов — лучшие события за год.
Кому подойдёт
Любой компании — друзьям, семье или коллегам.
21. Апокалипсис-канбан
О чём и какую задачу решает
Можно воспринимать в шутку — как игру «готовимся к зомби-апокалипсису». А можно и всерьёз: та же логика работает, когда собираешься на фестиваль или в поход. Доска помогает ничего не забыть и распределить, кто что берёт.
Как устроена доска
Вода — всё для питья и очистки воды: канистра, фильтр, таблетки.
Еда — то, что не испортится и удобно взять с собой.
Энергия и связь — фонарики, пауэрбанки, батарейки, рации.
Документы и деньги — копии паспортов, страховки, наличка.
Развлечения — настольные игры, музыка, книги и т.д.
Карточки внутри колонок — это конкретные предметы. У каждой карточки можно:
написать, кто отвечает за этот предмет,
отметить статус («куплено», «собрано»),
обсудить детали в чате карточки и не запутаться в переписках.
Кому подойдёт
Тем, кто любит чувствовать себя готовым к любым неожиданностям.
Что ж, примеров можно придумать ещё больше, но по структуре и логике они, скорее всего, будут похожи на те, которые я уже привел в статье.
Делитесь своими идеями в комментариях.
Система управления проектами YouGile полностью бесплатна для команд до 10 человек. Навсегда.