Привет, Хабр! На связи команда разработки YouGile.

Думаем, многим знаком этот корпоративный хоррор — внедрение системы управления проектами. Обычно он начинается с очень даже хорошей цели — навести порядок, сделать работу прозрачнее и перестать терять задачи.

А дальше в жизнь команды приходят инструкции, долгое обучение и требование пользоваться инструментом «правильно». Под него начинают подгонять процессы, и вот ты уже не просто работаешь работу, а работаешь на систему. 

Часто за этим стоит простое заблуждение: если процессы в компании сложные, значит и сервис должен быть «навороченным». Но мы считаем, что простота системы — это не ограниченный функционал, а то, насколько легко в неё войти, начать работу и потом работать. Это важно и для дизайн-студии из пяти человек, и для производства, где одна заявка может ехать через полдесятка отделов.

В этой статье рассказываем, как мы делаем такую систему.

Канбан-доска как точка входа

​​В основе планирования в YouGile — канбан-доска. Это не единственный формат работы с задачами: в системе есть календарь, диаграмма Ганта и личный планировщик. Но именно канбан мы используем как точку входа — потому что он даёт самую простую и понятную рабочую структуру.

Даже минимальный набор колонок вроде «Запланировано», «В работе», «Готово» уже решает основную задачу: показывает, что вообще происходит и над чем сейчас работают. Этого достаточно, чтобы система начала приносить пользу с первого дня.

При этом канбан не задаёт жёсткий процесс. Если нужно, доску можно донастраивать: добавлять этапы, уточнять статусы, вводить дополнительные правила и сценарии. Но если команде достаточно базовой структуры, на этом уровне можно работать сколько угодно.

Фокус на дефолте

Для нас сложность в интерфейсе — это не признак «мощного» продукта, а издержка проектирования. Каждый лишний выбор, клик или настройка — это потеря времени и внимания, которая не помогает решать рабочие задачи. Поэтому для нас важно, чтобы система была полезной уже на старте — без обучения и предварительной настройки.

В YouGile по умолчанию включены базовые настройки, которые позволяют начать работу без подготовки. При этом дополнительные не спрятаны «где-то глубоко». Когда у команды появляется конкретный запрос, например, отчёты, расширения, фильтры или другие параметры, до них можно дойти за один-два клика.

Такой подход держится на дефолтах. Для нас дефолт — это заранее собранное рабочее состояние системы, которое формируется на основе фидбэка пользователей, повторяющихся паттернов и наблюдений за тем, как команды работают в системе. 

Если базовая структура сразу понятна и совпадает с типичными сценариями, команде не нужно ничего настраивать, чтобы начать работу.

Например, уведомления в системе можно тонко настроить под себя, но для большинства команд важнее сбалансированные параметры по умолчанию, при которых уведомления не отвлекают и при этом не теряются важные сообщения. 

По той же логике работает лента событий. В ней уже включён фильтр по удалённым задачам, потому что восстановление карточек оказалось одним из самых частых запросов пользователей.  

Мы придерживаемся простой логики: сначала — базовый и понятный опыт, с которым можно сразу работать. Дальше — гибкость и расширение возможностей для тех команд, которым это действительно нужно. 

Привычный формат общения

Для нас общение — это способ быстрее вовлечь команду в систему: люди приходят что-то обсудить и остаются, чтобы продолжить работу с задачами. Поэтому в YouGile есть встроенный корпоративный мессенджер. 

Формат чатов мы делали максимально близким к привычному Telegram: большинство команд приходит к нам именно оттуда или из WhatsApp. Тут можно на минуту чуть подушнить: в UX-дизайне этот подход описывается законом Якоба. Если коротко, он говорит о том, что пользователи проводят большую часть времени в других сервисах и ожидают, что новые будут работать примерно так же, как уже знакомые им инструменты.

В нашем случае интерфейс и логика общения совпадают с тем, к чему человек уже привык. Он сразу начинает решать задачи, а не разбираться, «как тут вообще писать».

У каждой задачи в системе есть свой чат, поэтому обсуждение всегда остаётся рядом с работой. Детали, правки и решения фиксируются в одном месте, а не расходятся по разным каналам. Такой формат удобен для асинхронной работы: команда может подключаться к задаче в разное время и находить весь контекст в одной карточке.

Кстати, про наш корпоративный мессенджер уже выпускали крутую статью на Хабре.

Как мы дорабатываем систему, чтобы она оставалась простой

Во всех решениях мы стараемся следовать главной идее: рабочий инструмент не должен заставлять думать о себе — он должен освобождать внимание для самой работы.

Но сделать легкий вход в систему — это полдела. Гораздо сложнее сохранить его, когда продукт растёт и в нём появляются новые возможности. Поэтому в разработке YouGile мы опираемся на несколько принципов.

1. Пользователи «голосуют» за функции 

Мы сначала добавляем базовую и понятную фичу и смотрим, как её используют команды. Если вокруг неё появляется живая обратная связь, предложения по использованию  и вопросы — значит, её стоит развивать дальше. Если нет — усложнять систему для галочки не имеет смысла.

2. Узкие задачи решаются расширениями, а не перегрузом интерфейса

Для редких или специфических процессов мы используем расширения —  дополнительный функционал, который можно подключить из бесплатной библиотеки.

Так мы даём командам возможность собрать систему под свои задачи, не утяжеляя интерфейс для всех остальных. 

3. Ненужные функции мы убираем

Если со временем становится ясно, что функция не используется или не приносит пользы, мы её выпиливаем. Поддержка и администрирование лишних возможностей — это нагрузка и для команды, и для пользователей. 

4. Хороший интерфейс не требует обучения

В YouGile нет классического онбординга с туториалами. Мы проектируем функции так, чтобы пользователь мог разобраться сам — просто начав работать. 

В итоге всё это позволяет системе расти, не превращаясь в сложный комбайн. Так за последний год мы развивали платформу расширений для уникальных процессов, сделали простую CRM и доработали корпоративный мессенджер — при этом сохранив лёгкий и понятный старт для новых команд.

Кстати, это легко проверить на практике: система бесплатна для команд до 10 человек, без каких-либо ограничений. Будет интересно узнать, каким окажется ваш первый опыт.