Привет, это Вера, продакт системы управления проектами YouGile. Сейчас я развиваю сервис, который делает работу команд простой и эффективной. Но сама я так умела работать не всегда. Хочу поделиться, как с помощью всего одного инструмента я бустанула собственную эффективность.

Я человек ответственный и мне важно расти. Но у этого была обратная сторона: я брала слишком много задач одновременно, и эта история повторялась из раза в раз. В какой-то момент я поняла, что все сложное ― на самом деле просто, чтобы начать приоритизировать, совсем не нужны навороченные инструменты.

Простая канбан-доска, которая меняет все

Система управления YouGile предназначена для работы команд и в ней есть все для распределения ресурсов (Гант, личный планировщик задач, тайм-трекер и т.п.). Тем не менее я начала с банальной доски и привычку её использовать сохранила до сих пор.

Вот как я делала доску “Вера разгруз”: 

1. Собрала все-все свои задачи

Все, что я делала в роли продакт-менеджера. Создание новых функций, коммуникация с командой и многое другое. 

2. Разделила все задачи на тематические колонки

У меня получились такие:

• Поиск гипотез и потребностей

• Разработка новых функций в системе

• Анонсы новых функций. Сейчас, например, я работаю над простой CRM внутри YouGile, и рассказываю о всех шагах и собираю обратную связь от пользователей.

• Встречи

• Планирование и приоритезация (полчаса в неделю на планирование недели)

• Нерегулярные задачи

3. В колонках указала все регулярные задачи

Внутри колонок я собрала примерно одинаковые задачи. Например, поиск гипотез включает сбор и анализ обратной связи, брейнштормы и исследования. В регулярные встречи вошли синки и дейли с командой, общение с клиентами и общение в чатах (да, его тоже полезно считать).

4. Каждую задачу оценила примерно часах в неделю

Узнать точно потраченное время в YouGile можно с помощью разных инструментов, в том числе тайм-трекера. Но я прикинула на глаз, мне этого было достаточно.

Что же мне дала такая простая канбан-доска?

Согласитесь, выглядит элементарно. Но когда я в первый раз собрала такую доску, то увидела все причины, почему не успеваю главное. Я получила полную картину того, чем занимаюсь работе, и возможность этим управлять.

Постепенно я научилась все лучше и лучше управлять приоритетами и временем в целом, фокусироваться на главном. Задачи меняются ― появляются новые цели, процессы, сотрудники. Но простой инструмент по-прежнему работает.

Поделюсь, на какие 3 ключевых момента я обращаю внимание.

Расстановка приоритетов

Доска показывает мне, занимаюсь ли я действительно важным, что движет проект вперед, или начинаю тонуть в ворохе второстепенных задач. Если мои главные задачи как продакта занимают менее 70% времени ― значит, я делаю что-то не так.

Общая нагрузка

Порой я видела, что мои задачи не вмещались в 40 рабочих часов. Это повод оптимизировать их или даже отказаться. Если я вижу, что ко мне падает непрофильная задача, которая перегружает мой график, я могу объяснить, почему ее не возьму. 

Баланс в коммуникациях

Звонков по проектам бывает много. Однажды аудит задач показал, что до 50% времени я провожу на встречах. Тогда я начала бронировать слоты времени в календаре для сконцентрированной работы, и они были недоступны для инвайтов.

Попробуйте! И поделитесь, что простое работает у вас?