О чем эта статья

О том, как команде HR подступиться к организации празднования дня рождения компании (или любого другого повода), если целевая аудитория смешанная (сотрудники, клиенты, партнеры).
В каком формате делать мероприятие, что заложить в концепцию, как построить программу.
В качестве полезных материалов приложила чек-лист по организации, полезные таблички и списки.

Привет, мир!

Меня зовут Соня, я работаю в нижегородской IT‑компании «Константа» на позиции…. (здесь я затруднилась, как себя назвать). Официально — DevRel, но пока только начинаю разбираться в этой сфере. По факту — HRG, то есть органично сочетаю в себе функционал почти всех HR‑блоков. Но сейчас не об этом!

Эта статья — моя «проба пера» на Хабре, и я очень надеюсь, что этот опыт будет безболезненным и полезным и для меня, и для вас.

Недавно наша HR‑команда столкнулась с новым вызовом: за пару месяцев подготовить праздник в честь 20-летия компании. Казалось бы, корпоратив, которых мы делали десятки. Но было несколько «но», о которых расскажу чуть позже.

Какие были вводные

1. Повод, как я уже сказала, юбилей. Компании исполнилось 20 лет

2. Целевая аудитория — сотрудники, клиенты, партнеры

3. Основные цели мероприятия:

   • Подчеркнуть значимость каждого сотрудника в компании (помним о нематериальной мотивации, да?)

   • Укрепить лояльность клиентов и партнеров, показав им “ДНК” компании. Здесь не буду останавливаться, понятно, что в желании пригласить клиентов на праздник компании кроется ряд бизнес-целей

   • Продемонстрировать экспертизу в своей отрасли

   • Жестко кайфануть (да-да, именно такая формулировка была прописана в списке целей), ведь главный повод — день рождения любимой компании

4. 250+ гостей, оффлайн формат

А теперь по порядку о том, как наша команда организаторов подошла к этой творческой и, как оказалось позднее, достаточно сложной, задаче.

Компания небольшая, стремящаяся к воплощению идеалов бирюзовых компаний, штат 250+ человек. Много молодых сотрудников, так как в компании есть отдельное подразделение, на базе которого через стажировку мы «воспитываем» для себя молодых (и горячих) коллег. Недавно считали средний возраст сотрудников компании — 29 лет.

Уже на первой встрече по обсуждению мероприятия мы поняли, что будет несколько «камней преткновения» — организационные моменты, которые вызовут затруднения.

Формат мероприятия

Первый камень преткновения — формат мероприятия.

Просто устроить банкет с ведущим и квизом про компанию мы не могли.

Во-первых, у сотрудников есть определенные ожидания. Каждый год в день рождения компании мы проводили Ежеполугодник (это “бизнесовое” мероприятие, где мы рассказываем про компанию в цифрах, про итоги прошедшего полугодия и планы на следующие 6 месяцев).

Во-вторых, через вкусную еду и увеселительные напитки вряд ли получится найти “путь к сердцу сотрудника и клиента”. Ну, если только к самым непритязательным.

В-третьих, давайте вспомним, что я писала о целях мероприятия. Банкет эти цели точно не закроет.

Так мы приняли решение о формате мероприятия — бизнес-корпоратив с деловой программой, состоящей из двух частей, и развлекательной вечерней программой. И важные смыслы донесем, и дадим всем возможность просто отдохнуть!

Концепция мероприятия

Второй камень преткновения “помахал нам рукой из-за угла” все на той же первой встрече — а какаяконцепция то? 

Пока масштаб компании позволяет, мы стараемся все наполнять смыслом. К этому наши коллеги тоже уже привыкли. Даже когда мы готовимся к новогоднему корпоративу, часть из них спрашивает «А какая концепция? От этого зависит, пойду я или нет». То есть вариант «А давайте проведем просто день рождения компании!» даже не рассматривался.

Мы не могли концептуально связать мероприятие с конкретными сотрудниками компании, так как для клиентов и партнеров этот было бы слишком локально.

Мы также не могли рассказывать про компанию в цифрах, ведь там будут клиенты и партнеры, делиться с ними нашими внутренними показателями… ну, как минимум странно. 

Так появилась на свет концепция «Константа — место, где свет». Она была идеальной со всех сторон:

• Универсальная, к ней можно притянуть все, что угодно. И, что самое важное для нас — она объединяла и сотрудников, и клиентов и партнеров. Компания как «место притяжения», как комьюнити, где «светло» и хорошо всем. Ну, согласитесь, даже с точки зрения маркетинга эта концепция вызывает только самые положительные эмоции

• Вокруг этой концепции легко построить айдентику мероприятия. Баннеры, презентации, фотозона… Да что там говорить, вся застройка площадки, полиграфия и прочее визуальное легко обыгрывалось световыми элементами: led‑экраны, неон, прожекторы, изображения солнца, лампочек и пр.

• И как чудесно совпало! У компании есть неофициальный гимн, который написан на мотив песни «Место, где свет» в исполнении Машины времени.

Программа мероприятия

Третий камень преткновения — программа.

Желание сделать так, чтобы интересно было всем, сводило нас с ума. Немного адекватизировались в процессе подготовки и стали смотреть на задачу реально — угодить каждому гостю на 100% мы точно не сможем. Целевая аудитория слишком разная по возрасту, статусам, ожиданиям от мероприятия, поэтому мы пытались сделать так, чтобы всем было как минимум комфортно, как максимум — комфортно и интересно. 

Вот, что получилось “на выходе”, если говорить о программе:

1. Деловая часть (первый блок)
История компании: взгляд “изнутри”

Генеральный директор рассказывал о том, какой путь прошла компания с момента основания до наших дней.

Рассказ был достаточно длительным — 1,5 часа. Чтобы он выглядел динамично, по ходу “пьесы” к директору присоединялись содокладчики. Это сотрудники, которые являлись непосредственными участниками разных вех истории и разных событий, происходящих в компании.

Сменялись люди, голоса, на сцене происходило движение, слушать было легко.

Чего добились:

• Подсветили значимость каждого отдельного человека в компании

• Через историю продемонстрировали клиентам экспертность в отрасли, стабильность компании и подходы к работе

• Погрузили сотрудников, клиентов и партнеров в “ДНК” компании 

2. Деловая часть (второй блок)
Панельная дискуссия: компания глазами клиентов

Пригласили на сцену несколько клиентов, ведущий-модератор задавал им вопросы из разряда:

• С какого года вы работаете с компанией? Как вы познакомились?

• Можете поделиться парочкой наших общих успехов?

• А можете поделиться самой масштабной задачей, которую мы решили с вами вместе?

• Если бы компания была котиком, то какой породы? (без юмора никуда)

Получился отличный живой диалог. Профессиональный ведущий может классно выстроить такое общение, чтобы оно смотрелось естественно.

Чего добились:

• Сотрудники в форме обратной связи написали, что им было приятно послушать, как клиенты видят их работу

• Клиенты были задействованы, они смогли публично дать обратную связь и со сцены поздравить компанию, почувствовали себя важной частью нашего праздника

3. Развлекательная программа
Фуршетный формат, праздничный торт, несколько интерактивов от ведущего, кавер‑группа, исполнение гимна компании «Место, где свет» в орлятском круге

Чего добились:

• Банкет ограничил бы возможности для нетворкинга, а клиентам хотелось пообщаться с проектными командами, поэтому фуршет был отличным решением

• Праздничный торт еще раз напомнил всем о поводе, по которому мы все собрались

• Интерактивы от ведущего были ненавязчивыми, не было цели вовлечь в них все 250 человек, аудитория менялась, участвовали только заинтересованные, оставалось пространство для того, чтобы поесть и пообщаться
  “Побочный эффект” фуршета: В зале был легкий хаос и шум. Мы были к этому готовы, ведь это не банкет, когда можно усадить на места всех гостей и завладеть их вниманием

• Гимн компании! Это был чит-код, который растопил сердца всех гостей. Вы только представьте — аккомпанемент от кавер-группы, живое исполнение песни тремя солистами из числа сотрудников, а на бэк-вокале другие сотрудники, клиенты и партнеры, обнимающие друг-друга за плечи… (текст выводили на экраны в формате караоке, чтобы все могли подпевать).

В этот момент Вселенная схлопнулась. “Место, где свет” перестало быть просто названием концепции, по-другому описать происходящее вокруг уже было нельзя.

Все камни преткновения были так обточены, что на выходе получился бриллиант, скажу без лишней скромности!

В форме обратной связи команда организаторов словила множество благодарностей и восторженных слов. Все цели, о которых я говорила в начале, достигнуты.

Конечно, не все было гладко. Признаюсь, были и факапы (куда же без них). Если интересно, дайте знать, напишу про наши ошибки при подготовке мероприятия.

В качестве послесловия хочу поделиться с вами некоторыми полезными материалами. Пользуйтесь на здоровье! Буду рада, если они вам пригодятся.

Полезные материалы

1. Тайминг

2. Чек-лист по задачам

Здесь описала зоны ответственности «в крупную клетку». У нас этот чек‑лист выглядел как объемная таблица в Excel. Как вы видите, на рисунке ниже 9 блоков задач. Для реальной работы мы детализировали каждый блок отдельными задачами и получили список из 190+ задач.

3. Формат таблички для администрирования работы

Чтобы администрировать выполнение этих 190+ задач мы вели таблицу. Формат таблицы прилагаю ниже.

4. Список возможных «фоновых» активностей (во время welcome‑фуршета и кофе‑брейка)

Выделила жирным шрифтом те активности, которые мы выбрали для нашего мероприятия. Вы можете поискать таких подрядчиков в своем городе и, отталкиваясь от концепции, целевой аудитории и бюджета, выбрать активности для вашего мероприятия.