Запуск нового магазина — это бизнес-процесс, включающий в себя пару десятков этапов. Если контролировать всё вручную или работать «костыльно», вряд ли торговая точка откроется в планируемые сроки, а компанию ждут финансовые потери. Расскажу, как автоматизировать этот этот процесс на базе BPM-платформы. Это решение подойдёт розничных и оптовых торговых сетей, супермаркетов и дарксторов.
Проблема: все делали и контролировали вручную
Крупный ритейлер продолжает расширять свою сеть, открывая новые магазины.
Выполнение рутинных трудоемких операций своими силами. Сотрудники оценивали потенциальные локации на геосервисах, переносили информацию в Excel, а фото с мест загружали на внешний диск.
Затянутое согласование и разрозненные коммуникации. Согласование смет происходило по email. Напоминания приходилось делать в мессенджерах, тут же пересылали друг другу таблички с исправлениями и фото с объектов. Потом найти информацию по конкретной точке было сложно из-за большого количества файлов.
Необходимость ручного контроля на всех этапах. Координаторы уточняли статусы по любому этапу работ через звонки и сообщения конкретному сотруднику (и это ещё надо помнить кто за что отвечает!). Это приводило к размыванию ответственности.
Техническая реализация
Требовалось единое решение, включающее в себя проектное управление, корпоративные коммуникации, полнофункциональное мобильное приложение. Выбор остановили на BPM-системе «Первая Форма» как основе для построения комплексного решения.
Встроенная интерактивная карта с аналитическими данными. В BPM-систему встроили интерактивную карту API Яндекс Карт и перенесли туда все текущие магазины. А для получения аналитических данных система обращается к API Geointellect через lua-скрипты. Полученные геоданные вносятся в дополнительные параметры (ДП).
Как построена работа: в системе менеджер оценивает зоны пешей и транспортной доступности вокруг точки, среднее количество домохозяйств, доходы населения и его численность. Если по итогу он посчитал локацию перспективной, то ставит на карте специальную отметку. В системе появляется задача на поиск помещения, а исполнителем назначается специалист, ответственный за данную территорию.
На небольшом масштабе карта показывает общее число магазинов на выбранной территории. Если масштаб увеличить, отобразит статус магазина — работает, готовится к открытию или на ремонте, а также его экономические показатели
Мобильное приложение. Сотрудник приезжает на потенциальную локацию для нового магазина и сразу заполняет чек-лист в приложении. Вся информация сразу же доступна для остальных коллег.
Здесь же контролируется и полнота информации. Если пропустить какой-то пункт или не приложить фото, завершить задачу не получится.
Приёмка объекта тоже проходит по чек-листу. Представитель компании приезжает на объект и отмечает в смартфоне, все ли готово.
Если по какому-то из пунктов выявилось несоответствие, проверяющий сразу ставит задачу с конкретными сроками на устранение. Исполнитель устанавливается автоматически, в соответствии с ролью. Но проверяющий также может проставить его вручную.
Оцифровали проектное управление и настроили обратное планирование.
Подготовка магазина к открытию состоит из множества этапов, связанных друг с другом по срокам. Как правило, одно открытие состоит из 10−20 подзадач.
Логику выстроили по следующему принципу: дата открытия является точкой отсчёта для формирования всего графика работ. То есть дедлайны для всех промежуточных этапов рассчитываются автоматически.
Если торговая точка должна открыться 1 мая, тогда монтаж оборудования нужно начать не позднее 10 апреля, ремонт помещения — до 10 марта, заключить договор аренды — до 1 марта. Так проще отслеживать соблюдение сроков и избежать потенциальных проблем.
В головной задаче можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в основной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.
Данные о помещениях, которые не подошли, тоже остаются в системе вместе с причиной отклонения.
Итоги автоматизации открытия новых торговых точек на базе BPMS
Создание единого цифрового пространства для всех процессов, связанных с открытием новых магазинов.
Исключены ситуации, когда вопрос решается устно или в стороннем мессенджере. Коммуникации сотрудников из разных подразделений и других участников процесса ведутся в одной системе.
Прозрачность статусов работ по каждому этапу и проекту в целом.
Стандартизирована работа всех сотрудников, задействованных в открытии.