Когда мы в отделе только начали расти, мне казалось логичным ввести разные системы контроля: кейлоггеры, трекеры времени, «умные» дашборды. Хотелось прозрачности — чтобы понимать, кто чем занят и как распределяются часы.

Мы пробовали разные инструменты — Time Doctor, Insider и аналоги. На первый взгляд все выглядело удобно: дашборд продуктивности, графики активности, таблицы задач. Но на деле сотрудники ощущали себя дискомфортно, чувствуя себя под слежкой, ведь так оно и было. Мое мнение: инструменты для отслеживания рабочего времени нужно переименовать в инструменты слежки за сотрудниками. Как будто сериал “Разделение” воплотился в жизнь. Но обо всем по порядку

Активность ≠ продуктивность

Мы быстро поняли, что при желании запреты обойти может любой, а программы типа Инсайдера и Тайм Доктора отслеживают активность, а не продуктивность. Можно сидеть в документе весь день и написать две строчки, которые можно было написать за пять минут и не принести никакой пользы, а можно написать две строчки кода, которые заняли неделю и решили проблему бизнеса.

Программы отслеживания времени не предлагают инструмент по оценке эффективности, и это нормально — потому что это работа руководителя.

Опоздания и дисциплина

Программы по отслеживанию времени с кейлоггерами еще и показывают, когда люди пришли и ушли на работу. Да, люди опаздывают, с кем не бывает? Но это не всегда отрицательно влияет на продуктивность сотрудника, если у него есть свои задачи, а не общие, которые делятся поровну на присутствующих.

Например, наш маркетолог стабильно опаздывала каждый день на час, уходила на обед на полтора часа, но стабильно выдавала идеи, которые приносили компании прибыль.

Как-то наш HR, увидев ее статистику в программе, схватился за голову и вызвал ее на разговор:
— Аня, ты должна приходить на работу вовремя каждый день, это правило для всех!

Ане это не пришлось по душе. Она честно пыталась, но из-за пробок добиралась на работу в два раза дольше, по дороге теряла энтузиазм, а чтобы успеть выгулять собаку, ей приходилось вставать на час раньше. В итоге Аня начала искать другую работу. И только когда HR стала искать ей замену, поняла, что на эту должность придется брать двух специалистов с аналогичной зарплатой. Вопрос снялся сам собой, и Аня продолжила генерить нам классные кейсы.

Таск-трекеры: любим, но осторожно

Я всей душой люблю таск-трекеры, о чем уже писал в посте про кота). Но не все трекеры одинаково полезны — и не всем.

По моим оценкам, у работников нашего отдела уходил час каждый день на создание и редактуру задач. Это время, которое можно было бы потратить на реальную работу. Плюс я видел, что сотрудники раздражались и у них уходило много моральных сил, чтобы заставить себя поработать в трекере.

В итоге мы решили минимизировать бюрократию: просто заносим задачи и мероприятия в трекер, передаем друг другу и отмечаем решенными. Этого достаточно, чтобы на канбане видеть фронт работ, ну как в прошлом посте с котом.

Что мы пробовали

1. Time Doctor

Считает «продуктивное время», делает скриншоты экрана каждые несколько минут, фиксирует активность мышки и клавиатуры. Программа фильтрует сайты и приложения, контролирует затраченное время и предоставляет отчетность. Из всех программ такого типа, как мне кажется, самая щадящая.

2. Инсайдер
Отслеживает действия работников на персональных компьютерах и мобильных устройствах: записи экрана, наблюдение за активностью в приложениях и интернете, контроль ввода с клавиатуры, журнал нарушений.

3. Kickidler

Позволяет смотреть живое видео с рабочего стола и даже прокручивать «фильм» рабочего дня сотрудника. Программа записывает не отдельные снимки, а потоковое видео экрана, позволяя наблюдать за действиями сотрудника в течение дня. То есть руководитель занимается тем, что смотрит кино о дне своего сотрудника. Мне как руководителю некогда таким заниматься. Да и вообще все программы такого типа по сути шпионы. Вроде напоминает что-то?

4. Таск-менеджер Projecto

Мы использовали таск-менеджер на всю катушку. В какой-то момент мы не просто навели порядок в задачах, это был порядок ради порядка. Тогда казалось, что так и должно быть, но со временем я стал получать негативную обратную связь и обрывки разговоров в офисе: то у кулера, то в офисах. И решил что-то с этим делать.

К чему это привело

• Гонка с таймером. Люди включали учет времени на все подряд — лишь бы статистика выглядела красиво.

• Стресс от скриншотов. Зная, что экран снимут каждые 10 минут, сотрудники стрессовали, как бы не открыть чего лишнего.

• Имитация бурной деятельности. В отчетах появлялись «документы ради документов» — чтобы создать видимость активности.

• Заморозка инициативы. Никто не хотел пробовать что-то новое, ведь система могла посчитать это «прокрастинацией».

Самое неприятное: цифры не совпадали с ценностью. Можно провести 7 часов в Excel и Word, но не приблизить компанию ни на шаг к цели.

Переломный момент

В какой-то момент мы отключили все системы контроля — просто как эксперимент.

Вместо скриншотов и таймеров начали обсуждать:

• какие задачи важны на этой неделе,

• кто за что берет ответственность,

• как оценить результат в реальных показателях.

Что изменилось

• Количество закрытых задач реально выросло.

• Люди стали сами брать ответственность: «эту часть я сделаю до среды, можешь на меня рассчитывать».

• Исчезла гонка «для отчета», появилось честное общение и новые идеи.

Вывод

Системы жесткого контроля сотрудников работают против компании. Они учат обходить правила и имитировать работу, но не решать задачи.

Эффективнее всего оказалось давать команде определенный уровень свободы. С рамками по результату, но без микроменеджмента.

Наш рецепт:

• ежедневный короткий синк на 10 минут,

• трекер задач без таймера,

• еженедельная сверка целей,

• спокойно относиться к опозданиям,

• свобода выбирать, как именно выполнять работу.

И это дало гораздо больше, чем тысячи скриншотов.

Все эти истории убедили меня в одном: контроль ради контроля не работает. Людям нужно давать определенный уровень свободы. Для компании это не минус, а плюс. Вовлеченность растет, а результаты оказываются выше, чем в атмосфере постоянного надзора.
Пы.Сы. Скучали по Фенриру? А он по вам нет:)

Хорошо кушает, вроде бы передает привет.