Привет, Хабр! 

Я перепробовал множество систем управления проектами и таск-трекеров. И сейчас постоянно мониторю рынок: что там у конкурентов, какие тренды, какие фичи появляются.

В 2025 году выделил такие основные тенденции в развитии таск-менеджеров:

• Новые возможности для автоматизации

• AI-помощники и AI-агенты

• Переосмысление UI-дизайна

• Новые интеграции

• Расширения и гибкие настройки под разные команды

В этом обзоре — 10 популярных таск-трекеров и основные обновления, которые выкатили в 2025 году.

Поехали!

1. YouGile

Ссылка на сайт

YouGile — современная система управления проектами с корпоративным мессенджером и простой CRM. 

Для кого. Подходит командам, которые хотят управлять задачами и коммуникацией в одном месте.

Особенности: 

Максимально простая система: чтобы создать проект, пригласить сотрудников и настроить роли понадобится 15 минут без подготовки. 

Задачи закрываются быстрее благодаря тесной связки таск-трекера и корпоративного мессенджера. Все коммуникация структурирована и организована под рабочее общение. У каждой задачи есть свой чат с удобным интерфейсом и функционалом шире, чем в Telegram.

Для команд до 10 человек сервис полностью бесплатный без ограничений по функциям и времени. 

Новые возможности в 2025 году:

1. Простая CRM для малого бизнеса. К планированию задач добавилось полноценное управление сделками. CRM автоматически формирует план работы и пушит менеджера по продажам. 

2. Новый корпоративный мессенджер, который помогает фокусироваться на работе. Появилось все для переезда из Telegram. Быстрое создание чатов по проектам с гибкой настройкой прав и ролей, настройка разных сценариев уведомлений и другие массовые действия с чатами.

3. AI-ассистент. Снимает проблему чистого листа при создании проекта: сам предлагает и создает оптимальный бизнес-процесс по запросу. Умеет создавать проекты, подбирать этапы, назначать исполнителей и автоматизировать рутину — от изменения статусов до выставления дедлайнов. Выводит отчёты со скрытыми закономерностями.

   

4. Удалённое управление проектами. Мобильное приложение позволяет полноценно управлять задачами и обсуждать работу удаленно: от создания проекта и приглашения сотрудников до работы со статусами доске и обсуждения задач.

5. Автоматизации workflow. Расширенная настройка жестких процессов, важных для производства: автоматизированное прикрепление или открепление исполнителя, выполнение или возврат задачи в работу, архивация, автоматическое завершение подзадач и другие действия.

6. Библиотека расширений для специфических бизнес-процессов, которые добавляются в интерфейс по желанию (это сохраняет систему простой для всех пользователей): например, автоматизация согласований или интеграция с Telegram и корпоративной почтой.

2. Битрикс24

Ссылка на сайт

Битрикс24 — экосистема для бизнеса: CRM, задачи, коммуникации и автоматизация процессов в одном месте.

Для кого. Универсальное решение для крупных компаний, которым нужен сервис «все в одном»: CRM + управление задачами + коммуникации + контроль работы команды. 

Особенности:

Bitrix24 объединяет управление задачами, CRM, аналитику и внутренние коммуникации. В одной системе можно планировать проекты, вести продажи, автоматизировать HR и документооборот.

Платформа включает конструктор сайтов, видеозвонки и гибкие сценарии автоматизации, которые настраиваются под логику процессов в компании.

Новые возможности 2025 года:

1. Интерфейс «Зефир». Дизайн стал визуально легче и понятнее: теперь основная точка входа в систему — чат, через который можно перейти к задачам, CRM и другим модулям.

2. Искусственный интеллект CoPilot. Помогает в ежедневной работе: анализирует звонки, пишет тексты, заполняет карточки сделок и отвечает на сообщения. CoPilot встроен в привычные инструменты — CRM, задачи, чаты, документы — и выступает как «вторые руки» менеджера.

3. Виртуальный помощник Марта AI. Отвечает за настройку системы. Может создать воронку продаж, добавить стадии, поля и подключить нужные модули. Martha помогает администратору или руководителю быстро собрать рабочую структуру, чтобы команда могла сразу начать работать.

4. Чаты. Появились опросы в переписке и функция автоудаления сообщений — для тех случаев, когда нужно обсудить конфиденциальные темы.

5. Онлайн-запись. Клиенты теперь могут самостоятельно выбрать время и записаться на услугу или встречу через форму. Информация автоматически попадает в CRM.

6. BI-конструктор. Новый инструмент для анализа данных: добавлены детальные поля по рекламе и UTM-метки, расширены возможности построения отчётов и оценки эффективности кампаний.

7. Доски и Scrum. В Bitrix24 обновили инструменты командной работы. На досках теперь можно настраивать права доступа — кто видит задачи, кто меняет статусы и кто управляет автоматизацией. В Scrum-проектах появились роботы и триггеры: они создают задачи, меняют этапы и уведомляют участников о важных изменениях.

3. Kaiten

Ссылка на сайт

Kaiten — таск-трекер для управления проектами по гибким методологиям. Поддерживает Kanban и Scrum, помогает командам планировать спринты, отслеживать поток задач и анализировать результаты через визуальные отчёты и метрики.

Для кого. Подходит продуктовым и проектным командам, где важна прозрачность процессов и оценка эффективности по Agile-метрикам.

Особенности:

Таск-трекер Kaiten фокусируется на визуальном управлении и прозрачности процессов.

Задачи можно группировать по отделам и проектам, настраивать собственные workflow и следить за их выполнением на доске. Дашборды с метриками показывают, сколько времени занимают задачи и где поток замедляется.

Для разных сфер — от банков и ритейла до разработки, маркетинга и HR — предусмотрены готовые шаблоны досок, которые можно настроить под себя.

Новые возможности 2025 года:

1. AI Assistant. Теперь встречи и звонки можно записывать и расшифровывать в системе. Ассистент определяет ключевые договорённости, формирует по ним задачи и прикрепляет транскрипцию к карточке, чтобы команда не теряла контекст обсуждений.

2. AI-агенты. Появились цифровые помощники под разные роли — личный ассистент, специалист поддержки, менеджер по продукту, руководитель. Каждый выполняет свои задачи: ассистент напоминает о поручениях, специалист поддержки обрабатывает обращения, продуктовый менеджер следит за приоритетами, а руководитель анализирует загрузку команды и риски проектов.

3. AI Research. Теперь данные по проектам можно анализировать с помощью запросов на естественном языке. Система соберёт отчёт и покажет проблемные участки.

4. Kaiten Flow.  В 2025 году обновили связку с GitHub: теперь подключение происходит в один клик, а в карточках задач отображаются ветки, коммиты, pull requests и issues.

5. Интеграция с GitHub. Kaiten можно связать с репозиториями: в карточках задач отображаются ветки, коммиты, pull requests и issues.

6. Интеграция с Google Документами, Таблицами и Презентациями. Добавили возможность открывать и просматривать файлы Google из карточки задачи, не переключаясь между вкладками.

7. Динамические доски (только для тарифа «Корпорация»). Расширили инструменты визуализации: теперь можно собирать ключевые задачи компании на отдельных досках и работать с ними без фильтров и переключений между пространствами.

4. Weeek

Ссылка на сайт

Weeek — платформа для управления задачами и проектами. Включает таск-трекер, CRM, базу знаний и инструменты аналитики.

Для кого. Подходит командам, которые хотят вести задачи, клиентов и базу знаний в одном месте — от небольших агентств и студий до крупных компаний с несколькими направлениями работы.

Особенности:

Weeek объединяет управление задачами, CRM, аналитику и внутренние коммуникации. В одной системе можно планировать проекты, вести продажи, автоматизировать HR и документооборот.

Платформа включает конструктор сайтов, видеозвонки и гибкие сценарии автоматизации, которые настраиваются под логику компании.

Новые возможности 2025 года:

1. История версий документов. В базе знаний теперь сохраняются предыдущие версии файлов. Можно просматривать изменения и при необходимости вернуть документ к одной из прошлых редакций — полезно при командной работе над материалами.

2. Мультипроектность задач. Одну задачу можно добавить сразу в несколько проектов, если над ней работают разные команды.

3. Публичные и приватные команды. Появилась возможность создавать закрытые рабочие пространства и гибко настраивать доступ — кто может видеть задачи, проекты и документы.

4. Уведомления о просроченных задачах. Система автоматически напоминает о невыполненных задачах на следующий день после дедлайна, чтобы ничего не потерялось из поля зрения.

5. Новые таблицы.  Таблицы стали удобнее: можно добавлять строки и столбцы, менять их ширину, сортировать и прокручивать данные. Интерфейс стал визуально проще и ближе к привычным офисным форматам.

6. Совместное редактирование. При совместном редактировании видно, кто сейчас работает с документом или задачей, а изменения отображаются в реальном времени.

7. Интеграция с Эсборд. В проекты можно встраивать доски российского сервиса Эсборд (аналог Miro) и использовать их для визуального планирования, мозговых штурмов и согласований.

5. Jira 

Ссылка на сайт

Jira — система управления проектами и разработкой, известная глубокой кастомизацией и множеством интеграций.

Компания Atlassian официально ушла из России, но многие команды продолжают использовать сервис через сохранённые инсталляции и зарубежные аккаунты.

Для кого. Команды разработки (software, DevOps), отделы QA, большие и распределенные команды, которым нужна гибкая настройка, мощные API, интеграции с исходным кодом и сложные workflow-процессы. 

Особенности:

Jira — одна из самых кастомизируемых систем управления проектами. Здесь можно менять статусы, поля, workflow и уровни доступа, выстраивая процесс под конкретную команду.

Поддерживает разные подходы к управлению — Scrum, Kanban и гибридные форматы. Справляется даже с большими проектами с тысячами задач.

Есть развитый API и широкий выбор интеграций — от баг-трекинга и аналитики до сервисов DevOps.

Новые возможности 2025 года:

1. UI-обновление. Навигация стала проще: вернулось боковое меню, обновились основные элементы и структура страниц. Atlassian привела внешний вид Jira к единому стандарту со всеми своими продуктами.

2. Административные функции. Администраторы теперь могут копировать отдельные проекты или рабочие пространства в тестовую среду, чтобы проверять настройки и интеграции без риска для основной системы.

3. Усиление безопасности. Введена автоматическая классификация информации на уровне организации — это помогает отслеживать, какие данные обрабатываются и кто имеет к ним доступ.

4. AI-интеграция и Rovo AI. Расширены возможности автоматизации. Новый помощник Rovo AI анализирует процессы, находит узкие места, помогает с планированием и обработкой данных. Появились ИИ-агенты, которые работают в разных ролях — например, как аналитик, маркетолог или разработчик.

5. Новая логика поиска. Алгоритм стал точнее: теперь результаты формируются не только по названию и описанию, но и по всем пользовательским полям, включая кастомные.

6. Trello

Ссылка на сайт

Trello — визуальный таск-трекер на основе канбан-доски. Подходит для личного и командного планирования. 

После ухода компании Atlassian из России сервис официально недоступен, но многие продолжают им пользоваться через старые аккаунты.

Для кого. Малые и средние команды, стартапы, креативные агентства, которым важна визуальная простота, быстрая установка и легкость работы с задачами.

Особенности:

Интерфейс интуитивный: добавление меток, чек-листов и обложек не требует времени на обучение. Функции можно расширять через Power-Ups — встроенные дополнения для автоматизации, интеграций и аналитики.

Новые возможности 2025 года:

• Новый интерфейс. Полностью переработан дизайн с новой панелью навигации для быстрого переключения между Inbox, Planner и досками.

• Запустили Trello Inbox. Появилось единое пространство для всех входящих задач. Теперь сюда можно собирать поручения из Slack, Microsoft Teams, электронной почты и голосовых команд с телефона.

• Atlassian Intelligence. Искусственный интеллект теперь автоматически определяет дедлайны, приоритеты и ключевые задачи в сообщениях и добавляет их в нужные списки.

• Trello Planner. Новый календарный режим, в котором задачи можно планировать простым перетаскиванием из Inbox или с досок.

• Mirror Cards. Улучшена синхронизация карточек между досками. Теперь изменения отображаются во всех представлениях — календаре, таймлайне, таблице и на карте.

• Карточки задач. Интерфейс задач обновили: описание, чек-листы и комментарии теперь расположены удобнее. Работать с карточками стало проще.

• Интеграции с календарями. Trello теперь синхронизируется с Google и Microsoft Calendar — задачи можно просматривать и добавлять прямо из календаря.

7. Планфикс

Ссылка на сайт

Планфикс — российская платформа, которая объединяет управление задачами, учёт и коммуникацию в одном пространстве.

Для кого. Подойдёт тем, кто ищет полностью русскоязычную систему с гибкими правами, множеством настроек и возможностью вести проекты и операционку в одном месте.

Особенности: 

Планфикс сочетает таск-трекер, CRM, документооборот и коммуникации.

Поддерживается автоматизация действий, например, постановка задач по шаблонам, напоминания, изменение статусов или запуск согласований.

Есть встроенные отчёты, контроль времени и прав доступа, а также возможности интеграции с 1С, Telegram и другими внешними сервисами.

Новые возможности 2025 года:

1. AI-агенты. Появились интеллектуальные помощники — «Интервьюер», «Датамайнер» и «Суммаризатор». Они проводят опросы клиентов, извлекают данные из переписок и форм, автоматически заполняют поля задач и контактов, отслеживают прогресс и формируют сводки.

2. AI-анализ аудио. Planfix AI теперь умеет расшифровывать голосовые сообщения и звонки, а также анализировать записи разговоров.

3. Интерфейс. Главное меню стало вертикальным, обновились фильтры и карточки задач, переработаны справочники. Улучшили тёмную тему и навигацию.

4. Автоматизация процессов. Planfix расширил возможности сценариев — теперь можно подключать Planfix AI для анализа данных или заполнения полей, управлять повторяющимися задачами, автоматически удалять комментарии и запускать нужные действия по заданным условиям.

5. Интеграции. Planfix улучшил связь с Telegram и Google Calendar. Теперь из календаря автоматически подтягиваются участники встреч, а уведомления из чатов можно получать в системе.

6. Безопасность. Появилась политика паролей: администраторы могут задавать требования к сложности, сроку действия и количеству неудачных попыток входа.

7. Карточки и справочники. Настройки стали гибче: можно менять расположение полей и панелей, добавлять подсказки и размещать несколько полей в одной строке.

8. Shtab

Ссылка на сайт

Shtab — российский таск-трекер, который совмещает управление задачами с инструментами контроля рабочего времени и активности сотрудников.

Для кого. Подходит распределённым и гибридным командам, где важно понимать загрузку сотрудников, видеть прогресс по задачам и анализировать эффективность работы.

Особенности:

Интерфейс Shtab напоминает Notion: простая структура, карточки с блоками и гибкие настройки под формат работы команды.

Сервис помогает следить за загрузкой сотрудников и процессом работы — показывает активность и, при необходимости, делает скриншоты экранов.

Задачи можно планировать в разных представлениях: Канбан, Гант, календарь, список, матрица Эйзенхауэра или таймлайн.

Новые возможности 2025 года:

1. Новая диаграмма Ганта. Теперь задачи можно перемещать прямо на диаграмме, менять сроки, выделять карточки цветом и скрывать ненужные списки.

2. Массовые действия. Добавили возможность работать с несколькими задачами одновременно — менять статусы, назначать исполнителей и редактировать карточки одним действием.

3. Персональная главная страница. Появился новый экран, где собраны ключевые элементы — задачи, цели, проекты, комментарии, сводка активности и быстрые ссылки.

4. Гостевой доступ. Расширили права для пользователей по публичной ссылке: теперь они могут создавать и редактировать задачи, оставлять комментарии и скачивать файлы.

5. Цели и управление результатами. Появился модуль, который помогает ставить цели, отслеживать их выполнение и видеть общую картину по проектам.

6. Встроенные комментарии. Теперь можно выделить нужный фрагмент текста и оставить комментарий прямо на странице.

7. Приватные рабочие пространства. Новые рабочие пространства по умолчанию приватные, поэтому видеть их могут только приглашённые участники.

9. Pyrus

Ссылка на сайт

Pyrus — российская low-code платформа, которая помогает компаниям автоматизировать внутренние процессы.

В одном месте можно управлять задачами, обсуждать их с коллегами, согласовывать документы и выстраивать маршруты утверждения.

Для кого. Подходит компаниям, где много внутренних согласований — бухгалтерии, юристам, финансистам, HR и рекрутерам. Также удобно использовать как таск-менеджер для проектных и операционных команд, которым важно держать задачи, документы и общение в одном месте.

Особенности:

Pyrus — не просто таск-трекер, а большая система, которая помогает автоматизировать бизнес-процессы компании. Система включает встроенные модули Service Desk, CRM, документооборот, HR и Help Desk.

В ней можно выстраивать маршруты согласований, создавать шаблоны задач и подключать нужные интеграции. 

Поддерживается офлайн-режим, поэтому работать можно без подключения к интернету.

Новинки 2025 года:

1. Интеграции с внешними сервисами. Добавлена поддержка Mango Office, Авито Работы и ЭДО-сервисов СБИС и Диадок. Теперь звонки, заявки и документы автоматически подтягиваются в систему. 

2. Телефония. Записи звонков теперь прикрепляются к заявкам автоматически, даже если обращение пришло из другого канала.

3. Почта и коммуникации. В переписке теперь видно все адреса из копии письма, а встроенный бот может отвечать автоматически — это ускоряет обработку входящих запросов.

4. Календарь. Появилась синхронизация с Яндекс Календарём, поэтому задачи и встречи отображаются в одном расписании.

5. Формы и задачи. В формах добавили таймлайн для визуализации задач во времени, поддержку собственных заголовков и цветовую подсветку полей, чтобы было проще ориентироваться.

6. База знаний. Теперь можно добавлять диаграммы и чек-листы с отметками выполнения, закреплять строки в таблицах и просматривать завершённые обсуждения.

7. Настройки и безопасность. Администраторы получили больше контроля: можно ограничить использование Public API и добавить правила для работы с наблюдателями в формах.

10. ClickUp

Ссылка на сайт

ClickUp — американская платформа, которая включает таск-трекер, CRM, инструменты для аналитики и автоматизации рабочих процессов.

Компания официально прекратила работу в России, но некоторые команды продолжают пользоваться сервисом.

Для кого. Подходит компаниям, которым важно вести задачи, проекты и документы в одной системе. Чаще всего ClickUp выбирают IT-команды, агентства и продуктовые отделы, где нужно быстро координировать совместную работу.

Особенности:

ClickUp отличается кастомизацией, гибкостью и масштабируемостью. Ее можно превратить в полноценную экосистему: от управления задачами до ведения CRM, отчетности и планирования спринтов. 

Задачи можно просматривать в разных форматах — списком, на доске, в календаре или на диаграмме Ганта.

Сервис интегрируется с основными рабочими инструментами — Slack, Google Workspace, GitHub, Notion, Zoom и другими (всего более тысячи подключений, включая Zapier и Make).

Новые возможности 2025 года:

1. Автопилот с логикой условий. Агенты автопилота теперь работают по принципу «если / тогда»: действия запускаются только при выполнении заданных критериев. Это помогает строить более точные сценарии автоматизации.

2. ClickUp Brain и AI Notetaker. Искусственный интеллект фиксирует итоги встреч, расшифровывает аудио и видео, делает краткие сводки и может превращать комментарии в задачи или подзадачи.

3. AI в рабочих процессах. Инструменты ИИ встроены в поля и шаблоны: система предлагает тип задачи, подставляет данные, создаёт дашборды по шаблонам и формирует регулярные отчёты.

4. Интерфейс и навигация. Обновлён список задач, улучшена загрузка подзадач, появилась настраиваемая панель и визуальные метки для разных видов представлений.

5. Workload View. Расширены возможности планирования нагрузки: масштабирование по дням, неделям и месяцам, создание задач с таймлайна, цветовая индикация перегрузки и учёт длительности задач, зависимостей и выходных.

6. Интеграция с Outlook. Добавлена синхронизация календаря ClickUp с Microsoft 365 — можно бронировать время под задачи, создавать заметки встреч и подключаться к звонкам напрямую из системы.

Какие функции вы бы добавили к желаемым обновлениям в 2026 году? Чего в таск-менеджерах вам не хватило в 2025?