Это заключительная часть статьи. Здесь расскажу о том, как провести митап и подвести итоги. Начните с первой части “Что делать до митапа”, если еще не читали ее
5. Что делать на митапе
5.1 Определитесь с ведущим
Зачем. Кто-то должен на время стать лицом сообщества, чтобы “запустить” митап, представить спикеров и рассказать все, о чем нужно рассказать.
Рекомендации.
Хорошо, если ваш ведущий уже вел что-то и не боится микрофона
Сделайте ведущему фоновую презентацию, чтобы визуально подкрепить его речь
Потренируйтесь говорить в микрофон до начала митапа, чтобы избежать неожиданностей
Относитесь к косякам с юмором, не паникуйте
Сделайте вводное слово: представьтесь, представьте соорганизаторов, расскажите про тайминг митапа
Хорошо, если ведущий сигнализирует спикеру “сколько времени осталось до конца доклада”. Можно пальцами, можно другим сигналом
Следите за таймингом и ограничивайте количество вопросов спикеру. 2-4 вопроса после доклада хватит. Остальное участники зададут на перерыве или на афтепати
Как мы делаем. Ведущим на наших митапах чаще всего выступаю я сам, потому что люблю болтать в микрофон. Я собираю небольшую презентацию, чтобы люди ориентировались не только на голос, но и на экран: Преза ведущего десятого митапа - для публикации. Перед представлением спикера я спрашиваю у него, как бы он хотел быть представленным
5.2 Приезжайте на площадку заранее
Зачем. Чтобы у вас было время проверить оборудование, кол-во посадочных мест, столы для еды и исправить неожиданные косяки
Рекомендации.
Предупредите площадку, что хотите приехать пораньше
Сделайте так, чтобы хотя бы один организатор был на площадке хотя бы за час до начала - этого хватит на решение вероятных форс мажоров.
Просите спикеров приехать пораньше, чтобы на месте проверить презентацию, привыкнуть к залу, протестировать микрофон.
Сфотографируйте вход на площадку и ближайшие ориентиры. Выложите это в свой канал, чтобы гостям было проще ориентироваться
Как мы делаем. У нас всегда как минимум один соорг приезжает за час до начала. Спикеры часто приезжают впритык несмотря на просьбы приехать заранее
5.3 Общайтесь с участниками
Зачем. Чтобы лучше понять своих гостей и доставить им больше ценности, поддержать общую динамику митапа.
Рекомендации.
Здоровайтесь со всеми, даже с теми кого ни разу не видели
Спрашивайте как дела или как вас нашли
Помогайте гостям разобраться где туалет, где гардероб, где зал и решайте прочие вопросы
Перед началом митапа сделайте айсбрейкер для аудитории и предложите им познакомиться друг с другом
В конце митапа обязательно голосом позовите на афтепати, иначе люди разбегутся по домам
Как мы делаем. Мы постоянно с кем-то общаемся на митапах. Если я понимаю, что стою один и молчу - я подхожу к ближайшим гостям, здороваюсь и спрашиваю “Как вам митап?”. Это отлично подходит для знакомства.
5.4 Собирайте обратную связь
Зачем. Чтобы знать где ваши сильные и слабые стороны. Без этого вы не сможете развиваться.
Рекомендации.
Чтобы собрать фидбэк на доклады - ставьте куар код на опрос прямо в конец презентации. Рассылки “оставьте обратную связь” не работают, если высланы пост-фактум.
Спрашивайте гостей прямо в перерывах
Как мы делаем. В каждую презентацию мы просим добавить финальный слайд с куар-кодом на гугл форму. В ней короткий опрос про впечатления от доклада. Ведущий голосом просит людей оставить фидбэк. Мы добились 50% конверсии в заполнение фидбэка - такого нет даже на крупных платных конференциях. Пример презентации с куар-кодом в конце. Кроме этого у нас есть сводная таблица ОС и метрик по всем митапам для сравнительного анализа: Метрики митапов - под публикацию
6. Что делать после митапа
6.1 Подведите итоги и обсудите митап
Зачем. Чтобы составить план действий как улучшить будущие митапы.
Рекомендации.
Подбейте цифры по митапу - сколько было участников, сколько регистраций, сколько смотрели онлайн и др.
Сделайте созвон или встречу, чтобы открыто пообщаться об итогах
Обсудите с сооргами обратную связь, аналитику маркетинга и ваши впечатления
Составьте план развития для следующего митапа
Как мы делаем. Мы чаще всего просто обмениваемся цифрами и впечатлениями в телеграм чате организаторов. По факту обсуждения фиксируем все действия по развитию и назначаем ответственного за выполнение каждого действия. Большинство документов и рекомендаций, которые вы прочли выше, вышли именно с таких обсуждений.
6.2 Поделитесь материалами
Зачем. Чтобы материалы митапа можно было посмотреть позже и растащить по другим сообществам, чатам, каналам
Рекомендации.
Обязательно напишите благодарность участникам “за то, что пришли”
Если вы вели запись митапа - поделитесь видосами
Если спикеры не против - поделитесь презентациями
Если вы фотографировали митап - выложите фотографии
Если вы собирали обратную связь на спикеров и площадку - поделитесь со спикерами и площадкой
Как мы делаем. Мы всегда делаем запись докладов, поэтому после каждого митапа у нас есть еще несколько постов со ссылками на видео.
Шаблоны документов из этой части
Заключение
Делать сообщество, объединять людей, помогать им узнавать новое и развиваться - это невероятные ощущения. Найдите единомышленников и пробуйте! Надеюсь, что эта статья поможет вам создать свое сообщество и начать проводить митапы.
Будете в Питере - заходите к нам в гости!
О нас
Организаторы Delivery Community SPB это Макс, Илья, Андрей, Настя.
Макс Фролов. Руководитель Product Operations в hh. Веду канал о книгах - подписывайтесь!
Илья Смирнов. Руководитель внутренней автоматизации в hh.
Андрей Громыко. Product Owner в Точка Банке.
Настя Голованова. Process Optimization Manager в Т-Банке.