Обычно к этому приходят не из-за бардака, а из желания всё лучше организовать. Я решила довести эту логику до абсурда и собрать в системе управления проектами YouGile максимально отвратительную доску для запуска сайта. Получилось семь вредных советов — а ещё семь способов сделать наоборот.

1. Напишите всё ТЗ прямо в названии задачи

Начнём с задач. Тут есть две школы.

Первая предлагает писать примерно так: «Подготовить до 15 сентября презентацию нового лендинга для встречи с отделом продаж с учётом комментариев Димы из созвона во вторник».

Формально всё отлично: вся информация перед глазами. На деле — вместо канбан-доски мы получили сборник малой прозы.

А доску всё-таки хочется не читать, а быстро сканировать. Поэтому в названии я бы оставляла только действие или результат: «Подготовить презентацию лендинга».

Есть, правда, способ сделать ещё хуже. Его придерживается вторая школа.

2. Оставьте внутри задачи пустоту

Можно уйти в другую крайность и назвать задачу просто: «Исправить макет». А вот что исправить, после какого комментария и где сам макет — неизвестно.

Дальше начинается квест: найти файл, вспомнить созвон и уточнить детали в Telegram.

Чтобы этого не произошло, из задачи должно быть понятно три вещи: что должно получиться в итоге, где лежат материалы и о чём уже договорились. Так контекст не теряется, а исполнителю не приходится начинать работу с расследования.

3. Сделайте срочным вообще всё

Теперь наведём порядок со сроками. Я поставила дедлайн каждой задаче, а заодно щедро раздала высокие и критические приоритеты.

Первые дни доска выглядит бодро: всё красное, всё срочное. Потом выясняется, что 18 задач уже просрочены, а ещё 12 — критические.

Если одинаковый сигнал стоит почти на каждой карточке, он перестаёт что-либо означать. А доска превращается в новогоднюю гирлянду. Поэтому дедлайны я бы оставляла только там, где срок действительно важен. А высокий приоритет — у задач, которые нужно сделать раньше остальных. 

Простой тест: если задача будет готова на день позже и ничего не случится — возможно, дедлайн ей вообще не нужен.

4. Если функция существует — обязательно её используйте

Хотите полной прозрачности? Тогда чем больше информации в задаче, тем лучше. Навесим исполнителя, дедлайн, приоритет, плановую дату, таймер и ещё пару собственных стикеров. Например, «Приоритет от шефа» — чтобы высокий приоритет был действительно высоким.

Но и этого мало. Настроим автоматическое согласование, правила передачи задач и переходы между колонками. Раз таск-трекер что-то умеет, грех этим не воспользоваться.

В реальности я бы делала наоборот: добавляла только то, что решает конкретную проблему команды. Если без параметра, стикера или автоматизации процесс работает так же — скорее всего, они пока не нужны.

5. Добавьте колонку на каждый чих

Теперь можно идеально описать каждый этап процесса:

Новые → Надо обсудить → Обсуждаем → Обсудили → На оценке → Оценили → Запланировано → Скоро возьмём → В работе → В работе, но зависло → На проверке → Почти готово → Готово.

Я пользуюсь простым тестом: если команда не может объяснить разницу между двумя соседними колонками — скорее всего, одна из них лишняя.

Чем меньше лишних этапов, тем проще понять, где находится задача и куда ей двигаться дальше.

6. Никогда не закрывайте задачи

В нашей идеальной системе всё ещё осталась задача «Работа с сайтом». Ей уже несколько месяцев, внутри десятки сообщений, старые файлы и новые договорённости. Закрыть её невозможно: работа с сайтом — как ремонт — никогда не заканчивается.

У хорошей задачи должен быть момент, когда её можно без сомнений перевести в «Готово». Если такого момента нет — скорее всего, перед нами процесс, а не задача.

Поэтому большую работу лучше формулировать так, чтобы у неё был понятный финал, а затем разбивать на подзадачи. Например, «Подготовить сайт к запуску» — на «Сверстать главную», «Сделать адаптивы», «Добавить кейсы» и «Переделать футер».

7. Настройте идеальную доску. И больше никогда её не трогайте

Пять колонок, понятные задачи, всё работает. Отлично — теперь главное ничего не менять.

Правда, сам процесс меняться продолжит: появятся новые этапы, какие-то старые исчезнут. А доска постепенно перестанет иметь к нему отношение.

Поэтому простое правило: появился реальный этап работы — добавили, исчез — убрали. Доска должна описывать то, как команда работает сейчас, а не полгода назад.

Почти все плохие доски начинаются с хороших намерений: добавить контроля, порядка и прозрачности. А заканчиваются одинаково — команда уже не работает с таск-трекером, а обслуживает его.

Хорошая доска делает наоборот: открыл — за несколько секунд понял, что происходит и что делать дальше.

Если захотите проверить эти принципы на своей команде, YouGile для команд до 10 человек доступен бесплатно — без ограничений по функциям и времени.