Сразу прошу принять во внимание:

1. Статья написана под влиянием положительных эмоций от нахождения простого и эффективного решения кучи проблем. Поэтому даже если в комментариях выяснится, что я изобрёл велосипед с квадратными колёсами, и «всё уже придумано и сделано в тысячу раз лучше» — я только рад буду таким открытиям :-) Ведь самое важное в решении — это выявленная проблема :-)

2. Статья, вероятно, будет полезна для: начинающих руководителей проектов, руководителей организаций, вообще — управленцев; разработчиков разных систем управления бизнес‑процессами (от частных случаев, типа CRM, до масштабных BPMS).

3. Статья, вероятно, особенно понравится тем, кто: любит жанр компьютерных игр RTS, и особенно — от Paradox Interactive; имеет выраженный эпилептоидный радикал в характере.

О себе: предприниматель, вот уже восемь лет небезуспешно развиваю кружок робототехники RoboGrade в городе Новочеркасске. Руковожу небольшим, но очень творческим коллективом из инженеров, учёных и их учеников. Всё, что описано далее — мой реальный жизненный опыт.

Формулировка проблемы

Наверное, любой руководитель рано или поздно сталкивается с тем, что количество важных информационных ресурсов, которые надо хотя бы иметь в виду, превышает то, которое можно адекватно охватить вниманием. Папки, таблицы, чаты, сайты, документы, контакты, проекты, роли, организации и их взаимные отношения, доступы людей к тем или иным ресурсам, задачи тактические и стратегические, краткосрочные и долгосрочные - всё это рано или поздно начинает вываливаться из фокуса даже в рамках одного частного проекта, что приводит к самым разным печальным последствиям. Держишь всё в голове - начинаешь выгорать от чрезмерного напряжения и мультитаска. Не держишь в голове хоть что-то - получаешь сорванные сроки, недоконтроль кого-то или чего-то - и всё ту же нервотрёпку в итоге.

Сразу сделаю оговорку: я наслышан о разного рода системах управления бизнесами. От простых таск-менеджеров и CRM до всяких монструозных BPMS за такие же монструозные деньги. Системы управления бизнес-процессами, кроме того, что они дорогие, чаще всего не обладают такой желанной гибкостью. Системы вроде CRM, вдобавок к этому, ещё имеют слишком ограниченный, чисто тактический функционал. Короче говоря, что пробовал из этой области - не подходило именно для моих задач по тем или иным причинам. А то решение, которое нашёл, хотя и тоже далеко не идеально, но устраивает в наибольшей степени.

Эволюция инструментария для организации бизнес-процессов

Для начала, полагаю, следует описать, а что же именно я не смог в полной мере расконтролить. По сути, всё сводится к нескольким основным инструментам, которые я использую для работы с информацией.

Эти инструменты я на протяжении восьми лет поочерёдно, по мере усложнения задач, внедрял в работу. При этом они хотя и перекрывали "зоны ответственности" друг друга, но никогда не отменяли друг друга полностью. Как правило, они встраивались в экосистему, прочно занимая ту нишу, в которой именно они были максимально удобны, и уступая со временем там, где с задачами какой-то другой инструмент справлялся лучше.

Итак, по порядку:

1. Яндекс-диск

Об облачных хранилищах и их назначении я получил представление ещё до начала бизнеса, учась в универе. Но именно ключевым инструментом, почти полностью вытеснившим локальные хранилища, облако стало только после создания организации. Задачи, которые оно решало и решает: шэринг ЛЮБЫХ файлов прямо из "Проводника" винды; коллективный доступ к нужным ресурсам; внезапно, безопасность данных. Недостатки: одновременное редактирование одного и того же файла не из веб-интерфейса ЯД могло привести к кучам проблем.

Решение: нормальный сервис онлайн-документов.

2. Гугл-таблицы и иные гугл-документы

После найма первых сотрудников проблемы вышеописанного облачного хранилища встали в полный рост. Я не знаю, как у Яндекса сейчас, но в 2018 году нормальный общий доступ к документам был реализован из рук вон плохо. Особенно если документ открыть не из веб-интерфейса, а из, боже упаси, виндозного "Проводника". Поэтому для общих доков - гугл-доки.

Гугл-таблицы - это целая эпоха в бизнесе. Слыхал, чтоу многих так же:‑) Через них я пытался описать и расконтролить буквально ВСЁ. Многое даже получалось. Некоторые базы, бюджеты, учебные программы, даже какой‑то таск‑менеджмент — это у меня и до сих пор частично в табличках находится.

Плюсы: адекватное коллективное редактирование документов, история изменений, относительно удобная кастомизируемая автоматизация, значительная творческая свобода. Недостатки: во-первых, таблиц быстро стало много, а в совокупности с ЯД, который никуда не делся, держать это всё в уме становилось всё сложнее. Структура информационных ресурсов перестала держаться в голове. Во-вторых, ряд задач автоматизации решался плохо, так как становиться магистром гугл-таблиц я не желал, а товарищи из числа допущенных до редактирования вечно норовили что-то да испохабить, случайно или даже намеренно.

Решение: для задач по работе с клиентами — переход на CRM.

Пара слов о CRM: её внедрением занялся у нас один из сотрудников, которому просто больно было наблюдать неэвклидов треугольник из клиентов, администраторов и руководителя, которые вечно ссорились по причине, внезапно, всё той же попытки без автоматики держать всё в уме. CRM мы внедрили, и эпизоды вида «ой, простите, что забыла перезвонить», сами собой куда‑то исчезли, и жить всем стало легче. Вердикт: CRM в нише работы с клиентами — инструмент незаменимый. Аналитика, таск‑менеджмент и напоминалки — тут как раз таки есть всё, что было нужно. Рекомендовать какую‑то конкретную не буду — дело вкуса и требуемого функционала.

3. Телеграм, как основной мессенджер

До "телеги" в организации было принято пользоваться вотсапом. Но в 2021 году я решил всерьёз изучить функционал ТГ, и нашёл там ПАПКИ ДЛЯ ЧАТОВ. После этого открытия у вотсапа не осталось никаких шансов: вскоре всё корпоративное общение было выстроено в ТГ, в виде стройной системы тех самых папок с чатами. Жить стало проще, руководить - удобнее. Сотрудники тоже реформы одобрили. А когда чатов стало столько, что папки справляться перестали, я, с пинка одного из коллег, освоил функционал т.н. "супер-чатов" (то есть таких, в которых чат ещё и на темы поделить можно). Это стало наивысшей точкой развития корпоративной коммуникации, но также диалектически-закономерно привело и к нарастанию противоречий: выконтраливать всё вышеописанное стало совсем сложно.

Решение:???

И вот противоречия потихоньку начинают создавать "революционную ситуацию". Слишком много ВСЕГО (чаты, таблички, папки, CRM-система), слишком это всё эклектично (всё в разных экосистемах), слишком сложно управлять доступом к этому всему, помнить о том, что с чем функционально или ассоциативно связано... Слишком много ошибок и недоконтроля по этим причинам возникает. Вроде бы все инструменты удобные сами по себе - но "сами по себе" они не нужны, в норме они должны работать сообща. И вот как их "заставить" именно так работать?

Кхм :-) Решение :-)

Поиск сперва завёл меня в какие-то дебри, вроде цеттелькастенов (которые, как оказалось в процессе написания статьи, могут с предлагаемым мной решением интегрироваться, но я это пока не тестил). Сломав зубы о пресловутый «Обсидиан», я понял, что это «не моё».

И вот... Не знаю, кто сейчас что ожидает увидеть. Наверное, что я отыскал какой-то мега-удобный и опенсорсный сервис для конструирования бизнеса? Ну, почти :-)

На помощь мне пришёл обычный редактор блок-схем, аналог Visio от Microsoft, которым я пользовался в студенчестве. Редактор называется Drawio.

Чем хорош? Бесплатный, локально-устанавливаемый, опенсорсный, имеет набор инструментов, позволяющих добавить в диаграмму какую-никакую интерактивность, вроде ссылок и сворачиваемых/разворачиваемых графических контейнеров или древовидных структур. Свойства элементов на диаграмме также можно редактировать прямо из интерфейса. Мне этого оказалось достаточно на первых порах.

На практике выглядит всё примерно так:

Сперва я изобразил самое для себя важно: структуру организации. А именно: роли, которые в принципе у нас имеются, и людей, которые реально данные роли выполняют. Это позволило мне уже очень сильно разгрузить голову, так как сразу стало видно, где у нас есть резервы, а где - нет, где у нас - полнота, а где - пустота. Стало сильно легче строить любые планы.

Так как организация у нас в наибольшей степени образовательная, то тут же рядом я приделал пылившуюся где-то в дебрях ЯД схему учебных дисциплин и их взаимных связей. Стало ясно, где у нас возникают интересные пересечения, в какую сторону нам надо развиваться.

Далее я начал прорабатывать "рабочие столы" каждой роли - отдельные диаграммы, которые отражали бы все необходимые ресурсы и связи, уникальные для каждой роли. Каждый "рабочий стол" я делю на блоки с примерно однородным содержимым. Эти блоки описывают главные зоны, требующие фокусирования внимания человека, взявшего на себя ту или иную роль.

И вот главной "фишкой" предлагаемого мной метода описания бизнеса я считаю как раз то, что конфигурацию таких "рабочих столов" можно сделать вообще любую, нет рамок, которые бы приводили к дилеммам вида "эээ, ну как мне втиснуть сюда этот процесс/элемент, если в интерфейсе такой кнопки нет, такой функции не предусмотрено и т.д." При этом вся эта история не требует каких-то специальных знаний языков разметки и т.д.

Вот, например, как выглядит "рабочий стол" директора:

Я выделил следующие блоки, которые мне бы хотелось сейчас иметь перед глазами:

1. список всех ролей в организации;

2. список всех людей, выполняющих роли в организации;

3. список союзников (отдельная категория людей, находящихся с нашей организацией в личных союзнических отношениях);

4. проекты (об их описании отдельно скажу дальше);

5. корпоративные аккаунты (всё, что было сложно запомнить, теперь - не сложно);

6. ключевые электронные ресурсы;

7. ключевые локации кружка (со ссылками на папки, имеющие к этим локациям отношение);

8. перечень периодических задач.

Именно это, в данный момент, я хотел окинуть взглядом и при этом не тратить силы на удержание сего в уме. Когда надо - быстро всё отыскивается, так как у всего есть своё место.

Отдельно хочу показать, как теперь удобно вести проекты. Все вместе они выглядят вот так:

А вот так они могут выглядеть по отдельности:

Что тут существенно?

Во-первых, теперь все проекты видны разом, но каждый легко зазумить и быстро получить о нём полное представление (аналог стратегической и тактической карты в какой-нибудь стратегии).

Во-вторых, в описательной части каждого из проектов есть что-то общее, единообразное, шаблонное, а есть что-то, что отличается и уникально для данного проекта.

В-третьих, отчитаться перед рабочей группой проекта стало очень просто: скрин - и всё. Так как в проект вовлечена молодёжь, то такая наглядная отчётность очень сильно влияет на мотивацию и вовлечённость, помогает ребятам держать темп, а руководителю - концентрировать волю и внимание в нужном месте и в нужное время.

Ну и в-четвёртых, все ресурсы проекта теперь объединены, и "ничто не забыто, никто не забыт". И вот это прям самое главное. Нет больше болей про "забытые файлы" в "далёких папках", нет больше "онемевших чатов" и "потерявшихся исполнителей". Всё важное - на виду, что важное, но не актуальное прямо сейчас - тоже не пропадёт из виду.

Также для примера хочу показать часть рабочего стола роли "маркетолог", которую пока что оформлял и вёл также я сам. А именно: блок с простым, но ёмким названием "Куда что публиковать"

Одна из болей маркетолога (по версии не очень искушённого в этом деле меня) - не забыть разместить новость/услугу/мероприятие в тех местах, где это уместно, и в то время, когда это актуально. У кружка довольно много корпоративных ресурсов, и я не придумал для себя ничего лучше, чем сделать такую вот "вложенную диаграмму", по которой всегда могу быстро прикинуть, где и что разместить.

Остальные роли оформлены аналогичным образом, в меру моего личного разумения. Сотрудникам я пока этим всем играться не давал, хочу сперва выработать хотя бы какие-то общие принципы оформления. Кстати, об оформлении.

По-настоящему интересно играться с этой бизнес-панелью стало тогда, когда я не поленился добавить на неё различные иконки, логотипы, гербы и прочее подобное. Схема стала пёстрой и, внезапно, начала увлекать. Привлечь к проекту ещё одного союзника, закрыть очередную задачу, чтобы раскрасить её в зелёный цвет, довести проект до конца, чтобы свернуть его и отложить в архив - всё это лично для меня сделало работу с этим инструментом отчасти похожей на игру в какую-нибудь стратегию) Звучит, наверное, дико. но хотя бы какая-то эстетика в оформлении диаграммы и правда очень сильно добавляет кайфа от использования.

Границы применимости

Про плюсы инструмента я рассказал. Пора бы и о том, что в этом инструменте хотелось бы со временем доработать.

Во-первых, у данной "панели управления организацией" очень небольшая интерактивность. Все ссылки прописываются вручную, какой-то особой автоматизации в работе с сотрудниками, ролями и задачами тут нет. Нанял кого-то - изволь сам ручками выдать все доступы; уволил - изволь сам отыскать, где человек присутствовал и что делал, и всё аккуратно отредактируй. Это и хорошо (дисциплинирует), и плохо (по запаре всё равно можно что-то забыть важное). Автоматизация тут была бы кстати.

Во-вторых, поддержание всех этих диаграмм в актуальном рабочем состоянии требует изрядной дисциплинированности. Очень просто забросить все эти дела (или часть их), и получить просто мешанину не актуальных данных. Понятно, что это справедливо для всех систем такого рода, но тут это помножено на «во‑первых» (малая степень интерактивности, нет автоматики), и от такой ситуации нет совершенно никакого противоядия. Только дисциплина того, кто творит на этом холсте...

В‑третьих, «рабочие столы» отдельных ролей так‑то предназначены И для того, чтобы директору можно было иметь в виду, чем там занимаются подчинённые, И для самих подчинённых. А так как всё это находится в рамках одного документа, в виде отдельных его листов, я пока не придумал, как выдавать людям доступ к их рабочим столам, и при этом иметь возможность их просматривать иначе, чем через скидывание файлов:‑) Это — самая большая «боль» этого решения.

Вот, собственно, ключевые недостатки . И крайне существенно тут то, что с ростом масштаба организации эти проблемы будут только усугубляться. Как мне подсказали знающие люди, это всё не непреодолимо, так как в том же «Обсидиане» есть плагины для работы с Drawio, и можно сделать так, чтобы "интерфейс" организации рисовать в виде диаграммы, а дерево связей — в «Обсидиане». Но я пока что так не заморачивался, ПОКА мне хватает и того, что есть.

Как‑то так. Рад буду услышать отзывы на такое вот решение, ещё больше буду рад, если оно кому-то поможет или кого-то наведёт на какие-то более разумные идеи :-) Добро пожаловать в комментарии!