Меня зовут Елизавета Ковальчук, и моя задача как бизнес-аналитика — быть связующим звеном между бизнес-задачами и технологическими решениями. Я не пишу код для роботов, а создаю для них технические задания — детальные инструкции, которые превращают рутинные операции в автоматизированные процессы. В этой статье я расскажу, как при выборе платформы Primo RPA мы сфокусировались не на быстрой замене, а на создании надежного фундамента для будущей автоматизации, сделав осознанный шаг к построению безопасной среды для автоматизации.
От UiPath к Primo: как мы адаптировались к новым условиям автоматизации
В нашем пути автоматизации бизнес-процессов мы столкнулись с необходимостью импортозамещения. Мы работали на платформе UiPath, но в условиях новых реалий в 2022 году решили перейти на другую систему. В результате тщательного анализа мы выбрали Primo, так как она наиболее соответствовала нашим требованиям работы.
Одним из ключевых факторов стало то, что пользователи могут самостоятельно взаимодействовать с оркестратором и использовать своих программных роботов. Кроме того, интерфейс и функционал Primo больше всего походили на UiPath, что значительно упростило процесс переобучения нашей команды.
Однако переход с одной платформы на другую — это сложный процесс, требующий внимания к текущим делам и проектам, а также к потребностям наших бизнес-заказчиков.
На начальном этапе мы:
Актуализировали список проектов: перед переносом мы обновили перечень всех текущих задач и определили, какие из них будут актуальны после перехода.
Составили список неактуальных проектов: выявили проекты, которые, по прогнозам, вскоре станут неактуальными, и приняли решение не переносить их на новую платформу.
Ранжировали проекты по важности: вместе с руководством мы оценили значимость каждого проекта и выделили те, которые не будут критичны, если их не перенести вовремя.
При составлении плана по переносу мы учитывали, что некоторые системы, в которых работают наши роботы, параллельно импортозамещались или планировались к импортозамещению. После детального анализа ситуации мы пришли к выводу, что реализовать все задачи собственными силами будет сложно, поэтому часть проектов была передана на аутсорсинг.
Поскольку работа на новой платформе начиналась с чистого листа, мы разработали для команды требования и правила по разработке роботов и их оформлению, которые также переданы аутсорсерам.
Следующим этапом стала покупка системы и ее разворачивание с постоянными консультациями от вендора. Параллельно с настройкой самой системы наши разработчики изучали схему работы Primo, ознакомились с документацией к студии и проходили курсы в академии вендора.
Из опыта работы на UiPath мы поняли, что общедоступные фреймворки для разработки RPA-проектов не всегда подходят под наши специфические требования. У нас возникли идеи по улучшению этих фреймворков, и мы разработали собственный инструмент для нашей команды, который учитывает все особенности и требования нашей работы.
Далее началась техническая часть нашего переноса. Были выбраны несколько пилотных проектов из списка критически важных, и начали их разработку на Primo. В процессе переноса мы сталкивались с техническими проблемами, особенно в части взаимодействия с нашими системами. Однако мы получали оперативные ответы от вендора, что помогало нам быстро находить решения. Мы старались переносить проекты, по которым не было технических проблем либо они были успешно решены. Как только какой-либо проект был перенесен, мы сразу брали его в эксплуатацию, чтобы получать больше опыта работы с Primo Orchestrator и улучшать взаимодействие в дальнейшем.
Гибкость и эффективность: преимущества платформы Primo для нашей команды
Платформа Primo стала основным инструментом для реализации наших проектов по автоматизации. Primo предлагает интуитивно понятный интерфейс, который облегчает обучение пользователей благодаря схожести с UiPath. Она обладает гибкостью и адаптивностью, поддерживая интеграцию с различными системами, а также предоставляет доступ к множеству встроенных активностей и библиотек для создания собственных модулей. Кроме того, Primo соответствует современным требованиям информационной безопасности и обеспечивает экономическую эффективность за счет значительного сокращения затрат на выполнение рутинных процессов через автоматизацию. Она позволяет пользователям самостоятельно взаимодействовать с оркестратором — запускать процессы вручную или по расписанию. Это значительно упрощает управление процессами и делает их более доступными для конечных пользователей.
Как мы улучшили автоматизацию через собственный фреймворк и стандарты взаимодействия
Для обеспечения надежности и производительности разработанного решения мы создали собственный фреймворк, который учитывает все требования как со стороны бизнеса, так и со стороны информационной безопасности (ИБ). Уделили особое внимание отказоустойчивости процессов, чтобы минимизировать риски при возникновении непредвиденных ситуаций.
Мы нашли для себя новый подход к автоматизации действий в каких-либо системах. Теперь мы сначала ищем все варианты взаимодействия с этой системой (API, HTTP-запросы, прямое взаимодействие с БД и т.д.), а не сразу выполняем все через пользовательский интерфейс. Ранжируем по сложности методы взаимодействия и выбираем наиболее подходящий. После выбора пути взаимодействия с системой создаем стандартные модули логина и выхода. Эти блоки затем пере используются в других проектах, что обеспечивает универсальное использование отдельных действий и существенно ускоряет процесс разработки.
Наши разработчики предпочитают писать код (например, для различных преобразований данных), вместо того чтобы использовать готовые активности в студии. Это позволяет им более гибко и точно реализовывать бизнес-логику, адаптируя решения под специфические требования проектов. Кроме того, вендор поддерживает любителей кода, как мы, поэтому в рамках развития студии планируется повысить удобство работы разработчиков с кодом на платформе.
Одной из ключевых частей нашей разработки стало создание универсальных действий. В процессе переноса, встречая новую систему, мы формируем библиотеку скриптов, которые выполняют типовые действия в этих системах, что значительно сокращает время переноса для таких платформ, как АБС и различные АРМ.
Эффективное управление проектами: как мы внедрили метод приоритизации задач WSJF
С увеличением объема задач возникла проблема их ранжирования. Для ее решения мы ввели комитет, который занимается оценкой заказов новой функциональности (нового проекта или доработки действующего). Основной целью RPA-комитета является оптимизация процесса приоритезации с использованием методологии WSJF заказов на разработку в команду RPA.
WSJF (Weighted Shortest Job First) — система оценки задач по формуле: Cost of Delay / Job size
Возможные значения: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100.
Cost of Delay — числитель для формулы WSJF. Состоит из трёх факторов и проставляется членами RPA Комитета:
Ценность — насколько задача принесет пользу для бизнеса или клиента.
Фактора риска или возможности — насколько задача уменьшит риск или откроет новые возможности.
Временная критичность — насколько важно сделать эту задачу немедленно.
Job Size — знаменатель для формулы WSJF. Включает в себя трудовые ресурсы — насколько сложно реализовать эту инициативу. Проставляется представителем команды RPA.
Надежность процессов: преимущества использования бэкенд-методов в RPA
Мы всегда начинаем с анализа возможностей системы и стараемся максимально уйти от действий, основанных на пользовательском интерфейсе (UI). Не все операции заменяются на действия через бэк, а только те, которые возможны и целесообразны. Этот подход позволил нам значительно повысить стабильность работы роботов и уменьшить количество инцидентов. За счет перехода с UI на работу через бэк мы достигли большей надежности в выполнении процессов, что позитивно сказалось на общих результатах автоматизации.
Для работы с запросами мы используем встроенный в .NET класс HttpClient, что значительно облегчает взаимодействие с сайтами, с которыми мы работаем. При разработке проектов мы делаем акцент на декомпозицию и стандартизацию выполнения работ, что помогает обеспечить высокое качество решений и облегчение их поддержки. Кроме того, помимо фреймворка, мы ввели определенные требования по разработке, которые можно найти в нашей внутренней Wiki.
Кастомизация Primo: создание решений для специфических систем, как АБС
Взаимодействие с этой системой осуществляется через окно Putty. В UiPath были встроенные функции для взаимодействия с данным окном, тогда как в Primo подобный функционал отсутствовал. Мы обратились в Primo с данным вопросом, они сделали доработку по запросу. Одновременно с вендором для решения этого вопроса мы разработали собственный скрипт, который позволяет взаимодействовать с данной системой быстрее и надежнее. Это удалось реализовать за счет возможностей студии Primo, которая помимо встроенных активностей позволяет писать собственный код для дальнейшего использования в разработке.
Эффективная автоматизация почтовых процессов с помощью сторонней библиотеки
Одной из самых распространенных систем, используемых в проектах, является электронная почта. Для работы с ней мы выбрали стороннюю библиотеку. Хотя платформа Primo предоставляет множество встроенных активностей для работы с электронной почтой, некоторые запросы могут быть специфическими и требовать дополнительных возможностей. Поэтому мы создали несколько скриптов с типовыми действиями, такими как создание/закрытие клиента и отправка/получение сообщений.
При необходимости добавления новых действий мы изучаем библиотеку и дописываем скрипты, чтобы увеличить вариативность выполняемых операций. Использование библиотеки оказалось значительно быстрее, чем вложенные активности в Primo, что сделало нашу работу более эффективной. Наша команда достаточно большая, и это решение полностью оправдало себя.
Автоматизация Excel-процессов: как мы ускорили обработку файлов с помощью сторонних приложений
Для работы с Excel мы также нашли способ улучшить эффективность. Несмотря на то, что у Primo есть огромное количество встроенных активностей для работы с Excel, мы также подключили стороннюю библиотеку, которую тщательно изучили внутри команды. Создав несколько типовых действий для работы с Excel-файлами, мы решили использовать именно эту библиотеку вместо встроенных активностей.
Это дало нам увеличение скорости и эффективности работы, особенно учитывая, что наша компания обрабатывает большое количество реестров и файлов больших объемов. Пользователи предпочитают работать в формате Excel, и мы смогли сохранить привычный интерфейс и режим работы. Таким образом, мы нашли выход, который помог ускорить обработку файлов без изменения привычного представления для пользователей.
Эффективный контроль версий в команде разработчиков
С увеличением количества проектов и разработчиков мы столкнулись с необходимостью вести контроль версий. В Primo присутствует система контроля версий, но с нашим развитием нам стало не хватать ее функционала. Для таких случаев Primo была предусмотрена возможность интеграции с системой управления репозиториями программного кода. В нашей компании у подразделения разработки уже производится контроль версий, поэтому не вызвало особых трудностей применить эту же систему для нашей команды. Это решение дало возможность удобно следить за изменениями в коде, управлять различными версиями проектов и обеспечивать совместную работу команды. Теперь каждый разработчик может легко отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.
Изменения в информационной безопасности: как они повлияли на функциональность наших роботов
Из-за ужесточения политики информационной безопасности, в части систем, с которыми взаимодействуют наши роботы, была введена двухфакторная аутентификация. Так как роботы в большинстве случаев повторяют действия пользователей, для их дальнейшего функционирования нам также пришлось реализовывать новый алгоритм авторизации в измененных системах. Роботы теперь сами генерируют шестизначные коды, что позволяет соблюдать наши внутренние требования ИБ.
Из-за перехода с Telegram на другой корпоративный мессенджер мы разработали свои модули для основных операций с этим мессенджером, включая отправку и получение сообщений. Мы сразу же универсализировали свои действия, что позволило значительно ускорить разработку.
Программа по импортозамещению подкидывает новые сложности, как переход с иностранных таск-трекеров и сервис-деск систем. Однако благодаря нашему подходу к работе через API и HTTP-запросы мы смогли ускорить как самих роботов, так и скорость их разработки.
Собственные решения для защиты данных: отказ от сторонних сервисов
Помимо того, что сейчас увеличилось количество требований по безопасности, изначально их также было большое количество, поэтому еще до этапа импортозамещения мы реализовывали наши автоматизацию по принципу закрытого контура. Виртуальные машины роботов изначально изолированы от интернета, а необходимые доступы к внешним сервисам предоставляется только по разрешению ИБ. Поэтому все условия по ИБ также учитывались при выборе платформы, на которую мы планировали переходить, а Primo полностью соответствует всем нашим требованиям.
Специфика работы нашей компании требует обработки персональных данных клиентов, например, таких как ФИО. Ранее мы использовали сторонние сайты для склонения ФИО и перевода цифр в буквенный вид, однако с ужесточением требований безопасности мы отказались от этого подхода. Вместо этого мы разработали собственные библиотеки на C#, которые полностью соответствуют нашим нуждам и требованиям безопасности, исключая возможность утечки персональных данных.
Обратная связь от пользователей: путь к улучшению функций Primo
Помимо самосовершенствования и ускорения разработки, платформа Primo и студия постоянно развиваются, добавляя новые функции и возможности. Оркестратор значительно усовершенствовался за время нашего пользования платформой.
Мы постоянно на связи с командой поддержки Primo и имеем отдельный чат для оперативного общения. Примечательно, что многие пожелания как пользователей, так и разработчиков были учтены, и значительное количество функций было выпущено в релиз, что говорит о высокой степени отзывчивости и ориентированности на клиента.
Путь к успеху с Primo: выводы и перспективы автоматизации
В заключении можно сказать, что выбор платформы Primo стал для нас не только шагом к импортозамещению, но и возможностью значительно повысить эффективность наших бизнес-процессов. Несмотря на вызовы, с которыми мы столкнулись в условиях неопределенности, наша команда проявила гибкость и способность адаптироваться, что позволило нам улучшить качество предоставляемых услуг.
Мы уверены, что дальнейшее развитие RPA в России откроет новые горизонты для автоматизации и оптимизации работы, а мы будем продолжать активно следить за тенденциями в этой области. Надеемся, что наш опыт вдохновит другие компании на внедрение инновационных решений и поможет им достичь новых высот в автоматизации своих процессов.