На связи Анна Астахова, директор по развитию в ИТ-интегратора «Белый код». Бывает так: есть iiko, 1С, а еще — десятки точек, юрлиц и таблиц Excel… В этом случае себестоимость считается усредненно, а отчетность выходит неточная, да еще и приходится ее долго ждать. Рассказываю, как мы автоматизировали товарный учет на базе УПО и сделали так, чтобы цифры наконец сошлись.
О проекте
У клиента разветвленная сеть заведений общественного питания: два бренда, больше 40 точек в нескольких регионах, каждый со своей спецификой. Работа велась в iiko, и на первый взгляд все выглядело вполне организованно: продажи, рецептуры, списания, даже зарплата — все как будто было на месте. Но под капотом оказалось иначе.
Система строилась вокруг iiko, который неплохо справляется с операционной деятельностью на точке, но не предназначен для сквозного управленческого учета. Учет велся в разрезе двух отдельных инсталляций: под каждый бренд — своя iiko. Бухгалтерский учет — в нескольких базах 1С, причем по числу юрлиц, которых у клиента было немало. А вот управленческого учета как системы не было вообще. Согласованной картины по продажам, остаткам, себестоимости и марже — тоже.
Данные выгружались вручную, раз в месяц, через самописную обработку. Показатели собирались в Excel: кто-то что-то услышал, кто-то прислал, где-то кто-то не досмотрел. Себестоимость рассчитывалась усредненно по рецептурам, без учета динамики цен, остатков, логистики. Отчетность получалась с большой задержкой, а главное, вызывала сомнения в точности. Для бизнеса, где ключевая метрика — это маржинальность блюда, такая слепая зона превращается в серьезный риск.
От операционного хаоса к системе
Клиент пришел с довольно понятным, но в то же время амбициозным запросом: нужен был не просто учет, а системный и прозрачный подход ко всей цепочке товарного движения — от поставки до финансового результата. Бизнес рос, увеличивалось количество точек, юрлиц, поставщиков, но при этом не росла управляемость. Основные задачи можно сформулировать так:
Получать актуальную себестоимость по каждому блюду, с учетом всех изменений в рецептурах, остатках, закупках и списаниях.
Перейти от ручного сбора отчетности в Excel к автоматизированной управленческой отчетности — БДР, ДДС, балансу, платежному календарю.
Выстроить устойчивую интеграционную архитектуру: на момент старта в компании было до семи отдельных баз 1С (по числу юрлиц), две независимые iiko, клиент-банк и внешняя бухгалтерия на аутсорсе. Все эти системы нужно было «подружить» между собой и автоматизировать движение данных.
После анализа мы предложили выстроить систему на базе «1С:Управление предприятием общепита» (УПО). Это специализированное решение, созданное именно для HoReCa: кафе, ресторанов, столовых, фудкортов. УПО «из коробки» понимает, что такое рецептуры, технологические карты, порции, блюдо дня и себестоимость в разрезе ингредиентов. В отличие от универсальных конфигураций (УНФ, УТ), здесь уже есть все, что нужно: производственные документы, отчеты по кухням, механизмы расчета, а главное — логика, понятная операторам и управленцам.
Мы сознательно отказались от идеи внедрять ERP или пытаться доработать типовую торговлю: избыточно по функционалу, дорого по внедрению, сложно в поддержке. УПО в этом смысле — оптимальный выбор для бизнеса, где нужно гибко учитывать продукцию, рассчитывать себестоимость и не перегружать пользователей лишними возможностями.
Реальность внедрения: что пошло не по плану
В теории все выглядело стройно: есть мастер-система (УПО), есть подчиненные системы (бухгалтерия, iiko), все работают по инструкции, и данные спокойно мигрируют из точки А в точку Б. На практике все оказалось гораздо интереснее.
Во-первых, справочники. Мы изначально договорились, что вся справочная информация будет заводиться в УПО: номенклатура, сотрудники, контрагенты, договора. Но на деле сотрудники продолжали создавать элементы где придется — кто-то в iiko, кто-то в одной из пяти бухгалтерий. В результате один и тот же контрагент мог существовать под разными названиями в разных базах, а система, разумеется, считала их разными. Мы несколько раз переписывали механизм синхронизации, внедряли справочники соответствий, вычищали задвоения вручную и параллельно пытались убедить всех участников процесса работать централизованно.
Во-вторых, сопротивление изменениям. У клиента высокая текучка кадров на точках, персонал часто молодой, обучение занимает время, а мотивации осваивать новую систему — минимум. Люди продолжали вбивать данные в iiko «как привыкли», а в УПО попадала неполная или искаженная информация. Внедрение сопровождалось регулярными обучениями, созвонами, скринкастами, оперативной поддержкой — потому что иначе система просто не жила.
В-третьих, бухгалтерия. Основной бухгалтерский учет велся на аутсорсе, а это значит, что у нас не было постоянного канала коммуникации с исполнителями. Бухгалтеры, со своей стороны, требовали, чтобы документы приходили в их базы «в нужном им виде»: с конкретными статьями затрат, правильно проставленными счетами учета, в нужном формате. Стандартный механизм обмена EnterpriseData с этим справлялся плохо: мы получали то лишние поля, то недостающие, то не те типы документов. В итоге пришлось писать кастомную схему обмена, заточенную под специфику клиента: без избыточных реквизитов, но с точной маршрутизацией нужных данных.
И, конечно, изменения в бизнесе. За время проекта клиент несколько раз менял юридические конструкции: переходил с ИП на ООО, менял режим налогообложения, открывал и закрывал точки. Это приводило к смене учетных баз, добавлению новых организаций, пересмотру логики маршрутизации документов — и, соответственно, к дополнительным доработкам. Эти изменения редко совпадали с графиком проекта, и мы часто переключались с плановых задач на тушение очередного организационного пожара.
Все это замедляло внедрение, растягивало сроки и создавало нагрузку на команду. Но в итоге все блоки, которые мы запланировали, были реализованы. И, что важно, мы построили архитектуру, которая не ломается при очередном «а теперь мы открыли еще одну точку и завели новое юрлицо».
Что получилось
Несмотря на все сложности, сопротивление и особенности бизнес-процессов, нам удалось выстроить живую, устойчивую систему, в которой данные работают на бизнес, а не наоборот.
Теперь управленческий учет ведется в «1С:Управление предприятием общепита». Именно в УПО аккумулируются все ключевые события: продажи, списания, перемещения, выпуск блюд, оприходование товаров. Информация из iiko автоматически, без ручного участия, перелетает в УПО каждую ночь. При этом обмен идет только в одну сторону: операционные данные попадают в УПО, а дальше используется как база для управленческих и бухгалтерских процессов.
Документы формируются на лету. На основании актов реализации и списания из iiko создаются соответствующие документы в УПО: выпуск блюд, отчеты о розничных продажах, списания запасов. Все это происходит автоматически, без необходимости ручного ввода.
Себестоимость теперь считается корректно, в разрезе каждого блюда и каждой точки. Больше никаких условных «средних значений» — только реальные расходы на ингредиенты, рассчитанные по рецептурам и остаткам. Это позволило клиенту наконец-то увидеть, сколько на самом деле стоит чашка капучино или порция пасты, и на чем теряются деньги.
Интеграция с бухгалтериями работает стабильно. Все необходимые данные — отчеты о рознице, списания, движения по складу — автоматически направляются в нужные базы 1С в зависимости от юрлица. При этом в каждой бухгалтерии документы уже приходят в нужной форме: с заполненными статьями затрат, корректными счетами и в нужном формате. Это существенно снизило нагрузку на бухгалтерский аутсорсинг и сократило количество ручной доработки документов.
Финансовая отчетность — в процессе автоматизации. Мы уже подготовили структуру будущих управленческих отчетов — БДР, ДДС, баланс, платежный календарь. Клиент согласовал требования, подготовлены шаблоны. Следующий этап — реализация отчетности на базе уже существующих данных. Сейчас большая часть этих отчетов собирается вручную, и основная цель — избавиться от Excel-магии и сделать процесс устойчивым и автоматическим.
Важно отметить, что архитектура, которую мы выстроили, позволяет масштабировать систему: подключать новые точки, юрлица, бухгалтерии, источники данных без необходимости полной переработки. Это фундамент, на который теперь можно спокойно надстраивать BI-систему, бюджетирование, аналитику, KPI и все остальное, что поддерживает зрелый управленческий контур.
Краткий чек-лист для тех, кто планирует автоматизацию
Если вы только задумываетесь о переходе на автоматизированный управленческий учет в общепите — вот несколько советов, которые помогут сэкономить время, деньги и нервы.
1. Назначьте ответственного с вашей стороны.
Это должен быть человек, который знает ваши процессы, может принимать решения и готов регулярно коммуницировать с командой внедрения. Без «центра принятия решений» все будет зависать — от согласования справочника до настройки обмена.
2. Сразу определите, какая система будет мастер-системой. Заложите время на чистку справочников.
Если вы хотите, чтобы все работало автоматически и без дублей, необходимо централизовать справочники: номенклатуру, сотрудников, контрагентов и т. д. Мы рекомендовали делать УПО мастер-системой, но это работает только если действительно все заводят данные в одном месте.
3. Будьте готовы к сопротивлению.
Люди не любят менять привычный порядок. Особенно, если интерфейс новый, а задачи те же. Планируйте обучение, поддержку, «мягкий вход» в систему. Придется объяснять, зачем это нужно — не один раз.
4. Если у вас аутсорс-бухгалтерия — подключайте их с самого начала.
Их требования к документам могут отличаться от типовой логики 1С, и лучше узнать об этом до запуска, чем потом переписывать обмен. Покажите им макеты, обсудите, какие поля нужны, как они хотят видеть данные.
5. Не экономьте на архитектуре.
Кажется заманчивым «сначала сделать по-простому, а потом доделаем». Но потом редко наступает. Лучше сразу продумать обмены, маршруты, ролевую модель доступа, чтобы не приходилось все ломать и переделывать.
6. Примите, что все не будет идеально сразу.
Управленческий учет — это не коробочное внедрение. Он требует адаптации под ваш бизнес, процессы, команду. Заложите ресурсы на доработки и поддержку. Это инвестиция в то, чтобы вы могли видеть свой бизнес не по ощущениям, а по цифрам.
Автоматизация управленческого учета — это не про «нажать кнопку и забыть». Это переосмысление бизнес-процессов, дисциплина в работе с данными, регулярная адаптация под меняющуюся реальность. Особенно в сфере общепита, где высокая операционная нагрузка, текучка персонала и постоянные изменения — часть повседневности.
Но в результате мы видим, как меняется управление, когда появляются оперативные, достоверные цифры. Это дает уверенность в принятии решений, помогает не терять деньги на каждой мелочи и растить бизнес осознанно.