Привет, Хабр! 

Мы собрали 11 проблем, знакомых большинству команд. Каждую из них можно решить за несколько минут с помощью бесплатных расширений системы управления проектами YouGile.

Расширения — это дополнительные функции, которые можно включать по необходимости. Мы не добавляем их в «дефолт», чтобы система оставалась простой и не перегружённой. При этом любой нужный инструмент можно подключить в пару кликов и настроить под свой процесс.

Содержание:

Проблема 1. Нарушается порядок выполнения задач

Проблема 2. Команда забывает согласовать задачи

Проблема 3. Сотрудникам не хватает вводных для работы

Проблема 4. Команда не понимает, сколько времени уходит на задачи

Проблема 5. Команда пропускает обновления по задачам

Проблема 6. Коллеги забывают вернуться к задачам

Проблема 7. В бэклоге копится слишком много задач

Проблема 8. Задачи приходится назначать вручную

Проблема 9. Сложно сфокусироваться на задачах

Проблема 10. Теряются клиентские запросы

Проблема 11. Менеджер тратит время на рутину

Проблема 1. Нарушается порядок выполнения задач

В таких процессах, как разработка или производство, каждый шаг опирается на результат предыдущего. Но задачи часто передвигают вперёд раньше времени: чтобы «не забыть», освободить колонку или просто потому что никто не контролирует порядок.

В итоге следующий исполнитель получает незавершённую задачу, работу приходится возвращать назад, и сроки начинают сдвигаться.

Решение — Workflow

Расширение задаёт последовательность этапов и не позволяет двигать задачу дальше, пока текущий шаг не завершён. Система проверяет необходимые условия — например, закрыт ли чек-лист, заполнены ли поля, приложены ли файлы — и пропускает задачу только после выполнения требований.

Как запустить: в настройках доски задайте маршрут — разрешённые переходы и обязательные условия.

Вот инструкция, как работает Workflow:

Проблема 2. Команда забывает согласовать задачи

На этапах, где нужен простой «Ок», задача часто уходит дальше без подтверждения: уведомление пролистали, человек отвлёкся или подумал, что разберётся позже.

Так задача проходит этап без проверки, и её приходится возвращать назад.

Решение — «Согласование задач в колонке»

Расширение добавляет обязательное согласование: задача стоит на паузе, пока ответственный не откроет её и не выберет «отправить дальше» или «вернуть с комментарием». 

Как запустить: включите согласование в настройках нужной колонки. Показываем, как это сделать:

Проблема 3. Сотрудникам не хватает вводных для работы

Исполнитель открывает задачу — а там нет техзадания, документации и других нужных материалов для работы. Приходится спрашивать в чате, ждать ответов и собирать информацию руками.

Команда тратит время. 

Решение — «Формы с обязательными полями»

Расширение позволяет заранее задать набор полей. Пока они не заполнены, задача не двинется дальше, таким образом исполнитель получит полную информацию с самого начала.

Как запустить: добавьте форму в настройках доски и выберите обязательные поля.

Вот пример использования:

Проблема 4. Команда не понимает, сколько времени уходит на задачи

Задачи закрываются, но фактическое время на работу нигде не фиксируется. Из-за этого сложно понять, где люди перегружены, какие этапы занимают больше, чем планировалось, и почему сроки сдвигаются.

Планировать работу сложно.

Решение — «Таймтрекер»

С расширением можно учитывать время на каждом этапе: запускать таймер или добавлять минуты вручную. Все данные собираются в понятный отчёт.

Как запустить: включите таймтрекер в настройках доски. 

Проблема 5. Команда пропускает обновления по задачам

Команда работает в разном ритме: кто-то обновляет статусы сразу, кто-то заходит в задачи раз в несколько часов. Из-за этого важные изменения видят не все

Из-за этого работа может затянуться.

Решение — «Интеграция с Telegram»

Чтобы человек не пропустил апдейт, обновления по задачам приходят в мессенджер: новые задачи, комментарии, упоминания, изменения статусов. Из сообщения можно сразу перейти в задачу.

Как запустить: свяжите аккаунт YouGile с Telegram в настройках пользователя.

Пример интеграции:

Проблема 6. Коллеги забывают вернуться к задачам

Иногда важно вернуться к задаче позже: через день, неделю или к определённой дате. Но напоминания ставят «в голове», на стикерах или в личных приложениях — и про задачу легко забыть.

В итоге дело всплывает слишком поздно, когда срок уже пропущен.

Решение — «Напоминание в задаче»

Расширение позволяет поставить напоминание прямо внутри карточки: выбрать дату, время и короткий текст. В нужный момент система отправит сообщение в чат задачи — его увидят все участники.

Как запустить: откройте задачу и добавьте стикер «Напоминание».

Проблема 7. В бэклоге копится слишком много задач

Со временем бэклог превращается в бесконечный список: туда складывают всё подряд — идеи, мелкие правки, запросы «надо бы потом сделать». Колонка разрастается, и команда перестаёт понимать, что действительно важно, а что просто «лежит до лучших времён».

Так важные задачи теряются среди менее приоритетных.

Решение — «Лимиты задач в колонке»

Расширение позволяет задать потолок задач для бэклога или рабочей колонки. Когда лимит превышен, этап подсвечивается — это сигнал разобрать накопившееся и определить приоритеты, прежде чем добавлять новое.

Как запустить: включите лимиты в настройках доски и укажите допустимое число задач для колонки.

Показываю пример колонки с лимитами.

Проблема 8. Задачи приходится назначать вручную

Когда задачи переносят между этапами вручную, их легко оставить «висящими»: исполнитель не назначен, непонятно, кто должен продолжать работу — и задача просто лежит в колонке до тех пор, пока кто-то случайно не заметит.

Задачи висят мёртвым грузом, потому что никто не чувствует ответственность за них.

Решение — «Автоназначение исполнителя»

Расширение автоматически назначает нужного человека, когда задача попадает в определённую колонку. Если этап всегда делает один и тот же сотрудник, система сразу проставит его ответственным.

Как запустить: укажите исполнителя в настройках выбранной колонки.

Вот как это работает: 

Проблема 9. Сложно сфокусироваться на задачах

Мы редко работаем в одном потоке. Внимание всё время рассеивается на параллельные задачи, уточнения, мелкие действия.

В итоге работа движется медленнее.

Решение — «Таймер Помодоро»

Классический инструмент тайм-менеджмента: короткие интервалы работы и паузы помогают удерживать фокус на конкретной задаче.

Как запустить: включите таймер в настройках — он появится в правом нижнем углу рабочего экрана.

Проблема 10. Теряются клиентские запросы

На общий почтовый адрес приходит много обращений. Если письмо вовремя не оформить в задачу, оно быстро теряется среди других сообщений в списке.

Если проблема системная, есть реальный риск потерять часть клиентов.

Решение — «Интеграция с корпоративной почтой»

Расширение автоматически превращает входящие письма в задачи: подтягивает тему, текст сообщения и вложения. Всё оказывается в одном месте — удобно смотреть, назначать и разбирать.

Как запустить: подключите корпоративную почту в настройках и выберите доску, куда будут создаваться задачи.

Проблема 11. Менеджер тратит время на рутину

Перед стартом проекта нужно оформить десятки задач, продумать этапы, собрать данные, разгрести переписку, обновить сроки. Потом — выгрузить отчёты, найти сбои, откорректировать статусы. 

Это занимает рабочие часы, хотя многое можно автоматизировать.

Решение — ИИ-ассистент

Ассистент создаёт структуру проекта по запросу, подбирает этапы, оформляет задачи, анализирует процессы, находит узкие места, помогает с выборками и выполняет массовые операции.

Как запустить: активируйте ИИ-помощника в настройках профиля. Откройте модальное окно и сформулируйте запрос — письменно или с помощью голосовых команд.

Вот пример, как работает ассистент:

Вы можете в любой момент зайти и попробовать эти и другие расширения. Система управления проектами YouGile бесплатна для команд до десяти человек — без ограничений по функциям и времени.