Список «ключевых сотрудников» в голове фаундеров примерно такой: программист, маркетолог, юрист — кто угодно ещё, но точно не бухгалтер. Так думал и владелец одного IT-стартапа, пока мы не открыли его 1С и не увидели минус 10 миллионов по банку, переплаченные налоги на 1 000 000 рублей и взносы по ставке 30% вместо 15%. Рассказываем, как такое произошло, кто виноват и как понять, в порядке ли ваш бухучёт.

Привет! Я Светлана Шевелева, CEO в «Контакт» — Бухгалтерии для IT-компаний. Мы работаем с разными бизнесами и навидались всякого, но этот случай действительно удивил масштабами бедствия.

Казалось, всё хорошо: сервисы, интеграция и бухгалтерия на аутсорсе

К нам обратился очередной стартап. Юрлицо они зарегистрировали всего полгода назад, но сразу начали работать с госструктурами и крупными заказчиками, которых вы точно знаете.

У компании была своя CRM-система, в ней отражали все сделки, вели учёт. Чтобы бизнес-процесс был сразу грамотно налажен, ребята подключили CRM-ку к 1С:Фреш.

Весь документооборот был в «Диадоке» — впоследствии это сильно упростило нам работу, потому что, если бы документы были на бумаге, никто бы вообще не нашёл концов.

Бухгалтерия со старта была на аутсорсе. Бизнес набирал обороты — росло число контрагентов, появились специфические задачи, с которыми аутсорс уже не справлялся. 

Решили нанять главбуха в штат 

Думали, что будет надёжнее посадить человека в офис, чтобы он глубже вникал во внутренние процессы и поддерживал порядок. Главбух не продержался и месяца — слился, не разобравшись в специфике бизнеса. Затем был ещё один бухгалтер, и ещё и ещё. 

За несколько месяцев команда сменила четырёх специалистов, и каждый там внёс свою лепту.

Причём снаружи всё выглядело прилично: документы собирали аккуратно по папкам в офисе, электронные — в Диадоке. Учредителю казалось, что всё в порядке — бухгалтер какие-то отчёты отправляет в налоговую, документы на подпись приносит. Что-то делает и ладно. Главное у него с процессами порядок: разработчики трудятся, клиенты платят исправно.

Тревожные звоночки появились, когда бухгалтер начал тянуть с ответами на запросы: не мог показать баланс, подготовить справку об отсутствии задолженности. К тому моменту у компании уже начали блокировать счета из-за штрафов по линии ФСС и СФР. Вот тогда собственник запереживал и пришёл к нам — разобраться и спасти ситуацию, пока не стало поздно.

Никто не углублялся в детали 

Настоящие проблемы прячутся не в программах и не в сервисах, а в людях, которые ими пользуются. У этой компании всё пошло наперекосяк сразу по нескольким причинам:

Ни один бухгалтер не вникал в специфику бизнеса. У аутсорса изначально был шаблонный подход: стандартные проводки, типовой план счетов, одинаковая схема для всех клиентов. Разобраться, как у этой конкретной компании строится бизнес, что у них агентские договоры, где доходы и расходы распределяются особым образом, — никто даже не пытался. Если что-то не сходилось, в 1С просто «подбивали» остатки, чтобы сдать отчёт.

Первый главбух просто принял как данность весь этот бардак. У него не было опыта и экспертизы, чтобы с нуля пересобрать структуру проводок, проверить старые сделки. Он даже не пытался влезть в суть, потому что не знал, с чего начать.

Каждый новый бухгалтер приходил и видел этот бардак. Кто-то сразу отказывался под предлогом, что не понимает специфики бизнеса, кто-то просто уходил через месяц, оставляя ещё больше хвостов. Так, проблемы продолжали копиться, а собственник даже не подозревал, насколько всё плохо.

Никто не проводил сверки. Бухгалтерия продолжала работать на тех же рельсах, на которые её поставили аутсорсники: были какие-то проводки в 1С, платёжки проходили через банк, отчёты уходили в налоговую. Но никто не поднимал оборотку, не проверял расчёты с контрагентами.

Странно, ведь сверить оборотно-сальдовую ведомость с банковскими выписками — первое, что должен сделать бухгалтер, чтобы понять, всё ли вообще в порядке. Но здесь этим никто не занимался. Может, не видели ошибок, а может, видели, но не хотели говорить собственнику, чтобы не пришлось со всем этим разбираться.

В итоге ошибки копились месяцами, бухгалтеры менялись, а собственник продолжал жить в иллюзии, что у него всё под контролем. Пока мы не открыли их учёт и не увидели, насколько всё плохо.

Переплатили миллион по налогам и чудом спаслись от блокировки счетов

У клиента было сразу два юрлица — ИП и ООО. Для нас это фактически были два отдельных проекта. С каждым приходилось разбираться.

Когда мы провели аудит, увидели такую картину:

• Минус 10 миллионов по банку. После загрузки банковских выписок в 1С расчётные счета ООО ушли в минус на 10,9, а у ИП — на 18,1 миллионов рублей. Несмотря на это, компания продолжала спокойно принимать платежи и рассчитываться с подрядчиками. А бухгалтер продолжал делать вид, что всё в порядке.

• Не проведены документы на сумму свыше 30 миллионов. За всё время проведён только один акт по одному поставщику. Не закрыты оплаты на сумму свыше 23 миллиона рублей. 

  А ещё в оплатах поставщику была отражена покупка валюты на сумму 10 миллионов рублей. Валютного счёта в учёте вообще не было.

• Путаница с договорами. Реализация проводилась по одному договору, оплата — по другому. В результате обороты по взаиморасчётам с покупателями не бились. Образовалась дебиторская и кредиторская задолженность на сумму свыше 39 миллионов рублей. Возврат комиссии банка на 100 тысяч тоже проведён как оплата от покупателя.

• Переплата по налогам и взносам — 940 тысяч рублей. Из-за некорректного разнесения по статьям, отсутствия закрывающих документов неправильно формировались доходы ИП. Если провести все закрывающие документы от поставщиков, только по ИП можно было бы снизить налогооблагаемую базу с 21 до 16  миллионов рублей и заплатить меньше налогов на 850 тысяч.
  
  Страховые взносы компания всё время платила по ставке 30%, хотя для малого бизнеса предусмотрен пониженный тариф 15% на часть выплат, превышающую федеральный МРОТ. Бухгалтер не мог об этом не знать. Только здесь компания могла сэкономить около 100 тысяч рублей.

• Оплата НДС раньше положенного срока. При аудите мы увидели, что бухгалтер оплатила НДС за 1 квартал в размере 6,6 миллиона рублей одним платежом, не разбивая сумму по ⅓ на три месяца. То есть просто выдернула деньги из оборота компании в пользу бюджета.

Если бы ребята вовремя не спохватились, всё закончилось бы доначислениями налогов, штрафами и пени. Банки при виде таких обороток и расхождений легко могли бы приостановить операции по счетам или отказать в гарантиях и кредитах.

Контрагенты могли затребовать сверки и не дождаться подтверждений — а это риск потерять крупные заказы. Плюс компания уже реально теряла деньги: переплаты по налогам, преждевременные платежи в бюджет, страховые взносы. За полгода компания перечислила в бюджет и фонды почти миллион лишних рублей просто потому, что в учёте был хаос.

Мы пересобрали бухучёт за два месяца

1. Разобрали банки и эквайринг. Загрузили все выписки в 1С, а потом вручную проверили каждую платёжку: сопоставили с договорами и назначениями, чтобы понять, куда её отнести и закрыть дыры. По эквайрингу вообще не было проведено ни одной операции, поэтому расчёты с физлицами пришлось восстанавливать с нуля.

Когда остатки в учёте начали совпадать с деньгами на счетах, взялись за документы от контрагентов.

2. Подтянули расчёты с поставщиками и покупателями. Нашли все неучтённые документы на 23 млн в ИП и 35 млн в ООО. Подняли акты, счета и договоры, которых раньше в базе просто не было. Часть вытащили из Диадока, часть пришлось запрашивать у клиента и у контрагентов. Благодаря этому закрыли дебиторку и кредиторку, которые раньше никак не бились.

3. Настроили зарплату и закрыли кассу. В ООО выплаты шли и через банк, и через кассу, но касса ушла в минус на 78 тысяч — никто её не закрывал. В ИП зарплата вообще не была настроена, в учёте висели только налоги и взносы без начислений. Провели всё заново в 1С, оформили недостающие приказы, отправили отчёты в фонды.

4. Пересчитали налоги и вернули переплаты. Восстановили расчёты по налогам за 2024 год и 1 квартал 2025 года и подали уточнённые декларации. По ИП снизили налогооблагаемую базу — с 21 до 16 миллионов, за счёт чего уменьшили НДФЛ на 850 тысяч рублей. А по страховым взносам подготовили корректировки и вернули почти 100 тысяч рублей переплаты.

Процесс восстановления и настройки бухучёта занял больше двух месяцев, потому что ИП и ООО шли как два отдельных проекта. Над ними параллельно работала команда из трёх специалистов: главбух, бухгалтер по первичке и зарплатник.

С таким объёмом задач не справился бы в одиночку даже самый опытный бухгалтер. Любая попытка нанять ещё одного «специалиста в штат» была обречена на провал: бухгалтер быстро утонул бы в старых ошибках и бардаке. Здесь нужна была команда, в которой каждый отвечает за свой участок и доводит его до конца.

Как быстро проверить, что с вашим учётом всё в порядке

Бухгалтерия для начинающих предпринимателей всегда кажется чем-то второстепенным, пока не случится что-то подобное. Ошибка здесь легко превращается в миллионы переплат, штрафы или даже блокировку счетов. 

Вот несколько простых признаков, по которым можно быстро понять: у вас в компании порядок с учётом или бухгалтер просто молча получает зарплату:

• Бухгалтер задаёт вопросы. Он хочет понимать, как у вас строятся сделки, откуда идёт прибыль, почему в договорах такие условия. Если вопросов никогда не было, значит, он не вникает.

• Акты сверок и остатки есть всегда под рукой. Попросите показать сверку с банком и контрагентами за последний месяц. Если на это нужно «пару дней подготовиться», это тревожный сигнал.

• Учёт живёт в системе, а не в Excel. Оборотка, баланс, задолженности должны формироваться в 1С, а не в ручных табличках. Excel часто означает, что база пустая или кривая.

• Зарплаты и налоги совпадают с выплатами. В учёте должны быть ведомости по зарплате, которые бьются с платежами по банку и кассе. Иначе где-то уже есть перекос.

Если вы владелец бизнеса и чувствуете, что с бухгалтерией что-то не так (но непонятно что) - начните с аудита. Он даёт нужную ясность, чтобы понимать, куда копать дальше.