Обычно о бухучёте вспоминают в двух случаях: когда приходят деньги или когда приходит налоговая. Так и было у одного ИП с самозанятыми: выручка уже перевалила за 150 миллионов, на горизонте замаячил НДС, появились вопросы от налоговой по подрядчикам. Рассказываю, как избежать проблем и законно сэкономить на налогах, когда бизнес быстро растет.

Привет, я Светлана Шевелева, CEO в «Контакт» — Бухгалтерия для IT. К нам часто приходят быстрорастущие компании, которым нужно пересобрать бухгалтерию. Этот кейс — готовая инструкция для IT-предпринимателей, которым пора стать ООО.

Фаундер знал, что ему нужно 

В ноябре 2024 года к нам обратился ИТ-предприниматель, который вёл бизнес в качестве ИП, большинство сотрудников были оформлены как самозанятые. Он пришёл по рекомендации одного из наших ИТ-клиентов, с которым мы прошли аккредитацию в Минцифры, смену системы налогообложения, переход из Контур.Бухгалтерии в 1С и аудит для инвесторов.

Выручка превышала 150 млн в год, а в команде числилось больше 30 человек. Все сотрудники работали как самозанятые или через ИП. Бухгалтерию вели через банк «Точка».

Но с 2025 года для компаний на УСН с выручкой свыше 60 млн рублей  ввели обязательный НДС. Как только ИП превышает лимит, он автоматически становится плательщиком НДС. У ИП выручка была в 2,5 раза выше. А это  значит, что с 2025 года нужны декларации по НДС, счёта-фактуры, книги покупок и продаж. Появились и другие тревожные звоночки — например, вызовы в налоговую по самозанятым. 

А сервис банка «Точки» считал 6% со всего оборота без выделения НДС. Платформа не отслеживала обороты по выручке и не сигналила клиентам, что они станут плательщиками НДС с 2025 года. В сервисе вообще нет учёта НДС: если владелец бизнеса не спросит сам, его никто не предупредит.

Директор уже консультировался у нескольких специалистов и обратился с чётким запросом: «Хочу открыть ООО, оформить сотрудников и не загреметь под проверки». Он осознавал, что в качестве ИП с самозанятыми на его уровне выручки работать уже не получится. На этом этапе мы сформировали ключевую цель: создать такую структуру, чтобы реально экономить деньги и дать бизнесу расти дальше.

Превысил лимит и попал на НДС

Если бы ИП пришёл в январе, ситуация могла стать катастрофической. Поясню, какие санкции грозили от налоговой и с какими последствиями.

Автоматический переход на НДС. Мы уже упоминали, что выручка клиента превысила 60 млн в 2024 году. Какие обязательства у него появились: 

• начислять НДС с 2025 года и подавать декларацию,

• выставлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж.

Роботы в прежнем сервисе продолжали бы считать налог по старой схеме, а ФНС в это время готовила требования и блокировки. В январе фаундеру пришлось бы работать в авральном режиме.

Переквалификация выплат самозанятым. Все сотрудники получали одинаковые выплаты, в одни и те же даты, от одного заказчика. Для налоговой это классические признаки трудовых отношений. А значит, выплаты по договору подряда превращаются в официальную зарплату.

Что дальше сделает ФНС в таком случае:

• доначислит НДФЛ 13% за три года,

• начислит страховые взносы 30%,

• выпишет штрафы до 20% от неуплаченных сумм,

• может заблокировать расчётный счёт.

По одному сотруднику такие доначисления могут составлять десятки тысяч рублей. В команде их больше 15. 

НДС за иностранных сотрудников. При аудите банковской выписки мы обнаружили, что часть разработчиков — граждане Беларуси со статусом ИП. По закону в такой ситуации российский ИП становится налоговым агентом и должен начислить НДС. Затем уплатить его за иностранных подрядчиков и подать декларации. Фаундер об этом не знал. За 2024 год накопилось 1,2 млн рублей потенциального НДС, о котором никто даже не догадывался.

Разрыв контрактов. Работать с крупными заказчиками невозможно без определённого пакета документов. Им нужно предоставлять счета-фактуры, акты сверки и электронную отчётность. В текущем бухучёте у клиента ничего не было. Без счетов-фактур сотрудничество с заказчиками в 2025 году прекратилось бы.

Так ИП с оборотом 150+ млн оказался в точке, где налоговая грозит проверками по самозанятым, а заказчики требуют документы, которых нет в базе. Автоматизированный сервис не может вести учёт с нужными параметрами. Каждая ошибка могла стоить миллионы потерянных денег. Фаундер обратился вовремя — мы не тушили пожар, а успели построить новую, правильную структуру с нуля.

Подготовились к открытию ООО 

Перед тем, как перевести бизнес с ИП на ООО, предприниматель решил проконсультироваться. Открыть ООО просто, но нужно заранее выбрать выгодную систему налогообложения и правильный юридический адрес. Регистрация ООО в Питере вместо Москвы помогла снизить нам налог УСН в шесть раз. Распишу весь план по порядку, как мы готовились к открытию ООО с IT-аккредитацией.

Шаг 1. Выбрали режим налогообложения. Начали с математики. Для расчёта взяли данные клиента за прошлый год — выручку и расходы на ФОТ. Заложили по этим числам планируемый рост на следующий год. Что у нас получилось:

• Общий режим с НДС 20% сразу отмели, так как это очевидно невыгодный вариант, который увеличивает налоговую нагрузку в разы по сравнению с текущей у ИП на УСН 6%. У компании не было собственного ПО в реестре, которое освобождает продажи от НДС. Поэтому расчёт налогов на общей системе делать не стали.

• Осталось просчитать, что выгоднее — «УСН доходы» или «УСН доходы минус расходы». 

• Параллельно с выбором режима УСН нужно было определиться с адресом регистрации компании. Ставки УСН отличаются по регионам — для IT-компаний во многих из них действуют льготы.

Шаг 2. Выбрали регион и юридический адрес. Фаундер не знал о пониженных ставках УСН в регионах и хотел открыть компанию в Москве. Сам он живёт в Москве и все Заказчики там же. Кроме того, кажется, что юридический адрес в столице — это всегда более солидно. При этом команда у ИП была полностью удаленная — сотрудники работали из разных регионов России, а некоторые за границей.

Мы посоветовали открыть компанию в Санкт-Петербурге вместо Москвы и вот почему:

• в Петербурге ставка УСН для IT-компаний — 1%, а в Москве — 6%;

• 5 разработчиков проживают в СПб — фаундер подтвердил, что открывает бизнес обоснованно;

• Питер — крупный город с IT-экосистемой. В отличие от других регионов с льготными ставками, здесь легче затеряться среди других налогоплательщиков. 

Например, в Смоленске или Нижнем Новгороде тоже действуют льготные ставки для IT, но из-за дефицита бюджета местные ФНС усиленно контролируют подходящие компании. В моей практике был случай, когда компания переехала из Москвы в Подмосковье и попала в налоговый ад.

При выборе вида налогообложения и региона также учитывали количество сотрудников, ФОТ, расходы. Применили IT-льготы по налогам и страховым взносам

В итоге посчитали четыре сценария: 

1. УСН доходы 6% Москва, 

2. УСН доходы минус расходы 15% Москва, 

3. УСН доходы 1% Питер 

4. УСН доходы минус расходы 5% Питер.

Подключили юриста, который помог подобрать ОКВЭД. Директор выбрал адрес и придумал название для ООО. Из-за разных регионов регистрации фаундера и компании мы рисковали получить отказ, но подстраховались: учредитель поехал в Санкт-Петербург и дежурил в офисе неделю на случай визита налоговой. В итоге компанию зарегистрировали с первого раза, без проверок и задержек. Нам было важно успеть до конца 2024 года, чтобы в 2025 сразу подать на аккредитацию.

Шаг 3. Подключили бухучёт, КЭДО и восстановили документы. После регистрации ООО мы сразу включились в операционную настройку. Бизнесу важно было полноценно вести деятельность с первого дня и не думать о бумажках. Вот что мы для этого сделали:

• подключили 1С с живым бухгалтером, чтобы учёт стал прозрачным и контролируемым;

• восстановили учёт ИП за весь 2024 год, чтобы проверить все проводки до перехода;

• настроили КЭДО — кадровый электронный документооборот через программу «1С:Зарплата и управление персоналом»;

• запустили ЭДО с контрагентами и ушли от бумаг;

• трудоустройство тоже провели сразу через КЭДО — в программе «1С:Кабинет сотрудника».

Шаг 4. Оформили сотрудников согласно ТК. Из 30+ человек 13 оформили по трудовому договору и перевели в штат. Часть сотрудников остались работать как ИП. Такая форма сотрудничества допустима и не несёт налоговых рисков. Ещё трое сотрудников сейчас находятся за границей, и пока оставили их в прежнем статусе.

Белорусских ИП мы перевели в местную самозанятость, чтобы уйти от НДС как налоговые агенты.

Получили IT-аккредитацию и льготы 

Один из главных бонусов для IT-компаний с ООО — это аккредитация в Минцифры. С ней бизнес получает ощутимые льготы: пониженные налоги, преференции для сотрудников, доступ к грантам. Но чтобы её получить, мало просто работать в айти. Нужно соблюсти ряд условий:

• правильный ОКВЭД — мы выбрали 62.01 «Разработка компьютерного программного обеспечения»

• сайт с описанием IT-деятельности: языки, команда, проекты,

• отчётность в налоговую за первый квартал, даже если ООО открыли недавно,

• отсутствие налоговой задолженности,

• уровень зарплат должен соответствовать средней зарплате по региону или по РФ за предыдущий квартал. 

Для справки: средняя з/п на 1 квартал 2025 года по СПБ составляет 113 тысяч рублей, по России — 92 тысячи.

Отчётность сдали 25 апреля, а уже 28 апреля подали заявку на Госуслугах. 6 мая Минцифры прислали требование доработать сайт — на это ушла неделя. В конце мая фаундер получил аккредитацию, на всё про всё ушёл месяц.

Собрали в таблице, что дал статус аккредитованной IT-компании.

В пересчёте на сотрудников получилась экономия десятков тысяч рублей в месяц на каждого.

Сэкономили больше 4 млн рублей в год

Через три месяца после старта работы у клиента функционирует новая, чистая и устойчивая структура. Компания работает без рисков серых схем и авралов. А итоговая экономия по налогам и взносам составила больше четырех миллионов рублей в год. Теперь бизнес готов к росту: можно масштабироваться, искать инвесторов и привлекать новых заказчиков.

Растущий ИП — это отсроченная проблема

Если у вас ИП с растущим оборотом, самозанятые в команде и автоматический учёт без контроля — это сигнал пересмотреть структуру. Рост приносит новые требования по налогам, отчётности, оформлению. Лучше подготовиться, чем решать вопросы с ФНС постфактум.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, вот что можно сделать заранее:

• посчитать, какой режим для вас выгоднее,

• выбрать регион, где ставка ниже,

• перевести сотрудников в штат без потерь,

• настроить бухучёт,

• подать заявку на IT-аккредитацию и получать льготы.

Иногда смена формы, региона и пары строк в отчётах снижает налоги на миллионы рублей и даёт спокойную жизнь.