Между поиском отношений и учетом активов много общего: анализируем, что в наличии, а чего не хватает, рассчитываем на длительный срок годности, держим часть экземпляров про запас. Но если в дейтинге тотальный контроль — это красный флаг, в ITAM фиксация каждого шага — зеленый свет для эффективного управления.

Привет, Хабр! Меня зовут Кира, я — аналитик в ITSM 365, специализируюсь на кейсах управления ИТ-активами. Расскажу, что заложено в нашей сервис деск системе для стандартного учета и как оторваться по полной в кастомизации на примере управления подписками и выдачей доступов.

Как организовать базовый учет активов

В системе есть преднастроенные виды активов — ПО и оборудование.  Для них заполняются параметры: производитель, серийный и инвентарный номера, поставщик и другие. Можно устанавливать связи между активами, например, указать, что на ПК установлена видеокарта (вложенное оборудование) и определенное ПО.

Чтобы не заводить активы вручную, в системе предусмотрен готовый импорт. Для него достаточно: подготовить отдельный файл формата XLSX → заполнить колонки данных в нужном порядке → загрузить файл в систему. 
Результат: созданы ИТ-активы с заполненными характеристиками.

«Доступен к использованию», «В эксплуатации», «В ремонте», «Списан» — можно использовать базовые статусы жизненного цикла или создавать свои, настраивая переходы между ними. Статусы помогают оценивать количество и состояние имеющихся активов и вовремя заказывать недостающее оборудование.

По каждому активу также указывают уровень использования — компания, отделы, конкретные сотрудники. Если назначить сотрудника ответственным за активы, он сможет просматривать данные по закрепленному за ним оборудованию и указывать его в заявках. Менеджер процесса настраивает справочник активов и видит, какую технику, с какими характеристиками и в каком количестве используют в компании.

Для активов устанавливают местоположение, в котором задают необходимый уровень вложенности — вплоть до этажа, кабинета и полки. Это удобно при инвентаризации и проведении ремонта оборудования — так поиск становится быстрее. 

Также в базовом учете доступна функциональность QR-кодов. После несложной настройки получится подавать заявки с предзаполненными данными по активу и просматривать информацию о технике, сканируя код в мобильном приложении.

С базой-основой разобрались, перейдем к более интересному — кастомизации.

Управление подписками: что учесть и как настроить

Дисклеймер: описанные настройки не входят в стандартную поставку системы. Это отдельно настроенная логика, которая реализуется за счет гибких возможностей ITSM 365. 

Все компании используют сервисы и ПО, по которым есть подписки, лицензии, сервисные периоды — в разных количествах и с разным сроком действия. Их нужно вовремя продлевать, чтобы не оставить сотрудников без рабочих инструментов.

Работа с продлением сервисов подразумевает немалый объем подготовки: оценить актуальность подписки, например, по количеству используемых лицензий → согласовать договор → заложить бюджет → провести оплату → проконтролировать продление подписки.

Сложность кроется и в том, что по одному и тому же сервису может быть несколько лицензий, которые заканчиваются в разное время. Возвращаться к продлению сервиса и прохождению всех этапов требуется регулярно — и это тоже можно заложить в настройки. Ниже — о том, как реализовали управление подписками для нашего клиента.

• Создали отдельный класс объектов — «Система». 

Для каждого объекта указывают параметры: сроки начала и окончания, номер договора и дополнительные условия, количество лицензий, пользователи, сумма последнего продления. 

Если у системы — пул из пакетов лицензий, которые заканчиваются в разное время, для каждого пакета можно заполнить свою дату окончания.

• Написали отдельный импорт

Чтобы быстро и удобно загрузить информацию, подготовили кастомный импорт. В нем добавили поля: название системы, заказчик, контрагент, контакты контрагента, номер и дата договора. 

Компания собрала всю информацию по активам в файл Excel. После его загрузки в ITSM 365 на стенде создались необходимые объекты с заполненными данными.

• Добавили правило автоматизации и ответственных

В сервис деске можно настраивать повторяющиеся активности. В данном случае — автоматическое создание задач на продление подписки за месяц до даты окончания. 

Для каждой системы указывают ответственного за продление. Если требуется, то в момент создания задачи запускаются согласования на конкретных сотрудников.

• Настроили маршрут заявки по отделам

Когда подписка согласована, задача на оплату улетает в бухгалтерию. После оплаты и продления подписки ответственный закрывает задачу и заполняет дату следующего продления в карточке системы. На основании даты — расчет времени для следующего автоматического создания задачи на обновление подписки.  

Итоги: компания не только навела порядок в подписках, но и сократила затраты. Так получилось потому, что удалось выявить неиспользуемые подписки и отказаться от невостребованных ИТ-систем. Только продуктивные взаимоотношения!

Доступы к сервисам: что учесть и как настроить

Не поверите, но сервисы и ПО нужны не только для того, чтобы их вовремя продлевать. Люди используют их в работе, а для этого им требуются доступы. И здесь открывается портал в мир интересных нюансов.

Доступы необходимо согласовать, вовремя выдать и забрать, проверить, действительно ли положено право использования, а еще — предоставить временные доступы для замещения отсутствующего коллеги. Рассмотрим, как организовали такой процесс.

• Создали отдельный тип заявок и класс объектов

«Заявка по доступу» — cоздавать такие запросы могут все сотрудники компании, при этом не обязательно быть лицензированным пользователем. 

Также добавили отдельный класс объектов — «Сервис». У сервисов есть параметр «Роль» с разными значениями, например: подписание документов, подготовка платежных поручений, проведение платежей.

В итоге создавая заявку по доступу, сотрудник сразу выбирает ПО или сервис, а также роли, которые требуются ему для работы.

• Добавили автоматические согласования

После создания заявки автоматически создается согласование по каждой выбранной роли. Согласующие, сроки, стратегия голосования определены заранее и отличаются в зависимости от роли. 

• Исключили дублирование заявок

При создании заявки на форме добавления можно выбрать только те сервисы и роли, которые не активны или не в процессе согласования. Это помогает избежать дублирования из-за невнимательности или для ускорения процесса. При попытке получить доступ дважды, сервис деск выдает ошибку.

• Настроили действия при смене статуса

После истечения срока согласования заявка поступает в работу ответственного специалиста, который предоставляет сотруднику согласованные роли. 

Когда заявка переходит в статус «Решено», на карточку пользователя автоматически выводятся списком выданные роли. При необходимости пользователь заново запрашивает доступы, согласование по которым не прошло с первой попытки.

• Реализовали выдачу доступов для замещения

Иногда доступ к сервису нужно выдать только на определенный период, а по истечении этого периода — изъять. 

При создании таких заявок сразу указывают даты начала и окончания доступа. В дату окончания автоматически создается заявка на изъятие роли. Если у пользователя в один день заканчивается несколько ролей по одному сервису, они все учитываются в рамках одной заявки.

После того как роли изъяты и заявку перевели в статус «Решено», они переходят в архив на карточке пользователя. В архиве можно отследить, какие доступы, на какой период и в рамках каких заявок были получены.

• Настроили профиль прав «Аудитор сервисов»

Чтобы только избранные могли проверять, у кого какие доступы в наличии, создали отдельный профиль прав. Если аудитор решает, что какой-то роли у сотрудника быть не должно, он создает заявку на изъятие доступа. По итогу выполнения такой заявки изъятый доступ архивируется на карточке пользователя с соответствующей пометкой. 

Итоги: компания упорядочила выдачу доступов, никто не хозяйничает в ИТ-активах без разрешения, сразу видны узаконенные отношения с сервисами по каждому сотруднику.

Вот и все, что мы хотели рассказать о базовом учете ИТ-активов и настройке управления подписками и выдачи доступов. Надеемся, было понятно, если есть вопросы — велком в комментарии.

Чтобы поближе познакомиться с возможностями ITSM 365 для управления активами, тестируйте нашу систему бесплатно в течение двух недель — оставьте заявку на сайте.