В школе магии каждый учебный год начинался с назначения нового преподавателя защиты от темных искусств. Бесполезный нарцисс, временно лишенный души, пропавший после первого урока — кого только не видела кафедра на этой позиции.
На первый взгляд это злой рок, но при ближайшем рассмотрении — типичный случай спонтанного подбора. Когда решения принимаются по наитию, а процесс — в голове одного человека, расплата неизбежна.
Будь в Хогвартсе HR-система, которая сохраняет историю кандидатов, напоминает о дедлайнах и помогает согласовывать офферы, ситуация выглядела бы иначе.
Почему не стоит ждать волшебства без HR-системы
Если даже величайший маг Дамблдор раз за разом ошибался с выбором преподавателя, то что уж говорить о «маглах» из HR-отдела. Точечный подбор сотрудников — задача, в которой легко промахнуться, особенно если речь идет о критически важных ролях.
Менеджер, умеющий выстраивать длинный цикл сделки, маркетолог с опытом вывода продукта на международный рынок, IT-руководитель, способный выстроить единую инфраструктуру для всех процессов компании. На такие позиции нужен не просто хороший кандидат, а человек с уникальным профилем — настоящий волшебник, искать которого трудно и дорого.
На подбор одного топового специалиста уходит около 2 миллионов рублей, включая издержки на его зарплату и адаптацию. Неудачный подбор и вовсе может привести к репутационным рискам, простоям и убыткам. Если нет системной работы по найму, а человека ищут в сжатые сроки, процесс превращается в хаос.
Резюме теряется в таблицах Excel, и рекрутер теряет время на его поиски.
Оффер долго согласовывают, потому что о нем забыли в потоке дел.
Лучший кандидат устал ждать ответа и принял другое предложение. Компании приходится идти на компромисс и нанимать того, кто меньше подходил на должность.
Нанятый сотрудник в шоке от беспорядка, поэтому продолжает ходить на собеседования в надежде подыскать более приличное место.
Дополнительно осложняет найм обстановка на рынке труда: для 80% российских управленцев нехватка квалифицированных сотрудников — главный вызов в HR-сфере в этом году. Каждый пятый соискатель говорит, что долгие ответы — одно из главных препятствий в поиске работы. Еще и конкуренты не дремлют и ускоряют процессы: по данным SuperJob, в сравнении с прошлым годом компании стали чаще внедрять ПО для автоматизации рекрутинга — плюс 16 процентных пунктов.
Что мешает превратить найм в турнир сильнейших
Чтобы избежать кадрового «проклятия», одного чуда недостаточно. Нужна система, которая берет на себя рутину, подсказывает следующее действие и не позволяет терять из виду подходящих кандидатов.
Выбранное решение должно обеспечивать прозрачность и порядок: сроки соблюдаются, коммуникация вызывает доверие и желание сотрудничать. Так получится выстроить предсказуемый и эффективный найм — и не совершать распространенных ошибок.
Рекрутеры теряют резюме и контакты соискателей
Резюме хранят в разных папках на компьютере, в таблицах Excel и мессенджерах. В результате компания начинает поиск с нуля, тратит время и деньги на повторное привлечение тех же кандидатов. Или еще хуже — HR забывает причину отклонения кандидата. Представьте, если бы Златопуста Локонса наняли второй раз после его провала.
Выбор кандидата затягивается на каждом этапе
Согласование условий вакансии может занимать недели, пока руководитель решает, кого именно он хочет видеть в команде. Сбор резюме откладывается, потому что заказчик не отвечает на комментарии HR. Проведение собеседований сдвигается из-за загруженности участников, а согласование оффера превращается в многоэтапную переписку по почте. В итоге кандидат устает ждать, получает предложение от конкурентов и уходит. Даже если ценный специалист вновь появится на рынке, он вряд ли вернется к компании, которая тянула с ответом на каждом шаге.
Много неточностей во взаимодействиях
Все происходит так, будто почтовые совы теряются в дороге. Собеседование переносят, но об этом знает только руководитель. Кандидату забыли отправить приглашение на встречу или его высылают на email, хотя договаривались о сообщении в мессенджер. Вот к чему приводит отсутствие централизованной коммуникации.
Работают без стандартизированных процессов
Когда решают нанять сотрудника, непонятно, какие этапы должен пройти кандидат, кто проводит финальное интервью, что делать после согласования оффера и так далее. В итоге теряются все — HR, ЛПР, кадровик и сам кандидат. Вместо прозрачного процесса — прогулка в запретном лесу.
6 волшебных инструментов для автоматизации подбора
Акцио кандидат — и сотрудник мечты уже на рабочем месте. Даже в мире магии — это сказка. Кроме заклинания важен выбор палочки, правильный настрой и мастерство волшебника.
В реальной жизни на роль этих факторов встает автоматизация. Именно она обеспечивает точность, контроль и скорость в подборе кандидатов с помощью специальных функций.
Карточка с данными кандидата. В ITSM 365 HR — это практически живой портрет, только персонаж никуда не исчезает. Все данные, комментарии, этапы и история взаимодействия хранятся в одном окне. Система показывает, на какие вакансии кандидат уже откликался, кто с ним встречался и какие решения принимал.
Гибкие маршруты согласования. В ITSM 365 HR можно настроить цепочку согласований под конкретную вакансию. Все шаги автоматизированы: ЛПР заказывает найм сотрудника, HR берет его в работу и назначает ответственных — АХО, IT, СБ. Система двигает процесс дальше по всем этапам, а руководитель получает уведомления и в финале утверждает решение.
Автоматические уведомления о собеседованиях. Приглашения и напоминания о встречах отправляются из системы в почту, WhatsApp* или Telegram. Все участники в курсе времени, места и формата. HR не понадобится маховик времени, чтобы параллельно с другими задачами пинговать всех по поводу митингов.
* принадлежит Meta, признана экстремистской в РФ
База внутренних кандидатов. Талантливые сотрудники больше других заряжены на развитие в компании, поэтому заслуживают особого отношения: после трудоустройства их нужно брать в резерв для вакансий «на вырост».
Конструктор воронок подбора. Под каждую вакансию можно настроить этапы подбора — с нужной последовательностью, сроками, задачами и назначением ответственных. Система подскажет следующий шаг и не даст ничего пропустить. Своего рода карта мародеров — всегда понятно, на каком этапе найма находится кандидат.
Интеграция с КЭДО. В электронном формате можно подписать практически все документы. Кандидату, который ценит свое время, не придется ехать в офис или отправлять документы по почте. Компания ускоряет выход на работу и соблюдает закон.
Наняли с помощью системы — каких чудес ждать дальше?
В Хогвартсе осталось за кадром, что происходило с новыми преподавателями после вступления в должность. Есть подозрение: они точно так же подписывали бесконечные бумажки, бегали по кабинетам и ждали, пока им выдадут нужное оборудование или доступы.
В продвинутых компаниях нет такого хаоса, ведь там используют выручай-комнату — HR-систему, интегрированную с сервисным порталом. Вот что можно найти в ITSM 365:
Анализ найма и эффективности процессов. Даже если кандидат идеально подошел и успешно вышел на работу, важно понять, как именно проходил найм. Дашборды и отчеты в ITSM 365 HR позволяют в пару кликов посмотреть, сколько времени занял каждый этап, где возникали задержки и через какие каналы пришли лучшие кандидаты. Функция экспорта в Power BI, Excel и другие форматы дает возможность глубже проанализировать данные и сделать выводы для улучшения процесса. В Хогвартсе это помогло бы Дамблдору понять, на каком этапе он обычно терял лучших претендентов, — и избежать повторения ошибок.
Подготовка к выходу сотрудника. Как только кандидат принимает оффер, в системе автоматически запускается процесс подготовки к его первому рабочему дню. Рекрутер или HR создает задачи на организацию рабочего места, выдачу техники, настройку доступов и проверку службой безопасности. Такой подход экономит время, исключает забытые шаги и гарантирует, что в день выхода сотрудник сможет приступить к работе без задержек. В магическом мире это выглядело бы так: к прибытию преподавателя в Хогвартсе кабинет уже готов, перья и свитки на столе, магические артефакты доставлены из Косого переулка.
Автоматизация онбординга. После выхода нового сотрудника на работу система автоматически запускает процесс адаптации. HR и наставники видят детальный план задач: обучение во внутренних системах, знакомство с коллегами и изучение регламентов. Такой подход помогает снизить стресс новичка, ускоряет погружение в процессы и снижает риск ошибок.
Портал самообслуживания. Сотрудник может дополнить информацию о себе, например, добавить сертификат с пройденного курса, и подать заявку в нужный отдел — запросить настройки VPN, заранее оформить отпуск. Сотруднику не нужно ходить в «личку» к другим подразделениям и тратить время на поиск контактов — все находится в одном окне.
В заключение: чему нас учит история кадрового хаоса в Хогвартсе
Будь в Хогвартсе единая карточка вакансии, Дамблдор мог бы держать под рукой итоги прошлых рассмотрений и обратил бы внимание на других хороших кандидатов. Получив уведомления, Люпин не опоздал бы на первое интервью из-за фазы луны, а договорился о переносе на другой день, — и кто знает, как все сложилось бы дальше.
С конструктором воронок каждый подбор шел бы по четкому сценарию: скрининг навыков боевых заклинаний, проверка службой магической безопасности, созвон через сквозное зеркало Сириуса, тестовое задание от Министерства Магии.
Чтобы избежать ошибок Хогвартса, наведите порядок в подборе редких и ценных специалистов. Уже на этапе тестирования системы вы получаете возможность импортировать резюме кандидатов с работных площадок — в том числе Хабр Карьера — и автоматически собирать отклики в системе. Это позволит быстро создать централизованное хранилище кандидатов, сократить ручной труд и сразу видеть актуальный пул специалистов для дальнейшего отбора.
Познакомьтесь подробнее с возможностями ITSM 365 HR и подайте заявку на открытие демо-стенда на нашем сайте.