ИИ внутри системы управления проектами способен перестроить сам подход к работе команд. Но есть условие. Это должен быть не обычный ИИ-бот, а нейросеть, которая глубоко интегрирована в ключевой функционал системы. Тогда она сможет решить запросы пользователей на качественно другом уровне.
Мы в YouGile протестировали три таких сценария и собрали три мини-продукта. Первый помогает за секунды формировать сложные отчёты. Второй снимает проблему «чистого листа» при запуске проекта — формирует варианты процессов и сразу создаёт доску. Третий работает как HR-агент: собирает обратную связь у сотрудников, находит перегруз и подсказывает, где команда рискует выгореть или сорвать сроки.
Расскажем обо всём по порядку.
ИИ для аналитики
Чтобы создать детальную картину того, что происходит в компании, куда тратить ресурсы и чем занимаются команды, приходится формировать много разных отчётов. Их нужно анализировать, делать выводы и, если информации не хватает, добавлять новые и следить за ними. Это всегда занимает время.
Что может ИИ: он строит отчёты, отталкиваясь от желаемого результата. Вы формулируете задачу своими словами, а система сама подбирает данные, оформляет их и возвращает отчёт с графиками и пояснениями.
Такой «ИИ-аналитик» не только экономит время на настройке, но и даёт выводы на уровне живого специалиста, которого у многих команд просто нет.
Демо: мы добавили модель, которая берёт задачи и переписки внутри трекера, сопоставляет их и возвращает результат в виде отчёта.
Например, на видео (ниже) мы сформулировали запрос: «Выведи задачи, которые были у нашей Core Team на протяжении месяца, посмотри на риски». Ассистент показал задачи команды за месяц и выделил риски: задержку релиза новых настроек уведомлений и проблему с выносом папок в основную систему. А ещё построил график динамики задач за месяц, на котором видно, сколько закрывалось по дням и как менялась активность команды.
С ИИ-аналитиком за несколько минут можно увидеть картину работы команды в разных разрезах, в том числе самых нестандартных.
Ассистент по управлению проектами
На старте проекта часто возникает вопрос — какой процесс выбрать. Несмотря на то, что в YouGile процесс собирается интуитивно, у создателя проекта всё равно могут быть сомнения: какой вариант сработает лучше, а какой — нет.
Мы попробовали проверить, может ли ИИ снять эту проблему «чистого листа». Ведь готовые шаблоны в других системах не всегда помогают: иногда их сложнее выбрать и адаптировать под себя, чем создать проект заново.
Что может ИИ: предложить сразу на доске готовый проект с колонками и задачами, добавить чек-листы и сроки, а также подсказать, какие приёмы используются в команде.
Демо: мы дали задание «собрать проект под этапы строительства дома». Ассистент создал колонки, расписал задачи и выставил базовые параметры так, чтобы доской можно было сразу пользоваться.
По условию он назначил дедлайны, чтобы каждая задача шла через два дня после предыдущей. Конечно, стройку так обычно не планируют, это скорее демонстрация того, как система применяет заданные правила.
Проекты могут стартовать быстрее, потому что часть подготовительной работы возьмёт на себя ассистент. Во-вторых, новичкам будет проще вникнуть в правила ведения проектов: они сразу увидят готовую структуру и примеры. И, в-третьих, уже на старте можно учесть возможные риски и избежать лишних задержек в процессе.
HR-агент
Третий экспериментальный ИИ-продукт — бот, который «ходит» по компании, собирает информацию и выполняет поручения.
В команде всегда много «невидимой» информации: кто устал, кто перегружен, у кого нет ясности по задачам. Обычно руководитель узнаёт об этом на личных встречах или из случайных разговоров — но большая часть важной информации теряется или искажается (чем длиннее транзакция, тем больше искажение).
Что может ИИ: обрабатывать и собирать большое количество информации, и делать качественно другие выводы за очень короткое время. Заметить перегруз в команде по тону сообщений или скорости ответа, увидеть, где задачи распределены неравномерно, предположить по самым разным (незаметным для менеджера) признаком, что проект попал в зону риска.
Демо: для эксперимента мы добавили в рабочее пространство «виртуального сотрудника». Он доступен всегда и работает в привычном формате: задаёт команде короткие вопросы и не отвлекает лишними сообщениями.
Попросили ИИ-агента спросить людей:
Как вы себя чувствуете в начале недели?
Какие главные планы ставите на эту неделю?
Что для вас будет считаться недопустимо низким результатом?
Агент выделил риски (например, у Веры сломался ноутбук, у Константина накопились задачи), построил график общего состояния команды и сформировал краткие выводы по каждому участнику.
HR-агент поможет собирать обратную связь быстрее и системнее: он заменяет десятки коротких 1:1-разговоров и возвращает руководителю цельный срез для анализа и подсвечивает самые незаметные вещи.
К чему мы пришли
Пока мы довольны первыми результатами тестов и скоро хотим выкатить тестовые версии. Хотим понять, в какая из этих функций будет наиболее полезна пользователям и во что вкладываться в первую очередь
Поделитесь, какие ещё задачи в управлении проектами, на ваш взгляд, стоит делегировать ИИ?
Полное видео с нашими экспериментами можно посмотреть здесь.