На высоких конференциях и форумах говорят о цифровой трансформации, бизнес-форумы обсуждают автоматизацию и оптимизацию, на конференциях разбирают высоконагруженные системы и экономику данных под красными, зелёными, синими узнаваемыми логотипами.

Между тем, малый и средний бизнес просто работает, редко обсуждая проблемы и всё чаще разыскивая решения. Хороший, понятный и доступный софт для такого бизнеса — удачная находка. Прежде всего потому что это история про эффективность, то есть возможность сократить затраты, увеличить показатели, в итоге получить результат, который устроит всех.

Особенно такой подход важен для сотрудников, которые напрямую влияют на доходность компании и от которых зависит репутация — весомое конкурентное преимущество на рынке, где цена уже практически не играет значения. В первую очередь, речь идёт о сервисных подразделениях, сотрудники которых работают вне офиса и сталкиваются со всяким-разным: от проблем с безопасностью до беспочвенных обвинений клиентов и недобросовестных коллег, которые умудряются решать свои дела или левачить, тем самым отбрасывая тень на всех.

Традиционные методы, основанные на устных отчетах, бумажной документации, да даже на электронных таблицах, давно исчерпали себя, создавая «слепые зоны» в операционной деятельности, которые прямо влияют на скорость выполнения заявок, удовлетворенность клиентов и, как следствие, на общую рентабельность бизнеса.

Поставляя компаниям CRM-системы, мы видели, что компании нуждаются в хорошем комплексном решении для управления выездными сотрудниками. Так появился наш GeoMonitor, о котором мы сегодня расскажем максимально подробно.

Перед тем, как писать непосредственно о работе со средством мониторинга, оценим окружающий ландшафт — ту ситуацию, которая существует сегодня.

С чем мы имеем дело прямо сейчас?

Мобильные сотрудники (неважно, это суровые инженеры, медики, косметологи, клинеры или ребята, занимающиеся озеленением офисов) — в целом довольно уязвимый тип работников.

• Они удалённые относительно работодателя, а значит, всегда могут стать жертвой подозрений и досужих рассуждений из разряда «раз невидим, значит, ничего и не делает».  

• Им затруднительно демонстрировать результаты и качество своей работы так, чтобы руководитель и менеджеры всё видели и могли бы предлагать дополнительную мотивацию.

• Они уязвимы перед клиентами, которые могут жаловаться и предъявлять необоснованные претензии и обвинения.

• На их работу влияет огромное количество факторов, таких как погода, пробки на дорогах, занятость клиента, политики службы безопасности на территории заказчика и многое другое…

Всё это не может не влиять на общее состояние сотрудников, их лояльность компании, на попытки найти новую более комфортную работу. К сожалению, руководитель компаний зачастую относятся к таким сотрудникам/командам в лучшем случае прохладно, в худшем — с откровенной  подозрительностью, докучая чайка-менеджментом и постоянной настороженностью.

Между тем, есть лучше практики, а точнее и понятнее, — проверенные временем инструменты,  которые решают две задачи: показывают прогресс работ со стороны сотрудников и обеспечивают прозрачность оплаты, распределения задач и отношений с работодателем. Я бы назвал это софтом взаимной ответственности. 

• Это, конечно же, классика, — CRM-системы, которые давно перестали быть программным обеспечением исключительно для продаж и позволяют отслеживать всю оперативную работу, просто и удобно обслуживать клиентов, вести сервис и проч.

• Системы матриц и KPI — возможность начать ста��ить планы без сложной подготовки и затрат. У КПЭ, конечно, много недостатков, но на сегодня это наиболее отточенный, проверенный в компаниях разного профиля инструмент. Если с ним нормально работать (реалистичные, измеримые по целям компании коэффициенты), каждый участник бизнес-процесса будет знать, почему и за что он получает деньги.

• Проектный подход — управление через поэтапное выполнение задач (пример — диаграмма Ганта). 

Мы в RegionSoft изучили запросы клиентов и вот уже шестая версия RegionSoft GeoMonitor помогает сотням мобильных бригад и сотрудников не дёргаться, не оглядываться, не смотреть в руки заказчику, а спокойно работать. У наших клиентов периодически возникают вопросы, на основе которых мы решили описать работу нашего ПО максимально подробно. 

Как внедрение GPS-мониторинга влияет на эффективность?

Внедрение RegionSoft GeoMonitor меняет работу сервисного подразделения, переводя его из реактивного режима в проактивный, основанный на оперативных и буквально поступающих в режиме реального времени данных. Этот процесс затрагивает четыре аспекта эффективности: операционную прозрачность, оптимизацию маршрутов и времени, повышение трудовой дисциплины и улучшение качества обслуживания.

1. Повышение операционной прозрачности и управляемости

Раньше диспетчер или руководитель полагался на субъективную информацию от сотрудника. С RegionSoft GeoMonitor ситуация меняется.

• Онлайн-мониторинг на карте мира. Диспетчер получае�� непрерывное, объективное представление о местоположении каждого сотрудника в реальном времени. Это особенно важно в экстренных ситуациях или при поступлении срочной заявки: оператор видит ближайшего свободного специалиста, это сокращает время реакции до минимума. Благодаря глобальному покрытию, сервис одинаково эффективен как для городских, так и для распределенных международных команд.

• Анализ треков и пробега. Функция просмотра треков за выбранный день даёт детальную картину рабочего процесса. Анализ пробега позволяет выявить неэффективные поездки и несанкционированное использование служебного транспорта. Просмотр точек отклика по сырым данным и адаптированного трека обеспечивает очевидное подтверждение маршрута. Если сотрудник сообщает о 10 посещениях, система предоставляет точное время, координаты и путь между ними, исключая любые разночтения. Руководитель получает инструмент для нормирования рабочего времени и оптимизации логистических затрат.

2. Оптимизация планирования и сокращение времени выполнения заявок

Сервисные подразделения живут в ритме заявок. Эффективность здесь напрямую связана с умением быстро и, главное, логично распределять и выполнять задания.

• Механизм заявок в RegionSoft GeoMonitor является центральным элементом оптимизации. Создание заявки диспетчером и ее передача в стек или назначение конкретному исполнителю мгновенно вовлекает полевого сотрудника в общий рабочий процесс — он понимает, что, где и когда он должен выполнить.

• Регистрация статусов: Фиксация статусов (Принял, Выехал, Прибыл, В работе, Завершил работу) протоколирует каждый этап работ. Диспетчер может в реальном времени видеть, сколько времени заняла дорога, сколько — непосредственная работа, и не было ли необоснованных простоев. Это позволяет выявлять "узкие места" в процессе (например, слишком долгое время на переход между статусами "Прибыл" и "В работе" может указывать на организационные проблемы).

• Ручное назначение: Имея данные онлайн-мониторинга, диспетчер может назначать заявку не просто свободному, но ближайшему сотруднику или сотруднику с подходящей для конкретного случая квалификацией. Это резко снижает транспортные расходы и время ожидания клиента, являющееся ключевым фактором удовлетворенности.

3. Дисциплина выездных бригад и минимизация злоупотреблений

На удаленной разъездной работе вопрос доверия стоит особенно остро. Система GPS-мониторинга выступает как объективный арбитр.

• Объективный учет рабочего времени. Система точно фиксирует начало и конец рабочего дня, а также все перемещения. Это исключает злоупотребления, связанные с преувеличением отработанного времени или накруткой пробега.

• Контроль целевого использования ресурсов. Анализ треков позволяет убедиться, что сотрудник использует служебный транспорт и рабочее время исключительно для выполнения служебных задач. Любое отклонение от маршрута (например, личные поездки) становится заметным и может быть оперативно пресечено или уточнено (мало ли что может случиться на маршруте или в течение рабочего дня — все мы люди), либо затраты, связанные с таким пробегом, могут быть исключены из компенсации. Это уже на усмотрение менеджера, но важно понимать, что при анализе фактов есть точное обоснование, которое позволит принять действительно справедливое и взвешенное решение (например, сотрудник, которому срочно пришлось отъехать домой, в школу к ребёнку или в аптеку, будет «отмечен» именно там и после объяснений не получит никаких санкций, а сотрудник, решивший сходить на свидание или скататься на левый объект, будет замечен в местах «нарушений» ;-)). 

• Мотивация через справедливость. Прозрачный учет рабочего времени и выполненных задач создает основу для справедливой системы оплаты труда и премирования. Сотрудники, которые работают честно и ответственно, получают подтверждение своей продуктивности через факт-анализ, что положительно сказывается на их мотивации.

4. Улучшение качества обслуживания и документирование работ

Надежность сервиса зависит от точности и полноты документирования выполненных работ.

• Механизм посещений позволяет полевым сотрудникам регистрировать визиты к клиентам, фиксирует GPS-координаты и время посещения. Это всегда доказательство факта присутствия.

• Фотоотчет и комментарии. Возможность прикрепить фотоотчет выполненных работ или подписанных документов (актов, накладных) прямо в приложении является важной фичей для юридической защиты и внутреннего контроля качества. Диспетчер в режиме реального времени видит, что работа действительно сделана и соответствует требованиям. Больше не нужно ждать выписки и очередь у делопроизводителя: данные о переданной/полученной номенклатуре или оказанных услугах немедленно поступают в офис и к моменту возвращения сотрудника все счета, складские или финансовые документы уже могут быть подготовлены, ускоряя процесс взаимодействия с клиентом. 

• Мгновенный обмен информацией. Вся информация о посещении или заявке (координаты, время, фото) мгновенно поступает в центральный web-интерфейс диспетчера. Диспетчер может оперативно реагировать на возможные проблемы, устранять расхождения и предоставлять клиенту актуальную информацию о ходе работ.

Комплексные возможности RegionSoft GeoMonitor: детализация функциональности

Уникальность RegionSoft GeoMonitor заключается в его способности объединить базовый GPS-мониторинг с полноценной функциональностью управления полевыми операциями.

1. Анализ перемещений

Система обеспечивает непрерывный мониторинг, используя GPS и ГЛОНАСС, что гарантирует высокую точность данных в любой точке мира.

• Онлайн-мониторинг сотрудников на карте местности с покрытием всего мира: Диспетчерский web-интерфейс отображает актуальное местоположение всех активных трекеров, позволяя принимать оперативные решения.

• Просмотр треков за выбранный день: Эта функция выходит за рамки простого отображения пути. Она включает:

  • Анализ пробега: Точный расчет пройденного расстояния.

  • Точки отклика по сырым данным: Детальная информация о всех полученных GPS-координатах, включая возможные "дрифты" или остановки.

  • Адаптированный трек: Очищенный и оптимизированный для удобного просмотра маршрут.

2. Механизм посещений: доказательная база полевой работы

Эта функциональность разработана специально для сотрудников, работающих с клиентами или торговыми точками (сервисные инженеры, мерчендайзеры, торговые агенты, аудиторы).

• Регистрация мест посещения: Сотрудник самостоятельно или по плану регистрирует посещение.

• Фиксация ключевых параметров: При регистрации автоматически записываются GPS-координаты и время посещения, исключая возможность фальсификации.

• Внесение информации: Возможность добавления комментариев сотрудников, а также данных о переданной/полученной номенклатуре или оказанных услугах. Это делает "посещение" полноценной транзакцией.

• Фотоотчет. Очень важная функция — прикрепление фотоотчета выполненных работ или подписанных документов. Это может быть серия фотографий выкладки товара, сделанной работы, подписанного акта приема-передачи или отремонтированного оборудования.

3. Механизм заявок: управление рабочим циклом

Этот механизм является основой для диспетчерских служб, ремонтных бригад и служб доставки.

• Создание и назначение: Диспетчер создает заявку, указывает местоположение и детали задания, после чего может либо направить ее в общий стек для разбора сотрудниками, либо назначить конкретных сотрудников на выполнение.

• Жизненный цикл заявки (Статусы): Четкая регистрация каждого этапа работы:

  • Принял: Сотрудник взял заявку в работу.

  • Выехал: Сотрудник направился к месту назначения.

  • Прибыл: Сотрудник находится на точке.

  • В работе: Начато выполнение задания.

  • Завершил работу: Задание выполнено.

• Документальное подтверждение: Как и в случае с посещениями, может быть сформирован фотоотчет выполненных работ или подписанных документов, что закрывает цикл контроля и отчетности.

4. Разделение на локации (Группы): Масштабируемость и децентрализация управления

Для больших, распределенных компаний, работающих в разных городах или странах, сервис RegionSoft GeoMonitor предлагает гибкий механизм локаций.

• Принцип разделения: Локации (группы) могут быть распределены по территориальному признаку (например, "Москва", "Санкт-Петербург") или по специализации (например, "IT-Сервис", "Монтажники").

• Независимая работа: Каждая группа может работать практически независимо, имея свой набор сотрудников и заявок.

• Гибкий интерфейс диспетчера: Диспетчеры могут переключаться между группами в интерфейсе диспетчера, который работает как web-сайт. Это помогает централизованному руководству видеть общую картину, в то время как локальные операторы сосредоточены исключительно на своей зоне ответственности. 

Кому точно подойдёт RegionSoft GeoMonitor?

В принципе, практически для любого бизнеса, где есть выездные сотрудники.

1. Выездные сервисные и технические службы. Ключевой сегмент, включающий компании, занимающиеся ремонтом, установкой и обслуживанием оборудования (телекоммуникации, офисная техника, ИТ-аутсорсинг).

2. Курьерские и логистические службы. Компании, ориентированные на доставку товаров, особенно в условиях высокой плотности заказов и жестких временных рамок.

3. Торговые представители, мерчендайзеры и аудиторы. Сотрудники, работающие на закрепленной территории с торговыми точками, ключевыми клиентами или дилерами.

4. Строительные и монтажные бригады. Подразделения, чья работа распределена по множеству удаленных объектов.

5. Охранные и патрульные службы. Команды, чья эффективность критически зависит от своевременного обхода территории и соблюдения маршрутов.

Что по экономике?

Внедрение RegionSoft GeoMonitor — инвестиция, обеспечивающая быстрый и ощутимый возврат. За счёт чего это происходит?

1. Снижение операционных расходов

• Сокращение топливных и амортизационных расходов: Детальный анализ пробега и треков позволяет исключить нецелевое использование транспорта и оптимизировать маршруты, что приводит к сокращению расхода топлива в среднем на 10–25%.

• Экономия на рабочем времени: Исключение фиктивных отчетов о работе или задержек в пути позволяет использовать оплаченные рабочие часы с максимальной продуктивностью.

2. Увеличение пропускной способности

• Больше заявок за смену: За счет сокращения времени реагирования и оптимизации логистики, сотрудники могут выполнять большее количество заявок в течение стандартного рабочего дня. Увеличение продуктивности на 15–30% для сервисного подразделения — не редкость при грамотном использовании системы.

• Повышение точности планирования: Данные о фактическом времени, затраченном на выполнение типовых задач (статусы «В работе»/«Завершил работу»), позволяют диспетчеру более точно прогнозировать загрузку персонала и, соответственно, принимать больше заказов без риска нарушения сроков.

3. Улучшение финансовых показателей

• Ускорение цикла выставления счетов: Благодаря механизмам посещений и заявок с приложенными фотоотчетами и зафиксированными услугами, информация о завершенной работе мгновенно поступает в офис. Это позволяет выставлять счета клиентам немедленно, вместо ожидания возвращения сотрудника и обработки бумажных отчетов.

• Снижение рисков и судебных издержек: Документальное подтверждение времени, места, оказанных услуг и фотоотчеты служат надежной защитой в случае возникновения споров с клиентами по поводу объема, качества или времени выполнения работ.

4. Стратегическое преимущество за счет локаций

Для крупных, распределенных компаний, использование механизма локаций обеспечивает не только управляемость, но и экономию на IT-инфраструктуре:

• Централизованная IT-система: Вместо развертывания нескольких разрозненных систем в разных филиалах, компания использует единый облачный сервис RegionSoft GeoMonitor. Это сокращает затраты на обслуживание, лицензирование и интеграцию.

• Единые стандарты: Разделение на локации в рамках единой платформы позволяет внедрять унифицированные стандарты обслуживания и отчетности по всем подразделениям, что критически важно для поддержания имиджа крупной компании.

Внедрение: простой чек-лист

Теперь, когда вы познакомились с сервисом поближе, можно развернуть приложение на всех. Чек-лист, который вам пригодится:

• Зафиксировать все номера оборудования, которое будет передано мобильным сотрудникам — это облегчит работу с устройствами в случае увольнения, перемещения, изменения позиции работника.

• Обучение всех сотрудников и подготовка бумажной инструкции (руководства пользователя) для каждого сотрудника.

• Рассказать сотрудникам, кто может помочь в случае технических проблем с софтом или оборудованием.

• Ещё раз продемонстрировать работу всего программно-аппаратного комплекса.

• Напомнить, что физические устройства должны быть заряжены, а приложение — запущено.

• Рассказать про случаи, когда оборудование может давать сбой или отказываться работать (отсутствие сети, проблемы с навигацией, попадание в экранирующие среды (фольгированные сумки, глухие бетонные помещения)). Объяснить, как действовать в таких ситуациях.

• Рассказать, какие данные и в каком объёме будут собираться.

GeoMonitor — понятное рабочее приложение, эксплуатация которого не требует сложных навыков пользователей. Поэтому весь процесс занимает минимальное время, но лучше не упустить ни момента и ответить на вопросы сотрудников.

Сбор обратной связи и корректировки

Каким бы ни был профиль использования, обязательно нужно собрать обратную связь спустя 2–3 месяца использования. Это необходимо для того, чтобы убедиться, что все сотрудники работают с оборудованием и ПО правильно, не хитрят и не «овер-используют» комплекс (например, боятся отключиться и оставляют устройства включёнными даже в личное, свободное время — возможно, из-за того что опасаются не включить обратно). Кому-то может не понравится опыт использования и он поделится причинами, а кто-то передаст свои пожелания, которые можно рассказать разработчику для обновления функциональности ;-) Не забывайте, что опрашивать нужно не только мобильную команду, но и офисных сотрудников, тем более, что диспетчеры и менеджеры по ходу работы могут фиксировать множество мелких проблем и интересных пользовательских ситуаций.

Казалось бы, простая схема, знакомая всем, кто внедрял какое-либо бизнес ПО. Однако действие по алгоритму способствует созданию условий для быстрого и продуктивного результата. Что будет, если оставить сотрудников наедине с железом и софтом? Скорее всего, общими силами они разберутся — мы все с детства приучены сначала сломать, потом начать читать инструкцию. Но корпоративные задачи — это не детский конструктор, а серьёзная и умная работа, которую отчасти за вас уже выполнил разработчик программы. Ваша задача — просто сделать следующий шаг и пользоваться благами автоматизации. Проще не бывает!