Часто менеджеры и инженеры используют слова «процесс» и «система» как синонимы, не замечая фундаментального различия между ними. Когда говорят «система управления проектами» или «процесс разработки», кажется, что речь идет об одном и том же. Но это не так. Понимание того, что это разные сущности, может изменить ваш подход к организации работы, управлению и анализу любых явлений — от технических до организационных. В первую очередь этот эффект проявляется на коллективно деятельности. Даже если участниками коллектива являетесь только вы и вы.

Дело в том, что система и процесс — это две разные стороны одной медали. Давайте я открою вам мою секретную тайну? Система — это материальный, структурированный объект с определенным назначением. Процесс — это абстрактная последовательность действий и изменений, которые происходят во времени. И главное: процесс — это не отдельная сущность, а одно из описаний того, как система работает! Систему нужно рассматривать с разных сторон, и процессный взгляд — действительно, один из наиболее важных среди них.

Что такое процесс?

Начнем с простого. Процесс — это последовательность действий, операций или трансформаций, которые происходят в определенном порядке и во времени. Слово «процесс» происходит от латинского «processus» — движение, развитие, прохождение.

Когда вы завариваете чай, вы следуете процессу: берете чайник, наливаете в него воду, зажигаете огонь, ждете, пока вода закипит, засыпаете чай в заварник, заливаете горячей водой, ждете заварки, разливаете по чашкам. Это процесс.

Или другой пример: когда компания нанимает нового сотрудника, она проходит через последовательность шагов — размещение вакансии, отбор резюме, проведение интервью, проверка рекомендаций, оформление договора, адаптация. Это тоже процесс.

Процесс характеризуется несколькими важными свойствами:

Во‑первых, это абстракция. Процесс существует только в нашем представлении, в описании последовательности действий. Вы не можете потрогать процесс рукой — вы можете увидеть результаты его работы, но сам процесс — это концепция.

Во‑вторых, процесс протекает во времени. У него есть начало, промежуточные шаги и конец. Процесс — это динамичное понятие, описывающее «что происходит».

В‑третьих, процесс предполагает трансформацию. На входе процесса есть исходное состояние, на выходе — результат, отличающийся от исходного. Какой‑то материал, информация или энергия преобразуются в процессе.

Что такое система?

А теперь перейдём к системе. Система — это совсем другое понятие. Система — это физический, материальный объект, который состоит из нескольких элементов или подсистем, связанных между собой определенным образом. Система имеет функцию, процесс реализации, материал, структуру из материальных частей.

Вернемся к примеру с чаем. Чайник — это система. Это физический объект, состоящий из корпуса, нагревательного элемента, ручки, крышки, носика. Все эти элементы соединены вместе и взаимодействуют друг с другом. У чайника есть функция — он служит для нагревания воды. Чайник создан с определенным назначением.

Но! Точно так же можно представить и рассмотреть и систему «Приготовление чая для меня»:

• Функция: приготовить мне чай.

• Процесс: описан выше.

• Материал: чайник из металла, моё тело с руками и ногами, плита сложная, заварник из фарфора, чашки из фарфора.

• Структура: элементы из материала (имеющие физические границы), связанные между собой как гравитацией (чайник стоит на плите и не улетает), так и водой, переливаемой из одного объема в другой.

Система характеризуется другими свойствами:

Во‑первых, система имеет функцию. Система существует для того, чтобы что‑то делать, какой‑то процесс реализовывать или какую‑то функцию выполнять.

Во‑вторых, это процессный аспект. Чтобы система выполнила свою функцию, должен произойти какой‑то процесс, некоторые действия должны быть выполнены в определенной последовательности.

В‑третьих, это материальность. Система — это реальный объект, который существует в физическом мире. У нее есть вес, размер, материальное воплощение.

В‑четвертых, система имеет структуру. Она состоит из элементов и подсистем, которые связаны между собой определенным образом. Структура определяет, как устроена система и как ее части взаимодействуют.

Система и процесс: в чем разница?

Теперь ключевой момент. Разница между процессом и системой фундаментальна:

Система — это «что это такое». Это описание структуры, устройства, из каких элементов состоит объект, как они соединены, какая у них функция.

Процесс — это «что с ней происходит». Это описание того, как система работает, какие действия она выполняет, как изменяется ее состояние во времени.

Метафора: если система — это актер на сцене с его внешностью, одеждой и костюмом, то процесс — это роль, которую актер играет, его действия и движения.

Возьмем организацию. Организация как система — это структура из отделов, команд, должностей, связей подчинения, оборудования, офисов. Это статичное описание: «как устроена компания». Но организация живет, в ней что‑то происходит. Разработчики пишут код, менеджеры принимают решения, маркетологи проводят кампании. Это процессы — динамичное описание того, «как работает компания».

И вот здесь важный момент: система должна рассматриваться с разных сторон. Нельзя полностью описать систему, посмотрев только на ее структуру или только на процессы. Нужно посмотреть на нее комплексно, как минимум в четырех аспектах.

Четыре аспекта системы

Любую систему полезно описывать через четыре взаимодополняющих аспекта:

Функциональный аспект — для чего нужна система. Здесь мы описываем назначение системы, ее основные и вспомогательные функции. Для того же автомобиля — это транспортировка людей и грузов, обеспечение безопасности, комфорта. Функция вытекает из структуры и материалов, но также диктует требования к ним.

Процессный аспект — как работает система. Здесь мы описываем последовательность действий, которые система выполняет для реализации своих функций. Для автомобиля это процесс запуска, разгона, торможения, охлаждения двигателя. Процессы возможны благодаря структуре системы и материалам, из которых она сделана.

Материальный аспект — из чего сделана система. Здесь мы описываем, из каких материалов, веществ и субстанций состоит система. Материал определяет, каким именно образом могут быть воплощены элементы и подсистемы системы. Для автомобиля это сталь, алюминий, пластик, резина, стекло, медь, масло — каждый материал выбран для определенной части и определенной функции. Материал накладывает ограничения: металлический корпус обеспечивает прочность, резина на колесах обеспечивает сцепление с дорогой, изоляция из пластика защищает электрические проводники.

Структурный аспект — как устроена система. Здесь мы описываем, из каких элементов состоит система, как они физически организованы, какие связи между ними существуют. Для автомобиля это двигатель, коробка передач, ходовая часть, электрооборудование и их механические, электрические связи. Структура всегда ограничена выбранными материалами — каким‑то материалом нельзя сделать определенные детали.

Процесс — это одно из описаний системы, но описание особенно важное, потому что показывает систему в действии, в движении, во времени. Однако полное понимание требует рассмотрения всех четырех аспектов.

Почему материал имеет значение?

Материал часто недооценивается, но это фундаментальный аспект системы. Материал определяет границы возможного. Вы не можете спроектировать мост без учета свойств материала, не можете спроектировать программное обеспечение без учета вычислительных ресурсов, не можете создать организацию без учета компетентности и мотивированности людей.

Изменение материала часто требует переосмысления всей системы. Если вы замените сталь на пластик в конструкции, придется переделывать всю структуру, потому что пластик имеет другие прочностные характеристики. Если вы добавите высокопроизводительные серверы в веб‑приложение, вы сможете изменить его архитектуру, потому что появляются новые возможности.

Для менеджера это значит: при проектировании или улучшении системы нужно обратить внимание на материальный аспект. Часто проблемы в системе коренятся именно в неправильном выборе материала или в его недостатке. Недостаточно квалифицированный персонал, неподходящее оборудование, некачественное сырье — все это ограничивает возможности системы.

Люди тоже могут рассматриваться как материал системы. Очень сложный материал.

Почему это важно для практики?

Разделение понятий процесса и системы, а также понимание четырех аспектов системы, не просто академическое упражнение. Это имеет практическое значение.

Когда вы строите или улучшаете систему, нужно думать одновременно о четырех аспектах. Если вы сосредоточитесь только на структуре, вы получите хорошо организованный объект, который может быть неэффективен из‑за плохого материала или несовершенного процесса. Если думаете только о процессах, вы сможете оптимизировать отдельные действия, но можете упустить системные проблемы, коренящиеся в материале или структуре.

Менеджер должен понимать, что улучшение работы системы может требовать изменений на разных уровнях. Иногда нужно изменить материал (нанять более квалифицированный персонал, закупить лучшее оборудование, получить качественное сырье). Иногда нужно изменить структуру (добавить новый отдел, переподключить оборудование, изменить организационную схему). Иногда достаточно изменить процесс (изменить последовательность действий, добавить новый шаг контроля). Иногда нужно переосмыслить саму функцию системы.

Инженер должен помнить, что проектируя систему, он проектирует не только физический объект, но и материалы, из которых он будет сделан, его структуру и процессы, которые эта система будет реализовывать. Хорошая система спроектирована таким образом, что все четыре аспекта согласованы между собой.

Руководитель должен понимать, что для полного анализа проблемы в системе недостаточно смотреть только на процессы. Нужно смотреть на всю систему целостно: из каких материалов она состоит, как устроена, какие функции выполняет, и как эти функции реализуются через процессы.

Заключение

Процесс и система — это разные грани одной реальности. Система — это материальный объект, состоящий из определенных материалов, с определенной структурой, функцией и назначением. Процесс — это абстрактная последовательность действий, которые система выполняет.

Ключевое понимание: процесс — это одно из описаний системы, но описание особенно важное, потому что показывает, как система работает во времени, как она реализует свои функции через последовательность действий. Однако полное понимание системы требует рассмотрения четырех взаимосвязанных аспектов.

Чтобы по‑настоящему понимать и управлять системой, нужно рассматривать ее с разных сторон:

• Функциональный взгляд показывает, для чего система существует и какие функции выполняет.

• Процессный взгляд показывает, как система работает во времени.

• Материальный взгляд показывает, из чего система сделана и какие ограничения это накладывает.

• Структурный взгляд показывает, как организованы элементы и связи между ними.

Все четыре взгляда необходимы для полного понимания. И когда вы думаете о совершенствовании системы, будь то организация, технический процесс или что‑то еще, помните: вы должны думать целостно, рассматривая все четыре аспекта одновременно. Улучшение может потребоваться на любом из этих уровней. Только так вы можете действительно изменить систему к лучшему.

P. S. Ручная работа.

P.P. S. С небольшой помощью контролирующих органов ;-)