С помощью электронного документооборота физические лица могут получать госуслуги, устраиваться на работу, поступать в ВУЗ, оформлять кредиты, не выходя из дома. Организациям данный механизм позволяет сокращать издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов. Электронный документооборот ускоряет и упрощает процесс обмена документами между компаниями и государственными органами. Более того, подключение к системам ЭДО сейчас нужно не только для удобства, но и в отдельных случаях является необходимостью: некоторыми документами можно обмениваться только в электронном виде. Системы ЭДО требуется для работы с маркированными товарами, прослеживаемостью, маркетплейсами и электронными торговыми площадками, для сдачи отчетности в ФНС и в другие государственные структуры.

Понятие и характеристика ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет. Цель использования ЭДО – автоматизировать делопроизводство, упростить обмен документами и снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов. Электронный документооборот решает много бизнес-задач: способствует ускорению проведения сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение и поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие органы.

Электронный документооборот может быть осуществлен с применением электронной подписи. Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. В России применение электронной подписи регулирует федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Законом установлены виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, порядок выдачи и использования электронной подписи [1].

Электронный документ из программной системы электронного документооборота – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Документ может быть подписан с помощью электронной подписи в случаях, не противоречащих действующему законодательству РФ. Электронный документооборот обеспечивает основные операции работы с электронными документами:

• создание документа;

• подписание документа;

• отправка документа контрагенту;

• прием документа от контрагента;

• обеспечение безопасности передачи документов;

• хранение документов;

• быстрый поиск документов,

которые часто реализуются в виде веб-версий и отдельных модулей для прикладного программного обеспечения.

Нормативно-правовая база ЭДО

Единого закона об электронном документообороте в российском законодательстве нет. Среди нормативно-правовых документов РФ, регулирующих ЭДО можно выделить:

• налоговый кодекс:

  • статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам и порядка подписания их электронной подписью;

  • статья 93 описывает представление электронных документов в налоговые органы РФ;

• гражданский кодекс, статьями 160 и 434 предоставлена возможность обмена документами при совершении сделок в электронном виде;

• федеральные законы:

  • № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 [2];

  • № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в статье 9 закона установлена возможность составления и оформления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;

  • № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в статье 2 закона дано определение электронному документу;

  • постановления правительства РФ, например, №1137, где утверждены форма и правила заполнения счетов-фактур (СФ), корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж;

• постановления правительства РФ, например, №1137, где утверждены форма и правила заполнения счетов-фактур (СФ), корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж;

• приказы, такие как: 

  • приказ Минфина РФ №14Н от 05.02.2021, утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;

  • приказ ФСБ РФ №795, определены состав квалифицированной электронной подписи и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе на бумажном носителе для физических лиц, юридических лиц и ИП;

  • приказ ФНС РФ №820, установлены формат электронного СФ и формат представления документа об отгрузке товаров и выполнении работ (УПД);

  • приказ ФНС РФ №736, закреплен формат корректировочных СФ и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

  • приказ ФНС РФ №36, утвержден формат технологических документов, которые участвуют в документообороте,
    разъясняющие общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности. 

Системы электронного документооборота и их разновидности

Система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная многопользовательская система, в которой реализуется бизнес-процесс ЭДО: создание и хранение электронных документов, обмен ими с применением электронной цифровой подписи с контрагентами и государственными органами через операторов ЭДО. Организации могут создать внутренний электронный документооборот в собственной работе, используя подходящее программное обеспечение: системы внутреннего электронного документооборота, в случаях, не противоречащих законодательству Российской Федерации ...

Литературный источник

Карасева Н.С. Электронный документооборот: системы и операторы для бизнеса // Корпоративные информационные системы. – 2025. – №4 (32) – c. 12-16. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/2025/issue-32/301-2025-32-edmsystems.