В организациях зачастую можно наблюдать картину, когда разные отделы используют разные системы создания и ведения документации. Это ведет к нескольким проблемам:
Отсутствие контроля структуры и содержания документа.
Проблема совместимости файлов и форматов.
Отсутствие единого хранилища и версионированию.
Замедление согласования из-за отсутствия интеграции с системами электронного документооборота.
Дублирование документов.
Сложность с отчетностью и аудиторскими проверками — документы, в том числе архивные, не хранятся централизованно.
Дополнительные затраты для обучения персонала и поддержке нескольких систем.
Как можно решить всю совокупность этих проблем? Лучшим вариантом является гибкая система документооборота с возможностью согласования документов прямо в системе, единым хранилищем документов (в том числе архивных) и возможностью отслеживания версий документов, которая может быть использована во всех отделах компании, чтобы не увеличивать количество используемых инструментов и затраты на поддержку систем в компании. И на рынке есть система, удовлетворяющая всем этим запросам — это Сфера.Документы.
Рассмотрим конкретный бизнес‑сценарий, когда административно‑хозяйственному отделу (АХО) нужно закупить мелкое оборудование для ремонта офиса.
Начало работы
Шаблоны для типичных хозяйственных операций позволяют экономить время и сокращать количество ошибок форматирования. Наш продукт позволяет легко создавать и изменять шаблоны, благодаря панели управления. Немаловажным преимуществом перед конкурентами является то, что мы можем централизованно создавать и хранить шаблоны в разделе «Документы», что позволяет контролировать состав документа в рамках всей компании и облегчает доступ пользователей.
В рамках шаблонов предусмотрена еще одна удобная опция — возможность вставки отдельных элементов — блоков с подсказками, которые могут помочь начинающим специалистам правильно оформить документ.
Создадим шаблон для типичной операции — закупки продукции АХО — перейдя в панель администрирования и выбрав пункт «Новый шаблон документа».
После того, как мы задали название шаблона (в нашем случае это будет «Закупка продукции АХО»), мы переходим к странице шаблона, где, нажав на три точки, мы можем выбрать параметры шаблона и его видимость (рис. 1).
Для каждого шаблона возможна настройка индивидуальных параметров, которые могут варьироваться в зависимости от того, где мы хотим их видеть — в документе или публикации (не редактируемой версии документы, предназначенной для экспорта и печати). И, поскольку наш продукт имеет опцию настройки шаблона после его создания, можно будет обновить документы, основанные на старой версии шаблона, чтобы они приобрели новые атрибуты. Возможен также и обратный путь — создание документа, основанного на старой версии шаблона.
После того, как настроили параметры шаблона, мы можем настроить его видимость. Это позволяет управлять доступом.
После настройки всех необходимых параметров можно переходить к созданию документа.
Создание документа
Для того, чтобы создать документ на основании шаблона, нам необходимо перейти на вкладку «Пространство» в раздел «Документы» и нажать на кнопку «Новый документ»:
После этого откроется окно для выбора шаблона (рис. 3). Затем мы переходим ко второму шагу создания документа.
После выполнения обоих шагов мы переходим к работе с документом.
Работа с документом
При работе с документацией АХО большое количество информации нужно заполнять, перенося из других систем. Системы сбора заявок на оборудование, системы учета оборудования и бюджетирования зачастую не имеют выгрузки в необходимые документы, и сотрудники вручную переносят информацию из этих систем.
Документы — гибкая система, позволяющая легко сделать интеграцию с распространенными системами посредством плагинов. Например, можно делать выгрузки отчетов по закупкам как через интеграцию с 1С: Бухгалтерия, так и посредством того, что в документ‑отчет будет подтягиваться таблица с закупленным оборудованием благодаря опции «Вставка со связью».
На экране работы с документом, помимо того, что предусмотрено в шаблоне, можно добавлять различные пользовательские фрагменты в рамках пользовательской группы:
Вставка со связью (позволяет вставить фрагмент из другого документа, причем, при изменении в исходном документе новые данные придут в документ, куда вставлен связанный фрагмент);
Тексты: заголовок, текстовый фрагмент, блок кода;
Таблицы: обычная таблица, либо же таблица из CSV (поддерживается вставка таблиц, созданных в MS Word и Google Docs);
Вложения: файл с возможностью скачивания прямо из документа или изображение;
Макросы: PlantUML, Draw.io, импорт из DOCX.
Эти виды вставок помогают упростить переход с других систем и вставлять элементы, уже существующие в других источниках.
Предположим, что мы добавили новое оборудование, но, забыли какое именно. Посмотреть изменения можно, перейдя в раздел «Сравнение версий». Новые записи будут подсвечены зеленым цветом (рис. 4).
Также мы можем осуществлять поиск по документу (с последнего фрагмента к первому), перемещать и архивировать (для правильного хранения согласно АППД).
Созданный документ будет отображаться в общем списке документов отдела, где отображаются автор и дата создания, а также можно настраивать дополнительные параметры для отображения (рис. 5):
Когда редактирование завершено, можно опубликовать документ.
Отправка документа
Для того, чтобы опубликовать документ надо нажать кнопку «Опубликовать». Отобразится окно, в котором можно добавить примечания (рис. 6).
После клика на кнопку «Создать» мы перейдём на страницу публикации.
Есть много опций для работы с опубликованным документом. Например, можно назначить версию главной и дать ссылку для её чтения, чтобы не было асинхронной работы с разными версиями. Можно выдать доступ к публикации, чтобы у пользователя была возможность с ней ознакомиться.
В контексте АХО стоит упомянуть и об опциях, важных для участия в тендерах, поскольку это распространенный способ проведения различных закупок.
Документы имеют возможность создания пакетной документации, а также выгрузки ее не только в DOCX и PDF формат, но и оформления ее в нескольких печатных формах под разные нужды — например, один и тот же документ можно оформить согласно требованиям тендерной площадки, вторую форму оформить в удобном формате для подрядчика и т. д. Такая гибкая возможность оформления итогового документа возможна благодаря интеграции с плагином печатной формы.
Чтобы запустить процесс закупки мелких хозяйственных материалов, нам нужно отправить публикацию на согласование руководству и бухгалтерии. Для этого нам необходимо нажать на ссылку «Перейти к согласованию» в правом верхнем углу (рис. 7) и назначить маршрут согласования.
У Документы есть очень удобная опция, позволяющая существенно ускорить процесс закупок, если запросы по закупкам идут из разных отделов. Речь идет о пофрагментном согласовании.
Представим, что предстоит большая закупка, где необходимо согласование множества лиц из разных отделов. В системах‑конкурентах нам бы пришлось создавать множество документов и каждый из них отправлять на согласование, а затем, возможно, сводить это все в единый документ, что заняло бы большое количество времени. Документы помогают существенно ускорить этот процесс, поскольку мы можем создать документ, затем из него создать публикацию и отправить на согласование фрагмент, а затем вернуться к редактированию, чтобы внести детали по следующей позиции закупки.
Можно отслеживать статус публикации на стартовом экране публикаций. Здесь отображаются те же параметры, что и у документов, а также есть возможность настроить, какие параметры отображать. Помимо выбранных параметров показывается статус публикации (например, «Согласовано», «Отклонено» и т. д.). В дополнение к этому, статус публикации можно отслеживать через систему уведомлений.
Если бы не имели единой системы документооборота с подобными функциями, то пришлось бы выгружать отчет в одном из форматов, доступных для экспорта, затем отправлять файл по почте и контролировать процесс согласования.
Если нам необходимо исправить документ, на основании которого делалась публикация, то, мы можем не искать его в списке, а сразу перейти к редактированию, нажав три точки в публикации (рис. 8).
После того, как заявка на приобретения материалов согласована, материалы закуплены, то документ закупки можно отправить в архив.
Архивирование документа
Мы можем архивировать документ на экране работы с ним (рис. 9) или на главном экране документов (рис. 10).
После архивирования можно перейти в раздел «Архив», чтобы убедиться, что документ действительно там. И мы можем разархивировать документ, нажав три точки, и тогда он вновь появится в списке документов (рис. 11).
Резюме
Унифицированная система хранения архивных документов — удобнейшая опция, позволяющая во‑первых, избежать бумажной волокиты, а во‑вторых, не путаться с папками, где хранятся архивные документы.
Сфера.Документы позволяет максимально комфортно работать с документами: изменять атрибуты в шаблоне и внедрять их в старые версии документов (такое есть не у всех конкурентов), интегрировать фрагменты из сторонних систем и удобно сравнивать версии фрагментов документов и публикаций. Есть механизм согласования публикации и возможность отслеживать статус согласования, в том числе через систему уведомлений.
Удобной опцией является и единый архив, где мы можем находить нужный нам документ не только по названию, но и с помощью фильтров. А после его нахождения легко разархивировать, если возникла такая необходимость.
Эта совокупность функций позволяет проходить полный цикл работы с документом без каких‑либо затруднений и привлечения сторонних сервисов.