В предыдущей статье мы рассмотрели, как система Документы способствует выстраиванию процесса управления документацией в административно-хозяйственном отделе (АХО). На этот раз мы рассмотрим отдел кадров.
Работа с трудовым договором
После достижения договорённости с кандидатом об условиях работы, нужно зафиксировать их в договоре о трудоустройстве, внеся дополнения в необходимые пункты ранее созданного шаблона.
Для того, чтобы создать документ на основании шаблона, нам необходимо перейти на вкладку «Пространство» в раздел «Документы» и нажать на кнопку «Новый документ»:
После этого откроется окно для выбора шаблона. Затем, мы переходим ко второму шагу создания документа — настройке параметров.
После выполнения этих двух шагов переходим на страницу документа, где и заполняются все необходимые пункты.
Документ создаётся в рамках пространства, в котором находится пользователь. По умолчанию, работники из других пространств не будут иметь доступ к пространству, где создан документ. Однако, при необходимости, можно дать доступ к нему. Для этого на странице документа необходимо нажать на три точки и выбрать опцию «выдать эксклюзивные права», после этого указать пользователя, которому выдаёте доступ (рис. 3). Такая функциональность в контексте трудового договора пригодится в том случае, когда нужно согласовать с руководителем будущего сотрудника его трудовые функции, с финансовым отделом — размер заработной платы, с юридическим отделом — формулировки обязательных пунктов и т. д. Причём, это можно сделать, не выходя из документа.
Если необходимо дополнить содержимое документа сведениями из другого документа, то можно импортировать его в формате DOCX, нажав на три точки или на плюс в области работы с документом (рис. 4). При этом импортируемый документ должен соответствовать одному из шаблонов в системе.
Стоит упомянуть о некоторых опциях, важных для работы отдела кадров.
Во-первых, в системе Документы есть опция «Якорь». Данная опция позволяет сослаться на определённое место в документе и вставить ссылку для перехода к этому месту в ином разделе документа или в другом документе. Так можно не просто абстрактно ссылаться на иной источник, но и переходить по ссылке для более подробного ознакомления с ним.
Для создания якоря нужно перейти в режим редактирования документа, выделить текст, на который надо сослаться, и нажать на кнопку «Якорь» в панели инструментов (рис. 5).
После этого надо поставить курсор в место, где будем ссылаться на этот пункт, и нажать на опцию «Ссылка» в панели инструментов. Откроется окно, в котором нужно вставить ссылку и её текст (рис. 6).
Создав ссылку, мы можем перемещаться по ней к нужному месту в документе. Если нужно поправить параметры ссылки, то для этого надо перейти в режим редактирования фрагмента и нажать на место, где мы вставили ссылку (рис.7).
Во-вторых, есть опция перемещения документа в иное рабочее пространство, даже если в нём не отображается конкретный шаблон. Это актуально, когда, например, отдел кадров выполнил свою часть работ по трудовому договору, но требуется более глубокая проработка со стороны других отделов.
В-третьих, когда документ станет не актуален, его можно отправить в архив, чтобы его можно было хранить по правилам АППД и не столкнуться с проблемами со стороны надзорных органов. Единое хранилище становится ещё удобнее, поскольку Документы поддерживают подключение электронной подписи через плагин, и подписанные документы не нужно будет выгружать за контур системы.
Обе этих опции доступны в меню, раскрывающемся при нажатии на три точки на странице документа и при нажатии на три точки на общем экране документов в пространстве (рис. 8).
Система Документы поддерживает функцию «Вставить со связью». Она позволяет автоматически подгружать все обновления из источника. Это удобно, например, когда есть описание трудовых обязанностей, и чтобы их не копировать и не печатать заново, достаточно будет настроить такую связь.
Поскольку система поддерживает интеграцию со сторонними продуктами, то можно настроить плагин, который, например, будет выгружать данные о зарплатах и премиях из 1С. Или можно подгружать из систем охраны труда данные по учёту допусков, прохождения инструктажей и медосмотров. Из банковских сервисов можно выгружать реестры на выплаты.
Когда все операции по изменению документа выполнены, для завершения процесса трудоустройства необходимо отправить договор на согласование ЛПР.
Согласование документа
Как правило, для окончательного утверждения условий договора необходимо согласование высшего должностного лица организации. В Документы предусмотрена возможность отправки документа на согласование напрямую, минуя использование сторонних систем. Для этого сначала необходимо создать публикацию — неизменяемую версию документа, — нажав на кнопку «Опубликовать» на странице документа (рис. 9).
После этого публикацию можно отправить на согласование, нажав на ссылку «Перейти к согласованию» в правом верхнем углу (рис. 10). Появляется шторка, где можно назначить согласующих.
Можно отслеживать статус (например, «Согласовано», «Отклонено» и т. д.) на стартовом экране публикаций. Здесь отображаются те же параметры, что и у документов, а также есть возможность настроить, какие параметры отображать. Уведомления показывают изменения статуса публикации, и можно сразу определить, на каком этапе возникло затруднение.
Если руководство предпочитает более консервативный способ работы с документами — читать распечатанные документы, — то можно экспортировать в форматы PDF и DOCX (рис. 11).
Если руководство по той или иной причине не согласовывает документ, то перейти к исправлению очень легко: достаточно выбрать опцию «Редактировать актуальный документ».
Иные сценарии использования Документы
Есть ещё несколько сценариев, когда Документы могут быть полезны.
Во-первых, можно сделать специальное пространство для инструкций, внутренних положений, чтобы новые сотрудники могли с ними ознакомиться, и чтобы они не потерялись среди массы других документов. Однако, вследствие ошибок в одном пространстве могут быть несколько версий одного документа. Чтобы сориентировать сотрудников у Документы есть опция для обозначения актуальной версии.
Предположим, что сотруднику надо ознакомится с руководством по работе со Сфера.Документы. Периодически руководство обновляется, но для обозначения актуальной версии достаточно пройти на страницу последней версии и нажать на опцию «Сделать версию главной» (рис. 12).
После этого на экране публикации отразится надпись «Главная версия». Дополнительно удостоверится в этом поможет соответствующая пометка в шторке с информацией о публикации (открывается после нажатия на кнопку «Информация о публикации» на экране публикации) и соответствующее обозначение в списке версий (рис. 13, 14).
Бывает так, что ссылка на руководство или инструкцию вставлена в другой документ, однако при переходе по ней можно попасть на неактуальную версию. Решить эту проблему можно с помощью опции копирования ссылки на главную версию. Для этого нужно перейти на страницу публикации и нажать на значок копирования рядом с заголовком. В открывшемся меню можно скопировать ссылку на публикацию как на обычную (и тогда при переходе по ссылке мы будем оказываться только на странице версии публикации, откуда была скопирована ссылка), так и на главную. При копировании как на главную версию при переходе по ссылке мы всегда будем оказываться на странице актуальной версии публикации (рис. 15).
Что будет, если не назначено главной версии публикации, а мы переходим по ссылке как на главную? В этом случае система переадресует нас на страницу со всеми версиями публикаций (рис. 16).
Если же хочется иметь ещё более структурированную базу знаний, то можно использовать тесно интегрированный с Документами продукт Сфера.Знания.
Во-вторых, можно настроить систему так, чтобы была возможность согласовывать все документы отдела кадров: заявления на отпуски, отгулы, заявления на увольнения и др. Документы поддерживают интеграцию с системами ЭЦП, поэтому этот процесс можно сделать ещё более удобным
В-третьих, систему можно использовать для составления планов обучения и повышения квалификации. Поскольку Документы позволяют как загружать отдельный файл прямо в документ, находящийся в системе, так и импортировать сведения из документа формата DOCX, то сведения об обучении можно вставлять в трудовой договор или в отдельный документ.
Резюме
Унифицированная система хранения шаблонов, в том числе архивных — удобный инструмент, экономящий много времени при работе с однотипными документами.
Сфера.Документы позволяет очень легко изменять шаблоны, вставлять фрагменты из сторонних систем и т. д. Есть встроенный механизм согласования публикации и возможность отслеживать статус согласования, включая получение уведомлений, что делает прозрачным процесс согласования.
Архив документов позволяет централизованно хранить неактуальные документы, и они точно не потеряются.