Меня зовут Владимир, я внутренний аудитор. В своей работе я анализирую самые разнообразные бизнес-процессы и проекты.

Сегодня я хочу разобрать интересный кейс, с которым недавно работал – аудит проекта по внедрению в процессы компании RPA-роботов.

Моя статья будет полезна и интересна:

• самому широкому кругу читателей – понимать, что такое RPA-роботы, для чего они нужны и как можно оценить эффективность их внедрения;

• топ-менеджерам – определить какие вопросы следует задать ИТ-команде и на что обратить внимание при реализации проектов;

• менеджерам ИТ-проектов – заранее оценивать риски и знать какие подводные камни могут быть;

• владельцам процессов – знать, как доказать реальную эффективность от внедрения RPA-роботов и подобных автоматизированных решений;

финансистам – корректно подсчитать экономические эффекты.

Что такое RPA-роботы и в каких процессах их используют

Перед тем как я опишу, как проводился сам аудит, напишу пару слов о том, что такое RPA-роботы. Большинство читателей Habr наверняка хотя бы краем уха про них слышали.

Технология Roboticprocessautomation (RPA) заключается в автоматизации рутинных офисных операций таких, как передача файлов, заполнение форм, миграция данных между системами. По сути, создается цифровой двойник сотрудника, который умеет работать с мышкой и клавиатурой. Его можно посадить за решение рутинных задач, которые люди не любят, и высвободить таким образом их время.

RPA-роботы применяются в таких процессах, как казначейство, управление персоналом, финансовый контроллинг и планировании, логистика, договорная работа и т.д.

Представьте себе идеального стажера, который:

• точно следует инструкции;

• работает в несколько раз быстрее человека;

• не отвлекается на соцсети;

• не ходит пить кофе;

• делает только то, что вы ему сказали;

• однако, при малейшем отклонении от сценария впадает в ступор.

Описанный выше стажер – это и есть RPA-робот.

RPA-робот это не искусственный интеллект. Его ключевое отличие заключается я в том, что робот не думает. Робот – это цифровой клерк, который делает только то, что ему приказали и, если в процессе возникли проблемы (условно, кнопка поменяла цвет), робот может зависнуть.

Робот является хорошим исполнителем, но не обладает фантазией. Таким образом Сара Конор может спать спокойно – RPA-роботы захватывают не мир, а разве что ваш Excel-файл с отчетностью.

Где это работает в реальности? Из моей практики типичные примеры операций, которые эффективно выполнялись роботами:

• загрузка банковских выписок;

• подбор платежных поручений по исполнительным документам;

• формирование претензий;

• формирование справок по контрагенту;

• формирование и отправка актов сверки;

• формирование расчетного листа.

Каким образом проверить эффективность внедрения RPA-роботов

Внедрение RPA-роботов в компании это не только про технологии, но еще и про деньги. Моей задачей как аудитора являлось проверить стал ли проект инструментом для экономии денег, либо это просто дорогая игрушка.

В основе расчета экономического эффекта заложен показатель FTE.

FTE (full-time equivalent) – это универсальная единица измерения трудозатрат, равная одному дню работы сотрудника на полной ставке.

Например, при 8-ми часовом рабочем дне, 1 день сотрудника = 1 FTE, а задача, занимающая у данного сотрудника 4 часа, будет требовать 0,5 FTE.

FTE это своеобразная «валюта» для измерения объема работы, помогающая принимать управленческие решения.

В проекте по внедрению RPA-роботов экономический эффект – это высвобождения FTE сотрудников и их перераспределение на другие полезные для компании задачи.

По какому алгоритму можно рассчитать приносит ли внедрение RPA-робота экономический эффект? Во время аудита я использовал следующий расчет (все цифры ниже являются условными).

1. Оценивается количество минут, затрачиваемых сотрудником, на проведение операции, которую должен выполнять робот. Например, сотрудник вносит в систему вручную банковскую выписку – в нашем случае это занимает у него условные 10 минут.

Важно чтобы оценка затрачиваемого времени была объективной и достоверной.

2. Трудозатраты в минутах переводятся в FTE. Наши 10 минут это 0,02 FTE (1 FTE = 480 минут (8 часов * 60 минут)).

3. Проводится анализ сколько раз в месяц выполняется операция.  Для простоты расчета допустим, что операция производится 500 раз в месяц. Всегда существует риск, что на старте проекта показатель будет завышаться, чтобы оправдать внедрение робота, поэтому я, как аудитор, рекомендую проверить его корректность и актуальность.

4. Оценивается сколько FTE в месяц требует выполнение операции по внесению банковских выписок в систему – в нашем случае это 10 FTE (500*0,02).

При этом работа 1 сотрудника (с учетом выполнения им всех его задач) в течение месяца при 5-ти дневной рабочей неделе эквивалентна 20,5 FTE (количество рабочих дней в месяц).

5. На следующем шаге определяется стоимость 1 FTEдля операции, которую будет выполнять робот.

Допустим, сотрудник, который выполняет работу, стоит компании 100 000 рублей в месяц, соответственно стоимость 1 FTE составит 4 878,05 рублей (100 000 рублей в месяц / 20,5 FTE в месяц).

6. Таким образом в месяц робот, выполняя работу, которая эквивалентна 10 FTE, экономит компании 48 780,50 рублей (585 366 рублей в год).

7. Далее нужно понять за какой период окупится внедрение робота. Для этого мы посмотрим на то, сколько оно стоит. Обычно стоимость RPA-робота включает в себя закупку платформы (например, 300 000 рублей) и работы по разработке самого робота (условно, 200 000 рублей). В итоге внедрение 1 робота стоит компании 500 000 рублей. Для простоты расчета я не брал такие потенциальные расходы, как техническая поддержка робота, оплата лицензий и т.д.

8. Делим стоимость внедрения робота (500 000 рублей) на месячную экономию от его применения (48 780,50 рублей) и понимаем, что проект окупается за 10,25 месяцев после начала работы разработанного робота.

В моей практике хорошим показателем наша команда считала достижение окупаемости внедрения RPA-робота за 1 год, а приемлемым – 3 года. 

Внедрение роботов окупаемостью более 3 лет является довольно сомнительным с точки зрения целесообразности мероприятием – за этот срок бизнес-процессы могут сильно поменяться, и робот просто потеряет свою актуальность. Это все-равно, что купить абонемент в спортзал рядом с офисом сразу аж на 5 лет – либо спортзал закроется, либо вы поменяете работу.

Итого:

Отлично – окупаемость робота до 12 месяцев.

Приемлемо – окупаемость робота 12-36 месяцев.

Неудовлетворительно – окупаемость робота свыше 36 месяцев.

Даже в случае, если заявленный при старте проекта эффект является положительным, по факту робот может не окупиться по следующим причинам:

• на этапе планирования были допущены ошибки в прогнозировании экономического эффекта (не учтены все влияющие на процесс детали, неточности в расчетах);

• проблемы при технической реализации RPA-робота, из-за которых он в итоге не работает или работает частично и не приносит ожидаемой пользы;

• нежелание со стороны сотрудников использовать в работе уже созданный RPA-робот (страх перед изменениями, привычка работать по устоявшимся процессам и т.д.);

• изменение бизнес-процессов в ходе реализации проекта (внедрение робота планировалось с учетом старого процесса, в новый процесс он уже не вписывается).

Поэтому всегда нужно убедиться в том, что цифры в экономических расчетах соответствуют фактическим.

Заключение

Итак, если резюмировать, то RPA-роботы это мощный инструмент для автоматизации рутины, однако его внедрение требует трезвого расчета и системного подхода.

Важное правило – если компания не может подсчитать затраты FTE на выполнение тех или иных операций, то объективно оценить эффект от их автоматизации очень невозможно.

А как вы оценивали внедрение RPA-роботов? Делитесь в комментариях.

P.S. Если хотите больше таких разборов, подписывайтесь на мой телеграмм-канал  https://t.me/zhilkinskiy - там я делюсь именно практическими историями из мира консалтинга, оптимизации бизнеса и внутреннего аудита. Обещаю: вне зависимости от того, кто вы, будет полезно, интересно и познавательно!