Облачные хранилища стали настолько привычными, что большинство из нас использует их тупо на автопилоте – для хранения фотографий или бэкапов. Из-за этого, кстати, часть функций, которые есть в облаках, для многих остаются в тайне. А ведь внутри этих сервисов спрятаны возможности, способные реально изменить подход к работе с данными.

Полезные функции iCloud

Многие считают, что iCloud – это один из самых безынтересных облачных сервисов, который существует только для сохранения резервных копий iOS. То есть единственное, что от него требуется, – это дать вам возможность восстановиться, если установка бета-версии пошла неудачно, или перенести данные со старого iPhone на новый. Все.

Но облако Apple умеет куда больше. Просто половина функций скрывается за несколькими уровнями меню, и пока не полезешь сам копаться в настройках, даже не узнаешь об их существовании.

Общая медиатека и семейные фотоархивы

Shared Photo Library – это фича, которая объединяет фото-библиотеки нескольких человек в одну. Она позволяет группе из 5 участников добавлять, редактировать и удалять выбранные снимки из общего альбом.

Настроить этот механизм можно в разделе Фото приложения Настройки на iPhone, Mac и других устройств Apple. Тут же можно выбрать, какие фото будут попадать в общую библиотеку.

Это очень удобно для семейных архивов или командных проектов, если iPhone (или другое устройство Apple) используется как корпоративный гаджет:

• Не надо вручную пересылать гигабайты через мессенджеры или городить общие папки со ссылками.

• Все участники видят одинаковые снимки и могут редактировать их.

• Все изменения синхронизируются автоматически и применяются для всех пользователей альбома.

Чтобы получить доступ к Общей медиатеке, не нужно оформлять платную подписку на iCloud+, а пользоваться ими можно не только с устройств Apple, но и ПК под управлением Windows и просто из веб-браузера на сайте icloud.com.

Hide My Email против спама и утечек

Функция создания случайных email-адресов, которая спрятана в iCloud+, позволяет указывать вымышленные адреса электронной почты типа abc123xyz@icloud.com, чтобы не светить свой основной ящик. При этом все письма от сервиса все равно придут к вам.

Допустим, регистрируетесь вы на каком-нибудь сомнительном сайте (или не сомнительном, но все еще не уверены), оставляете там временную почту вместо основной. А, если через неделю на этот адрес начнут приходить рассылки или спам, просто деактивируете алиас. 

Настроить случайный адрес электронной почты можно в Настройках – Apple ID – iCloud – Скрыть e-mail или в веб-версии iCloud. Все адреса синхронизируются между устройствами, поэтому управлять ими можно откуда угодно. Удалить, кстати, можно тут же. Количество кастомных ящиков не ограничено. Регистрируйте их хоть под каждый сервис, где вы авторизуетесь.

Advanced Data Protection и реальное шифрование

По умолчанию Apple шифрует данные в iCloud, но ключи хранятся у них на серверах. То есть технически компания может расшифровать ваши файлы, фото, резервные копии. Сама или по запросу правоохранительных органов – не так важно. Главное, что может. Это стандартная практика для большинства облачных сервисов, так что тут ничего необычного.

Advanced Data Protection меняет эту схему. Она активирует сквозное (end-to-end) шифрование, когда ключи генерируются на ваших устройствах и остаются только у вас. Apple их не знает и не хранит. Даже если компания захочет расшифровать данные, физически не сможет этого сделать.

Режим включается вручную: Настройки – Apple ID – iCloud – Расширенная защита данных. Но готовьтесь к нюансам:

• Во-первых, при совместном редактировании документов или обмене по публичной ссылке часть данных все равно обрабатывается стандартным шифрованием. То есть Apple теоретически может их прочитать, если очень захочет.

• Во-вторых, восстановить доступ к учетной записи, если вы забудете пароль, будет сложнее. Придется использовать доверенные устройства или ключ восстановления. Последний лучше записать на бумажку и спрятать подальше, потому что если потеряете его и все устройства одновременно, восстановить данные будет невозможно. Совсем. Apple не сможет помочь, потому что у них нет доступа к ключам (собственно, в этом и весь смысл).

Насколько это удобно для обычного пользователя, вопрос открытый.

HomeKit Secure Video и приватность камер

Если вы используете умные камеры с поддержкой HomeKit, функция шифрования видеозаписей с них может оказаться полезной. Она отправляет в облако видео, зашифрованные по протоколу end-to-end через HomeKit Secure Video. Запись идет через домашний хаб (HomePod, Apple TV или iPad), где локально анализируется движение, лица, автомобили. Потом все шифруется и улетает в iCloud. При этом видео не съедает вашу квоту хранилища. Вообще. Ноль гигабайт из вашего тарифа.

Правда, хранятся записи только 10 дней независимо от тарифа. Но чем больше у вас пространства, тем больше камер можно подключить. На 50 ГБ это будет одна камера. На 200 ГБ – пять камер, а от 2 ТБ их количество не ограничено. Главное – чтобы камеры, которыми вы пользуетесь, были совместимы с HomeKit, а таковых, как ни странно, не так уж и много. Будьте к этому готовы.

Google Drive как платформа для автоматизации

Google Drive многие воспринимают просто как место для документов и таблиц. На деле это скорее конструктор, в котором можно собрать довольно сложные рабочие процессы. Особенно если разобраться с интеграциями и скриптами.

Создание файлов через .new-ссылки

Несмотря на то что это дикая банальность, многие до сих пор не знают про быстрые команды:

• doc.new

• sheet.new

• slide.new

• form.new

• site.new

Они позволяют быстро создавать новые документы, таблицы, презентации и т.п. Просто вбиваете такой адрес в браузере и все. Вот вроде мелочь, но когда работаешь с документами постоянно, экономия кликов складывается в ощутимый выигрыш времени. 

OCR и распознавание текста внутри изображений

Google Drive умеет распознавать текст в картинках и PDF-файлах встроенными средствами. Загружаете изображение или скан документа, наводите на него курсор, жмете правой кнопкой Открыть с помощью и выбираете Google Документы. Через секунду откроется документ с распознанным текстом и вставленной картинкой сверху. А текст можно редактировать, копировать или искать по нему.

Это встроенный OCR, который работает на серверах Google. Качество распознавания зависит от четкости исходника, но в большинстве случаев ошибок не случается. Распознавание рукописного текста не гарантируется, но иногда происходит и оно. 

Расширенный поиск по Google Drive и фильтры

Поиск по названию файла в Drive работает, но часто бесполезен. Особенно если не помнишь, как именно назвал документ полгода назад. Методом тыка можно искать долго. Но выход есть.

В строке поиска Drive можно использовать операторы типа type:pdf, type:image, owner:me или sharedWith:vasya@example.com. Можно исключать слова через минус: договор -черновик. Не сказать, что это спасает в 100% случаев, но способность сервиса распознавать текст внутри изображений и PDF, значительно облегчает поиск.

Apps Script и автоматизация процессов

Автоматизация звучит страшно и сложно. Кажется, что нужно быть программистом, знать какие-то языки, разбираться в API. На деле для базовых сценариев достаточно скопировать готовый скрипт и подставить свои значения. 

Apps Script позволяет писать скрипты на JavaScript для автоматизации рутины в Drive, Gmail, Sheets, Docs. 

Типичные сценарии:

• Автосохранение вложений из писем в определенную папку Drive

• Генерация отчетов из таблицы по шаблону

• Копирование новых файлов в архив

• Экспорт данных из форм в документы

Скрипты запускаются по триггерам (по времени, по событию) и можно сделать так, чтобы каждое утро система собирала вчерашние данные из Sheets, формировала на их основе PDF-отчеты и складывала их в нужную папку. 

Начать можно через Расширения – Apps Script в Google Sheets или Docs. Интерфейс похож на простую IDE, есть логи, отладка. А для тех, кто не хочет писать код, существует IFTTT, визуальный конструктор правил “если-то”. 

Сканер документов в мобильном приложении

Оцифровка физических документов, чеков и квитанций возможна и без сканера, если у вас есть Google Drive. В мобильном приложении сервиса есть встроенный сканер, который позволяет отсканировать любой документ. Приложение автоматически обрезает края, корректирует перспективу, улучшает контрастность, сохраняет как PDF прямо в выбранную папку. Просто навели, сфотографировали и получили хороший результат.

Яндекс.Диск и функции, про которые забывают

Яндекс Диск тоже часто недооценивают, считая его просто местным аналогом западных облаков. На практике у него есть несколько специфичных, но очень полезных фич.

Автозагрузка фото без учета квоты

Это, пожалуй, самое главное, за что пользователи любят Яндекс Диск. В отличие от того же Google Фото, который такую возможность давно отключил, при включенной автозагрузке с телефона Яндекс не засчитывает все фото и видео в облаке в лимит доступного вам пространства. Получается безлимит для медиа, который еще и работает без сжатия качества.

Ну, почти без сжатия. RAW-файлы в формате DNG все-таки учитываются в квоте. Но для обычных JPEG и видео с телефона это реальный безлимит. Главное – чтобы загрузка шла с мобильного устройства на iOS или Android. С компьютера безлимита нет. Автозагрузка работает по Wi-Fi или мобильной сети в зависимости от настроек, файлы доступны в веб-версии и на других устройствах.

Режим online-only на десктопе

Высокая стоимость апгрейда памяти на ноутбуках заставляет многих покупать версии с минимально возможным объемом хранилища. Яндекс это понимает, а потому предлагает режим cloud-only, когда файлы отображаются в проводнике как будто они лежат локально, но физически хранятся в облаке и не занимают место на диске. Содержимое подгружается только при открытии файла.

Кликаете по иконке Диска в трее – Настройки – Синхронизация и настраиваете нужные папки. Можно настроить выборочную синхронизацию: какие-то папки держать офлайн, чтобы они всегда были доступны без интернета, а остальные в режиме online-only. Получается гибридный подход (привет, FinOps). Тогда рабочие документы будут под рукой, архивы – в облаке, и место на диске не закончится.

Скриншоты сразу в облако с мгновенной ссылкой

У всех же бывало, что нужно показать коллеге, как выглядит ошибка в программе. Или отправить скриншот интерфейса дизайнеру. Обычно для этого надо сделать сам скриншот, сохранить его на диск, потом найти, затем загрузить куда-то, скопировать ссылку и только после этого отправить ее. Куча действий.

Десктопный клиент Яндекс.Диска умеет делать скриншоты по горячей клавише. Выделяете область экрана, снимок автоматически загружается в облако, ссылка на файл копируется в буфер. Можно сразу вставить в чат, письмо, тикет в таск-трекере. В веб-интерфейсе потом можно отредактировать скрин: обрезать, добавить стрелки, размыть чувствительные данные.

Настраивается это следующем образом: кликаете по иконке в трее, выбираете Настройки – Скриншоты. Там можно включить функцию и назначить горячую клавишу (по умолчанию обычно Ctrl+Shift+3 или что-то похожее, но можно поменять на свою комбинацию). Там же выберете папку на Диске, куда будут сохраняться скриншоты, и можете действовать.

Получается, что эта фича убивает сразу двух зайцев. С одной стороны, облегчает возможность поделиться скриншотом, поскольку все происходит за пару секунд. А, с другой, не засоряет память компьютера ненужным хламом, который все вечно забывают удалять.

Нейроэксперт и семантический поиск в Яндексе

Это относительно новая фича для Яндекса. Нейроэксперт анализирует документы, таблицы, презентации на Диске и позволяет задавать по ним вопросы на естественном языке. Например, таким образом можно узнать, в каком файле упоминался проект Альфа, когда была презентация по теме X, какие договоры подписаны с клиентом Y. Система не ищет в интернете, а работает только с вашими файлами. Попробовать его можно по этой ссылке.

Чтобы начать пользоваться Нейроэкспертом, нужно сначала указать папки для анализа:

• Заходите в Нейроэксперт;

• Там будет кнопка Добавить папки или Выбрать файлы;

• Выбираете те папки, где лежат рабочие документы, чтобы система начала их индексировать;

• Процесс может занять от нескольких минут до часа, в зависимости от количества файлов;

• После завершения индексации можно задавать вопросы в строке поиска.

Правда, учитывайте, что функция пока в бета-режиме, так что корректная работа возможна не со всеми типами документов. 

Какой облачный сервис для России лучше

Универсального облачного хранилища не существует. У каждого сервиса свои сильные стороны, и пытаться впихнуть все данные в один сервис – не самая удачная стратегия. Куда эффективнее распределить разные типы данных между разными облаками.

Google Drive выигрывает в автоматизации и совместной работе. Но в России недоступна часть функций, а оплатить его напрямую Google нельзя.

iCloud дает лучшую защиту данных через Advanced Data Protection (если включить вручную). Но этот сервис привязан к экосистеме Apple, и на Windows и Android работает через веб, что не очень удобно.

Яндекс.Диск предлагает безлимит для фото, удобные скриншоты с мгновенными ссылками, работает в России без танцев с VPN. Но проигрывает в продвинутых функциях - нет OCR, да и автоматизация хромает.

На практике многие используют комбинацию: Google Drive для рабочих документов и автоматизации, iCloud для фото и личных заметок (если на iOS), Яндекс.Диск как резервное хранилище с автозагрузкой фото. Но что выберете вы, решать только вам.

Главное понимать, что облака – это не просто место для хранения файлов. Это рабочие инструменты со своими сильными сторонами, которые нужно исследовать со всех сторон.