Проектный офис ответственен за множество инициатив, но команды сталкиваются с неясными требованиями, путаницей и постоянными изменениями. Знакомо? Для многих организаций это настоящая головная боль, которая мешает эффективно работать.

В этой статье расскажем, как философия Agile и фреймворк Scrum помогают проектным командам навести порядок, а короткие циклы — спринты — сделать работу эффективнее и прозрачнее.

Дисклеймер. Эту статью мы попросили написать технического директора в системном интеграторе.

Всем привет! На связи Юрий Холод, CTO в компании — системном интеграторе. Сегодня ряд мыслей о том, как экстраполировать «программистские» инструменты на проектный офис.

Agile и Scrum: основы для понимания

На первый взгляд может показаться, что работа по Agile находится в явном и непримиримом противоречии с «классическими» бизнес-процессами. На самом деле это не так. Ну или не совсем так. Бизнес-процессы никто не отменял, Agile лишь делает их более гибкими и отвечающими требованиям эффективности. Взамен эта методика требует от команды осознанности и зрелости. Но не будем забегать вперёд.

Agile — философия гибкости и изменений

Agile — это не просто набор правил или методик, Agile — это образ мышления, философия, ориентированная на людей и сотрудничество. В основе лежат четыре ценности и двенадцать принципов, главные из которых: люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов, работающий продукт важнее исчерпывающей документации, готовность к изменениям важнее следования плану. Agile учит нас быть гибкими, быстро адаптироваться и постоянно улучшаться.

Scrum как инструмент реализации Agile

Scrum — это фреймворк, который помогает применять Agile на практике. Он задаёт конкретные роли: владелец продукта, Scrum-мастер и команда разработки, а также основные артефакты: Product Backlog, Sprint Backlog и инкремент продукта. В Scrum работа организована через события: 

• планирование спринта;

• ежедневные стендапы;

• обзоры и ретроспективы.

Это делает процессы прозрачными и структурированными.

Когда выбирать Scrum: практические советы для проектного офиса

Scrum особенно подходит, если проект имеет сложные, не до конца ясные требования, частые релизы и необходимость быстрой обратной связи от пользователей. Он эффективен, когда команда готова к высокой степени самоорганизации, прозрачности и приоритету на скорость обучения и адаптации. Если в вашем проектном офисе такие вызовы — Scrum может стать отличным решением.

Механика работы спринтов и их преимущества

Спринт — это фиксированный по времени цикл работы, обычно от одной до четырёх недель, результатом которого становится ценный и готовый к использованию функционал. 

На старте спринта команда планирует задачи и формирует цель (Sprint Planning). 

Ежедневные 15-минутные стендапы (Daily Scrum) помогают синхронизировать цели и выявлять препятствия. 

В конце спринта проводится обзор (Sprint Review), где демонстрируется готовый продукт, и ретроспектива (Sprint Retrospective), задача которой — выявить, что прошло хорошо, а что требует улучшения.

Почему спринты работают. 5 ключевых преимуществ:

• Предсказуемость и ритм. Команда выходит на устойчивый темп работы, а стейкхолдеры — знают, когда ждать результата.

• Снижение рисков. Ошибки выявляются быстро, уже через пару недель, а не через месяцы.

• Фокус. Команда концентрируется на небольшом наборе задач, не распыляясь на многочисленные приоритеты.

• Быстрая обратная связь. После каждого спринта можно корректировать курс по реальным результатам.

• Постоянное улучшение. Ретроспективы встраивают процесс рефлексии и роста в саму работу.

Я никогда не устану напоминать про цикл Дёминга-Шухарта, прописанный в ISO 9001:2015. Это основа развития любой компании, непрерывного улучшения любого процесса. PDCA (Plan — Do — Check — Act), то есть запланировал, выполнил, сверил метрики с целевыми, предпринял улучшения по необходимости.

Scrum позволяет «откручивать» этот цикл чаще и с бОльшей эффективностью.

Спринты для широкого круга задач и проектов

Спринты отлично подходят не только для проектного офиса — эту методику  можно внедрять в любом отделе, где работает команда и есть ясные общие цели. 

Например, у маркетинга задачи часто строятся по спринтовому принципу: 

• запуск кампаний;

• анализ результатов;

• быстрые корректировки. 

Подготовка мероприятий — другой классический случай, когда команда организаторов разделяет работу на короткие циклы, чтобы держать процесс под контролем и успевать реагировать на изменения.  

Возьмём хорошую свадьбу, где не просто тамада командует гостями и диджеем, а где есть сценарий, где на лету монтируется видео из интервью гостей, где всем торжеством руководит даже не один дирижёр, а целая команда. 

Здесь тоже важно не просто составлять спринты и выполнять их один за другим, но и, по ситуации, менять спринты местами. Например, возникла заминка с тем же видео — можно вставить творческие номера от гостей. И, разумеется, у хорошей команды организаторов есть как минимум список этих номеров, а как максимум примерные тайминги и содержание. Ну или, хотя бы, вайб.

И ещё одно применение. Спринты и стартапы созданы друг для друга. Выход на стадию MVP, который считается кульминацией проекта, практически невозможен в оптимальные сроки, если не планировать время команды по Agile. Иначе есть риск зарыться в дебри, увязнуть в деталях и остаться без MVP вовсе.

Инструменты для управления спринтами: на примере TEAMLY

Тимли предлагает удобный модуль для работы со спринтами, который помогает планировать, отслеживать прогресс и анализировать результаты. В системе можно визуализировать задачи, использовать умные таблицы, автоматизировать повторяющиеся процессы и получать аналитику по итогам спринтов. 

Чтобы внедрить спринты, достаточно добавить одноимённый модуль в умную таблицу с задачами в два клика. Пробуем на созданном из шаблона пространстве проектного офиса.

В настройках таблицы включаем Спринты.

В результате в пространстве появляется новая таблица со списком спринтов.

Возвращаемся к задачам. Удобнее всего раскидывать их по спринтам из представления «Планирование».

Выбор одного из спринтов приводит к пересортировке представления и перемещению задачи в соответствующую часть таблицы. 

Отслеживать текущий спринт удобнее на канбане.

В шаблоне всего три статуса. В добавлении новых нет никаких проблем — это просто значения поля Статус в таблице (из шаблона поле скрыто, имейте в виду).

При работе над проектом меняются два поля: Статус задачи и Статус. Первое описывает этап решения задачи и имеет множество состояний. Второе позволяет отслеживать задачу не так подробно именно с целью управления спринтами.

Маленькое предупреждение: в умной таблице Задачи из шаблона уже есть поле Спринт, но оно не связано с модулем Спринты. Лучше это поле удалить, чтобы не запутаться в дальнейшем. Поле, автоматически сформированное при подключении модуля, позволяет сохранять связи с таблицей спринтов. Вот, например, как станут выглядеть задачи, если дать спринтам более понятные названия — например, номера недель проекта.

Советы по внедрению спринтов в проектном офисе

Первым шагом станет анализ текущих процессов и задач. Многие компании начинают трансформацию с попытки «встроить» спринты поверх устоявшихся хаотичных процессов — результат обычно разочаровывает. Очень важно разобраться, где сегодня у команды возникают пробки, какие процессы уже формализованы, а какие строятся на устных договорённостях. 
Проведите инвентаризацию задач, каналов коммуникаций, бизнес-процессов и сложившихся практик, типичных проблем. Такой анализ помогает выяснить масштаб изменений и выбрать оптимальную длину спринта, а также очертить первый набор задач для пилотного запуска.

Подготовка команды к новым методам работы — следующий необходимый этап. 
Спринты требуют от участников дисциплины, открытости и умения договариваться «на берегу».
Просто разослать инструкцию — такой себе путь, лучше проведите живую встречу, расскажите о преимуществах цикличной работы, покажите реальные кейсы и сценарии — пусть чужие. А если есть свои — отлично, это очень показательно.
Перед встречей желательно спрогнозировать вопросы и возражения, подготовить ответы.
Цель — это не только обучение новым терминам, но и формирование ожиданий того, как изменится рабочий день каждого участника, а также его настроение и коммуникации — всё-таки Scrum — это другой уровень.

Внедряйте спринты постепенно, давая команде время на привыкание и корректировку. Не стоит сразу переводить все проекты и офисные процессы на Scrum: часто лучше запустить пилот с одной командой или небольшим проектом, чтобы протестировать подход.
Итоги первого цикла обязательно обсудите с участниками, соберите обратную связь и учтите при дальнейшем масштабировании. Разумная постепенность всегда лучше махания шашкой.

Избегайте формализма и бюрократии, отстаивая гибкость. Частая ошибка — превращать спринты в сложный ритуал ради отчётности, где каждый шаг фиксируется в протоколе, а изменения делать тяжело.
Scrum и Agile ценны именно возможностью быстро меняться, адаптироваться под задачи бизнеса и команды. Разрешите команде корректировать процессы, если что-то не работает; не бойтесь отходить от канона, если так будет удобнее. Но и не забрасывайте документирование окончательно — иначе к третьему-четвёртому спринту можно прийти с полным хаосом в головах.

Особое внимание уделите атмосфере открытости и коммуникации. Спринты лучше всего работают там, где участники не боятся озвучивать проблемы, спорить о приоритетах и делиться идеями.
Важно, чтобы команда видела прозрачные критерии приоритизации задач, а менеджеры были готовы поддержать обратную связь не только в конце спринта, но и на ежедневных встречах. Поощряйте обмен опытом, поддерживайте внутренние мини-ретроспективы и создайте пространство для быстрых обсуждений рабочих вопросов. Только в таком командном климате короткие циклы действительно приведут к большим результатам.

Заключение

Спринты — это мощный инструмент, который помогает проектным офисам работать более эффективно, адаптивно и прозрачно. Agile-философия в сочетании со Scrum-структурой помогает командам быстро учиться на ошибках, приносить ценность бизнесу и постоянно улучшаться. 

И знаете, как говорит молодёжь, спринты — это «плюс вайб». Потому что, помимо решения производственных задач, они расширяют и улучшают коммуникации в команде.