Принято считать, что СБ скептически настроена к автоматизации. Да и вообще, разработка специализированного софта стоит дорого, а бюджеты для СБ выделяются по остаточному принципу.

Банк Синара разрушил все эти стереотипы и создал единый цифровой контур на базе BPMS. Сотрудники самостоятельно разработали методологию, внедрили систему, осуществили миграцию данных, настроили бизнес-процессы, интегрировались в ИТ-архитектуру банка. Теперь сами занимаются администрированием и развитием. Об этом и расскажем ниже.

Проблема: фрагментированность рабочих процессов и отсутствие единой системы для их координации

Служба безопасности банка должна превентивно реагировать на бизнес-угрозы, оперативно принимать решения на основе больших объёмов информации и своей эффективностью влиять на финансовые результаты организации.

Но выполнению этих задач мешал ряд факторов. Запросы из других подразделений поступали сразу через несколько каналов: электронную почту, внутренние системы, телефон и мессенджеры. Отсутствие единой системы затрудняло учёт обращений, распределение задач по сотрудникам и мониторинг сроков выполнения. Готовить аналитические отчёты также приходилось вручную, поскольку сводных данных по обращениям не было.

Исходя из этой ситуации, банк определил 3 ключевые задачи: оптимизировать взаимодействие между подразделениями, автоматизировать рутинные операции, наладить оперативное формирование отчётности.

Решение: low-code BPM как основа экосистемы службы безопасности банка

Для реализации идеи выбрали low-code платформу «Первая Форма». Важную роль сыграла возможность настройки и развития системы без привлечения разработчиков — сотрудники прошли обучение у вендора. Все это положительно отразилось на бюджете проекта.

Интеграция с внутренним порталом

Цель: создать единую точку контакта между службой безопасности и другими подразделениями банка

Теперь сотрудники других подразделений отправляют запросы исключительно через внутренний портал. В ответ на это автоматически создаются задачи в BPM-системе.

Система контролирует сроки и уведомляет ответственных о приближающихся дедлайнах, проверяет качество выполнения каждого типа запроса согласно внутренним регламентам. Сотрудник-заказчик видит статус своего запроса, а руководители — сроки и приоритеты.

Цель: обеспечить оперативную реакцию на инциденты и минимизировать ущерб

Также на внутреннем портале любой сотрудник банка может сообщить о нарушении, аномалии и событии с потенциальным ущербом. BPM-система автоматически определяет уровень критичности инцидента, оповещает рабочую группу в соответствии с категорией события и ставит задачу для отработки.

Если был зафиксирован ущерб, закрыть задачу получится только после указания компенсации или обоснования, почему возместить потери невозможно. Такой подход обеспечивает полную аналитику по финансовым потерям и их покрытию.

Интеграция BPM-системы с системой проверки контрагентов

Цель: своевременно выявить негативные триггеры-изменения у сотрудников или корпоративных клиентов и снизить риски потенциального ущерба для банка

В Банке Синара есть собственная система для проверки контрагентов и кандидатов. Она автоматически проводит оценку на благонадежность по 60+ риск-факторам.

Теперь отчёты с итогами проверки автоматически загружаются в соответствующие задачи в BPM-системе. На их основе сотрудник СБ может принять итоговое решение или запросить дополнительную информацию.

Интеграция с кадровым модулем

Цель: автоматизировать мониторинг юридических и физических лиц, в том числе персонала

Раньше процедура мониторинга проводилась в ручном режиме, точечной выборкой, по мере высвобождения времени у сотрудников безопасности. За счёт интеграции удалось внедрить системный подход к проведению проверок.

Система разделяет сотрудников на группы по уровню риска и осуществляет автоматический мониторинг с получением риск-факторов. При выявлении негативной информации ответственный сотрудник в службе безопасности получает уведомление.

Система акцептов и реестр заявлений

Цель: обеспечить контроль исполнительской дисциплины

Служебная проверка начинается с инициирования сотрудником службы безопасности и акцепта на проведение уполномоченным лицом. Затем исполнитель в рамках проверки проводит необходимые процессуальные мероприятия, готовит материалы с заключением и направляет на акцепт вышестоящему руководителю.

Заключительный этап — контроль итогов проверки. Если по её результатам рекомендованы дисциплинарные меры взыскания, задача остается открытой до загрузки в систему подтверждающих документов: приказов о взысканиях или актов об устранении нарушений. Руководитель изучает материалы в системе и закрывает задачу.

Также сотрудники ведут в системе реестр заявлений, поданных в правоохранительные органы. Платформа контролирует процессуальные сроки в зависимости от статуса задачи и направляет уведомления ответственным сотрудникам.

Автоматизация управления задолженностью

Цель: минимизировать ошибки и повысить результативность работы с должниками.

Работа с задолженностью превратилась управляемый поток, где каждое решение подкреплено данными, с помощью следующего набора инструментов.

Полный цифровой профиль должника. Раньше данные о клиенте могли храниться в разных источниках: базах, электронных таблицах, почте и даже в бумажном виде. Теперь вся информация, от контактных данных до истории платежей, собирается в единый цифровой профиль.

Учёт всех мероприятий, от звонков до выездных проверок. Каждое действие фиксируется в системе. Так формируется хронология работы с должником и обеспечивается прозрачность процесса. В BPM-системе можно проверить, какие методы уже применялись, и проконтролировать исполнителей.

Централизованное хранение документов с разграничением прав доступа. Все юридически значимые файлы, включая исполнительные листы, соглашения и гарантийные письма, хранятся в карточке клиента. Система исключает потерю документов и защищает их от случайного удаления.

Автоматическое обогащение данных в онлайн-режиме. Система интегрирована с внутренними и внешними источниками данных и автоматически дополняет информацию о должнике — находит новые контакты и скрытые активы по общедоступным ресурсам.

Учёт платежей в режиме реального времени. При загрузке в систему каждая оплата привязывается к конкретному договору. Это снижает риск ошибок при сверках и помогает формировать корректную отчётность.

Итоговая отчётность для руководства и проверяющих органов. В системе доступна актуальная статистика по возвратам, эффективности методов работы и загруженности сотрудников.

Голосовой робот для работы с просроченной задолженностью. Результаты разговоров и их транскрипция автоматически сохраняются в системе.

Учёт трудозатрат и аллокация расходов

Раньше расходы на безопасность представляли собой «чёрный ящик». Было сложно понять, какие именно процессы требуют больше ресурсов и как они влияют на прибыль. Внедрение сквозной системы учёта трудозатрат и аллокации расходов стало ключевым инструментом для решения этой проблемы.

Наталья Боровикова, руководитель проектов Департамента развития технологий инновационной безопасности Дирекции обеспечения безопасности

Система фиксирует рабочее время сотрудников и позволяет точно определять затраты. Каждое мероприятие связывается с конкретными проектами и направлениями бизнеса.

Финансовые отчёты стали детализированными. Это упрощает обоснование бюджета перед руководством. Теперь можно измерить эффект от каждого действия — например, как снизились риски после очередной автоматизации процессов.

Для бэк-офисного подразделения система стала инструментом стратегического управления. Система автоматически генерирует отчёты, что сокращает рутинную работу и минимизирует ошибки. Анализ данных помогает оптимизировать нагрузку на персонал и выявляет избыточно или недостаточно финансируемые процессы. Руководители используют полученную информацию для обоснования управленческих решений.

Корпоративные коммуникации

Цель: упростить внутренние коммуникации сотрудников СБ

Платформа сама распределяет запросы между подразделениями, определяя ответственных по заданным правилам: специализация, дислокация или загрузка.

Сотрудники СБ могут направить запрос в смежный отдел. Благодаря связи всех запросов с исходной задачей обеспечивается сквозная аналитика и контроль выполнения запросов.

Модуль управления проектами

Цель: распределять ресурсы с учётом их стратегической важности и сложности, определять приоритеты и формировать спринты, контролировать трудозатраты и сроки, планировать недельную нагрузку для предотвращения переработок

Интеграция с BI-платформой

Цель: обеспечить доступ к актуальной сводной аналитике

В BPM-системе реализован непрерывный аналитический цикл: собранные данные автоматически передаются на BI-платформу, обрабатываются и возвращаются в виде готовых интерактивных дашбордов и отчётов.

Система обеспечивает актуальность и точность данных — показатели обновляются в реальном времени. В результате отклонения от плана и потенциальные угрозы отражаются в системе, что позволяет оперативно принимать корректирующие меры.

Результаты внедрения BPM-системы

Внедрение цифровой системы позволило СБ достичь значительных улучшений в ключевых бизнес-процессах. Автоматизация рутинных операций сократила время выполнения задач, повысила точность данных и снизила операционные издержки.

Ключевые результаты проекта:

• Сокращение времени обработки заявок — до 90% за счёт единого портала и автоматизации.

• Увеличение скорости реакции на инциденты — на 55%.

• Снижение ошибок в отчётности благодаря интеграции с BI-аналитикой — с 15% до 2%.

• Контроль инцидентов: полная фиксация ущерба и сроков возмещения.

• Работа с задолженностью: +25% эффективности взысканий за счет автоматического обогащения данных о должниках и использовании технологии голосовых роботов.

• Сокращение времени на формирование отчётов с 8 часов до 1 клика.

• Окупаемость инвестиций (ROI) — 18 месяцев.

Ключевыми результатами стали три принципиальных изменения. Мы получили полный цифровой след — теперь каждый процесс в службе безопасности прозрачен и имеет чёткие метрики эффективности.

Команда перешла от реагирования к упреждающим действиям: система сама выявляет риски, экономя сотни человеко-часов на рутинном мониторинге. Появилась синергия данных. Раньше критически важная информация «терялась» между системами. Интеграция с кадровыми, финансовыми и внешними сервисами дала нам единую картину для принятия решений.

Проект доказал, что цифровизация — это стратегический инструмент. Мы уже увидели снижение убытков, укрепление доверия со стороны клиентов и регуляторов. Но главное — создали платформу для масштабирования цифровых решений на другие направления бизнеса.

Юрий Гаджиев, директор Департамента развития технологий инновационной безопасности