Ровно год прошёл с тех пор, как Notion (вслед за Confluence) покинула российский рынок. За этот год многие компании нашли импортозамещённые решения, но кто-то ещё работает на свой страх и риск, подставляя костыли в виде приложений разной степени легальности. В статье расскажу, почему одно решение лучше связки, аргументирую цифрами и фактами.

Дисклеймер. Данную статью попросили написать технического директора системного интегратора.

Всем привет! Меня зовут Юрий Холод. Компания, в которой я работаю, внедрила, развивает и поддерживает несколько онлайновых сервисов разных вендоров на уровне региона, на эти сервисы замкнуты некоторые важные госуслуги. (Кстати, те, кто не планирует читать все аргументы и выкладки, могут сразу перейти к TLDR в конце текста).

Как и все подобные компании, мы сталкиваемся с необходимостью постоянного онбординга новичков, вызванной текучкой кадров и расширением нашей службы поддержки при вводе новых систем.

Кроме того, нам необходимо хранилище для корпоративных знаний:

• Уникальной информации о конфигурации системного и прикладного ПО на серверах, особенностей настройки того и другого;

• описаний планов резервного копирования;

• чек-листов работоспособности систем и методик тестирования после установки обновлений и патчей;

• документации по системе менеджмента качества (огромный объём);

• особенностей эксплуатации систем;

• лучших практик решения клиентских кейсов;

• FAQ для сотрудников поддержки;

• FAQ для пользователей;

• документации HR-службы с порядком приёма и увольнения, образцами заявлений, общими корпоративными правилами, соцгарантиями.

В общем, информации для базы знаний у нас в избытке.

Мы прошли классический путь от файловых помоек до гугл-документов и, потом, Confluence и Notion. Разумеется, у нас есть ещё некоторые атавизмы, оставшиеся от этих этапов, но мы постепенно от них избавляемся.

На этапе выбора системы на замену мы рассмотрели множество импортозамещённых решений. Кстати, прошли примерно тот же путь, что и автор статьи Системы work management: выбор решения для команды — у нас были очень похожие требования. Но, кроме эксплуатационных характеристик, мы смотрели и на экономику: зачем переплачивать? 

Нам нужно было решение, которое превосходит большинство отечественных альтернатив по совокупности показателей ROI, скорости внедрения и TCO. Это позволило бы (спойлер — и действительно позволяет) нашей компании существенно снизить сложность ИТ-инфраструктуры и операционные издержки при управлении задачами и проектами.

Не буду тянуть интригу. Мы выбрали TEAMLY. Ниже расскажу, почему остановились на этой платформе. И да, это наш выбор, у вас он может быть другим.

Единое решение против связки инструментов

В современной компании каждая лишняя интеграция — это не только затраты на лицензии, но и постоянный костыль для рабочих процессов. Когда для базы знаний используется одна платформа, для задач — другая, а для коммуникации — третья, возникают проблемы с интеграцией, отказоустойчивостью и обучением сотрудников. 

Тимли решает это за счет единого интерфейса: весь функционал интегрирован изначально, нет необходимости платить за десяток лицензий или держать отдельного администратора. Это становится критическим преимуществом для российских команд на 25–50 и более человек, которые не могу себе позволить отдельных «архивариусов» и администраторов СУБЗ.

Ключевые метрики: TCO, скорость и ROI

При выборе систем мы сделали прогнозы по ключевым экономическим показателям. 

TCO (Total Cost of Ownership) — это не просто цена подписки. В анализе учитываются:

• CAPEX: внедрение, интеграция, обучение.

• OPEX: лицензии, сопровождение, администрирование, поддержка.

Скорость внедрения — насколько быстро компания начнет получать реальную бизнес-выгоду после запуска платформы. 

ROI (Return on Investment) по формуле:

где 

Выгода — рост производительности, уменьшение времени на рутину, прозрачность процессов и сокращение ошибок. 

Как считали

Провели тест на поиск ответа в базе знаний (брали демоверсии сравниваемых систем), сравнивали с имеющейся статистикой. Брали время на создание статьи от написания плана до публикации и выдачи доступа нужной группе пользователей и сравнивали.

Затраты — все расходы, включая обучение и сопровождение. 

Как считали

Брали стоимость подходящих тарифных планов, плюс прикидывали время на освоение и умножали на среднюю часовую ставку специалистов поддержки. Прибавляли стоимость часа технического директора — мне приходится вводить новых сотрудников в базу знаний, я это умею делать быстро.

Сразу скажу: интерфейс TEAMLY интуитивен, обучение занимает часы, а не недели. Особенно во внедрении помогает Академия Teamly — готовые шаблоны и подробная документация ускоряют адаптацию сотрудников к новому инструменту и сокращают затраты на обучение. 

Подкупает то, что Академия создана в самой Teamly. Можно подсмотреть отличные идеи по структурированию и оформлению собственной базы знаний.

Реальный кейс. Буквально позавчера объяснял новым сотрудникам функциональность TEAMLY и ставил задачи по ведению их разделов базы знаний. Заняло всё вместе полтора часа. В конце дал ссылку на Академию. Сегодня посмотрел в базе знаний — появились первые их статьи со скринкастами.

TEAMLY vs Weeek, Yonote, Platrum, EvaTeam, Minerva, Naumen KMS

В шорт-лист систем вошли все ведущие российские базы знаний. 

Критерии, по которым мы оценивали решения:

• Комплексность — нам нужно было решение «всё в одном»: база знаний, трекер задач, обсуждения сущностей БЗ.

• Модель SaaS — мы не были готовы нести затраты на установку и администрирование ещё одной системы On Premise.

• Ролевая модель доступа — добавлять сотрудников по одному в нужные разделы — это непродуктивное использование рабочего времени.

• Наличие функционала обучающих курсов с переиспользованием статей БЗ в программах по ссылочной модели, возможность контрольного тестирования.

• Встроенный AI — считаем, что без RAG никуда; поиск и генерация должны происходить, в первую очередь, по нашей базе знаний, а уже потом по источникам в интернете.

Вот результаты оценки популярных систем. При всём уважении к авторам и владельцам, пишу то, что мы с нашими аналитиками нашли (или не нашли) в ходе просмотра демонстраций, пробной работы или просто на сайтах вендоров. У перечисленных ниже систем масса положительных качеств, я же перечисляю те, отсутствие или наличие которых повлияло на отбор.

Сразу оговорюсь, что мало у кого есть ролевая модель доступа с разделением по отделам, даже не стоит об этом упоминать. Остальное в той или иной мере присутствует в большинстве систем из обзора.

Weeek

• Не предоставляет единой базы знаний; требует дополнения сторонними решениями.

• Бесплатный тариф ограничен функционально, для полноценной работы команды приходится докупать интеграции и повышенные лимиты.

• Для совместной работы с документацией понадобится интеграция с вики или внешними системами — растет TCO и риски.

Yonote

• Отлично подходит для корпоративных вики, но неудобен для управления задачами: нет нормального единого списка задач, требуется постоянная фильтрация, рабочие процессы фрагментированы.

• Для полноценного менеджмента проектов нужна интеграция с таск-трекером — дополнительные лицензии и сложности.

Platrum

• Многофункциональный сервис: позволяет консолидировать задачи, финансы, структуру и обучение.

• Ограничения бесплатных тарифов по количеству пользователей и функциям; полноценная работа — только в платной версии.

• Мессенджер, база знаний, P&L-отчеты доступны, но каждая опция традиционно требует отдельной оплаты.

• Внедрение занимает больше времени из-за сложности обучения и первоначальной настройки.

EvaTeam (EvaWiki/EvaProject)

• Интеграция модулей — как Jira + Confluence + MS Project. Но полноценный набор функций доступен только при сопоставимой стоимости лицензий или покупке «пакета» решений.

• Для небольших компаний избыточен по функционалу, а для средних и крупных стоимость быстро растет — требуется настройка, обучение, внедрение.

Minerva и Naumen KMS

• Фокус на корпоративном управлении знаниями и документооборотом, проектный менеджмент реализован опционально или не реализован вовсе.

• Стоимость внедрения и сопровождения выше аналогов, быстрый старт невозможен без квалифицированной ИТ-поддержки, администрирования.

Пример расчета TCO и ROI: Teamly vs. альтернативы

Рассмотрим команду в 25 человек (20 редакторов), срок владения платформой — 2 года.

Скорость внедрения: TEAMLY лидирует

• Включение нового редактора в работу — одни сутки благодаря Академии и демо-шаблонам.

• Порог входа для новых сотрудников минимален; переобучение запускается прямо из интерфейса.

• Альтернативы требуют большего времени на внедрение и освоение. А значит, и более значительных материальных затрат.

• В итоге компания теряет интеграционное время, продуктивность и ROI — возврат инвестиций отложен на месяцы.

Как мы внедряли TEAMLY

Внедрение базы знаний в компании — это процесс, касающийся всех сотрудников. Хотя бы потому, что важная информация от HR тоже хранится в системе.

Мы начали внедрение с пилотов: взяли одно из подразделений технической службы (поддержку одного продукта) и HR-службу.

Ответственными стали руководители подразделений.

Лидерам и участникам пилотного проекта разъяснили следующие основные положения:

• База знаний (БЗ) — единый источник правды; не может быть противоречивой информации, а одна сущность должна быть описана лишь в одной статье.

• Стороннюю информацию, особенно подверженную изменениям, не нужно копировать, лучше дать ссылку, чтобы информация была всегда актуальной.

• Конфликты определений должны быть сняты с помощью глоссария.

• Не нужно тащить в БЗ «мёртвую» — устаревшую, ненужную информацию. В БЗ должны быть только актуальные сведения.

• Можешь показать — покажи, а не пиши. Основу онбординговых статей составляют скринкасты в сопровождении нарратива.

Первоначальное наполнение заняло у поддержки две недели, у HR — три, но им пришлось перевести в Тимли множество регламентов, поправить в некоторых местах съехавшую разметку, сделать удобную навигацию. От идеи просто набросать вордовские документы на диск мы отказались сразу — это не наш метод.

В течение ещё одной недели служба поддержки собрала обучающий курс и разработала контрольные тесты для каждого этапа. Звучит фундаментально, на самом деле это редко занимало больше одного часа в день.

После того, как пилоты доказали свою эффективность, в базу знаний вошли и другие подразделения. У каждого есть как собственные, закрытые для других пространства, так и открытые для сотрудников компании. А также разделы для пользователей — на Тимли очень удобно делать БЗ для клиентов.

Итоги

По итогу все довольны. 

Эйчаров не дёргают с одними и теми же вопросами, онбординг сотрудников сократился с месяца-трёх до одной недели (продажники, сотрудники вспомогательных служб) или одного месяца для технических сотрудников. 

Руководство довольно тем, что новые сотрудники не тянут деньги, а начинают их приносить практически сразу же.

Технический директор и руководители служб довольны тем, что не тратят по полдня на разъяснения, а могут спокойно послать вопрошающих в базу знаний.

Важно, что всё это обходится в небольшие деньги и окупается на онбординге буквально трёх специалистов.

TLDR

• После ухода Confluence и Notion российские компании перешли на отечественные платформы для управления знаниями.

• Использование единого решения (TEAMLY) оказалось выгоднее, чем набор отдельных инструментов: ниже расходы, проще поддержка, нет необходимости в сложных интеграциях.

• Тимли обеспечивает ключевые функции (база знаний, задачи, коммуникации), быстрое внедрение и минимальный порог входа для новых сотрудников.

• Подсчитаны и сопоставлены TCO и ROI: у TEAMLY они существенно лучше, чем у Weeek, Yonote, Platrum, EvaTeam и других альтернатив.

• Внедрение TEAMLY позволило ускорить онбординг, снизить административные затраты и повысить прозрачность процессов.

• Реальный опыт подтверждает: платформа окупается уже на этапе ввода первых трёх новых специалистов, а команда быстрее достигает продуктивности.