Как устроена наша система на практике: от первого звонка и сметы до актов, допников и еженедельных отчётов. Подойдёт студиям, разработчикам и продактам

Если вы дизайнер, разработчик, менеджер или руководитель агентства — скорее всего, вам знакома боль фикс-прайс контрактов. Вроде бы заранее договорились с клиентом обо всём, утвердили смету и объём работ. Но проходит месяц — и всё идёт не так. Изначальная задача поменялась, объем недооценили, сроки поплыли, команда перерабатывает, клиент всё ещё присылает правки. Короче, это одна из самых больших болей нашего рынка вообще, которая мешает агентствам и специалистам расти.

Мы в нашей студии всегда работаем только по модели Time&Materials — сейчас расскажу почему и как внедрить такую же систему себе.

Что такое Fixed Price и Time&Materials

? Fixed Price — это когда вы делаете оценку и фиксируете стоимость проекта на старте. Заранее определяется объём задач, сроки и итоговая сумма проекта. Клиент платит за каждый этап отдельно или сразу за весь проект в формате предоплата-постоплата. Но главный поинт: студия обязуется уложиться в изначальные договорённости.

? Time&Materials (по-простому – TM) — это когда клиент оплачивает работу по факту. Каждый специалист в команде имеет свою часовую ставку, и клиент платит только за то, что реально сделано. В конце месяца мы формируем отчёт: с потраченными часами, выполненными задачами и итоговой суммой, которую клиенту нужно оплатить.

Как это устроено у нас

Пресейл

На этапе пресейла, прямо во время первого звонка, мы заранее обозначаем клиенту, что всегда работаем в формате T&M. Не просто ставим клиента перед фактом и ждем его реакцию, а тактично объясняем почему мы не можем оценить весь объем работы на старте и какие преимущества такого формата лично для него: 

• прозрачность — мы с самого начала фиксируем ставки и открыто показываем, кто работает и сколько времени потратил. У клиента всегда есть доступ к статусу задач и прогнозам по времени.

• контроль — клиент может влиять на приоритеты, менять акценты, приостанавливать или ускорять работу. Всё гибко и в рамках бюджета.

• предсказуемость — нет сюрпризов. Каждый месяц — конкретное количество часов, конкретный объём задач, конкретный счёт. Всё обсуждается и согласуется.

• взаимная выгода — нам не нужно «выигрывать» у клиента или закладывать жирную маржу про запас. Мы просто работаем и получаем оплату за реально выполненное. И это честно.

Коммерческое предложение

Здесь ничего нового — мы всё также делаем оценку и декомпозируем проект на стандартные этапы: исследование, проектирование, концепция, дизайн и так далее.

И всё также в общей смете показываем ориентировочное время, которое потратит каждый из специалистов на каждом этапе. Ниже покажу скрин как это выглядит.

Как видите, всё супер просто. Мы составляем такую табличку в Notion, но вы можете сделать её где угодно, хоть в Google таблицах. Главное — показать этапы, специалистов, оценку в часах и деньгах по каждому этапу. 

Ну и, конечно, часовые ставки каждого специалиста на проекте. Мы показываем их вот так, вместе с кратким описанием роли, чтобы клиент понимал за что он платит.

Еженедельные отчеты

Один из важнейших моментов. Чтобы T&M работал в обе стороны и делал наше сотрудничество с клиентом прозрачным — в конце каждой рабочей недели мы готовим для клиента простой отчет, внутри которого прописываем сколько на текущий день уже было потрачено часов и денег. 

Это нужно, чтобы мы не свалились в конце месяца вместе с актом и счетом, как снег на голову. Клиент видит, как его задачи закрываются, а цифры в табличке соразмерно увеличиваются. Настоящий win-win, как он есть.

Дела юридические

К сожалению, я не смогу поделиться шаблонами наших документов с вами по понятным причинам. Однако, могу вкратце описать что должно быть в каждом из них, чтобы вы самостоятельно или с помощью юристов смогли составить что-то похожее.

Договор

В договоре нам важно прописать стандартные штуки: предмет договора, обязанности и права обеих сторон, ответственные вместе с контактами, форс-мажоры, система налогообложения, права на ИС и так далее. 

Однако, мы сразу готовим и приложение к договору, внутри которого уже прописана таблица со ставками каждого специалиста. Это сделано для удобства, чтобы в дальнейшем быстро перезаключить только его, если наши условия изменятся.

Дополнительное соглашение

Перед стартом — мы сразу подписываем ДС (дополнительное соглашение) на первый месяц работ. Исходя из составленного роадмапа проекта с нашей стороны, мы уже понимаем сколько часов каждый специалист потратит в этот первый месяц работы. Делаем это, чтобы заранее зафиксировать примерную сумму, которую клиент должен будет заплатить нам в конце месяца.

Акт и счет

Тут тоже все довольно стандартно — когда первый месяц работы подходит к концу, мы выставляем клиенту акт, внутри которого прописываем затраченное время по каждому специалисту и общую сумму. К нему комплектом идёт счет на оплату. 

Всё.

T&M — это не только про деньги

Мы реально замечаем: когда в команде есть прозрачность и гибкость — растёт не только финансовая предсказуемость студии, но и качество работы.

• ты не боишься сказать: «вот тут нужно чуть больше времени, чтобы сделать круто»

• клиент не держится за каждый час, как за последнюю соломинку, потому что знает, за что платит

• если внутри проекта появляются новые идеи — их можно спокойно обсудить и приоритизировать

• если что-то стопорится на стороне клиента — это не превращается в пожар, потому что план гибкий

Всё это создаёт ту самую нормальную рабочую атмосферу: без паники, без беготни, без «давайте зашлём хоть что-то, чтобы не сдвинуть дедлайн».

Для нас T&M — это не только про модель оплаты. Это про зрелость процессов. Про доверие. И про то, что хороший дизайн не рождается в стрессе.

А если клиент всё равно просит фикс?

Такое бывает. И первое, что мы делаем — не просто говорим «нет», а выясняем, почему клиент хочет фикс.

Чаще всего — это просто организационный вопрос. Например, продакт или техдир заранее согласовали бюджет с руководителем — и не хотят выглядеть глупо, если придётся просить дополнительные деньги до релиза. Мы понимаем, в какой реальности живёт клиент, и стараемся помочь.

Поэтому мы подробно рассказываем, как устроены наши процессы:

• в договоре зафиксированы часовые ставки

• каждый месяц мы подписываем доп.соглашение с оценкой объёма работ

• каждую неделю отправляем отчёт по часам и задачам

• можно заранее поставить лимит бюджета — и не выходить за него без согласования

Если после этого клиент всё ещё хочет фикс — предлагаем компромисс:

• фиксируем только первую, небольшую часть проекта — например, исследование или концепцию

• или даём ориентировочную оценку с запасом — и в процессе сверяемся с фактом

Но в 9 из 10 случаев, когда становится понятно, как всё работает — клиент соглашается на T&M. Потому что контроля на самом деле даже больше, чем при фиксе.

И финальное

Я в своей студии никогда не гнался за универсальной моделью. Мы просто выбрали то, что работает у нас — и помогает клиентам делать крутые продукты без выгорания, переработок и испорченных отношений.

Time&Materials — это не волшебная таблетка. Но это точно модель, в которой можно говорить честно, работать гибко, прогнозировать свои деньги и строить партнёрство, а не игру на выживание.

Если вы — студия, агентство или продуктовая команда, которая устала от переработок и скатывания в минус.

Если вы — разработчик или дизайнер, который хочет честной работы и предсказуемого графика.

Если вы — продакт, которому важен результат, а не шоу с дедлайнами.

Возможно, самое время попробовать по-другому.